Zelfsturende teams in de zorg zijn eerder regel dan uitzondering. De implementatie heeft echter ook aardig wat voeten in aarde en succes is niet gegarandeerd. Er zijn namelijk genoeg redenen waarom implementatie van deze teams gedoemd is te mislukken: geen duidelijke visie, gebrek aan communicatie, stugge houding, gebrek aan kennis en ervaring en weinig tot geen draagvlak onder werknemers.
Toch zijn er genoeg redenen om wel te kiezen voor zelfsturende teams, vooral in de zorg. In dit artikel vertellen we je alles over zelsturende teams in de zorg.
Het is belangrijk als organisatie goed na te denken over waarom je de organisatie wil inrichten op zelfsturende teams in de zorg.
De top beslist, maar een succesvolle uitvoering hangt onder andere af van draagvlak van werknemers. Daarom is het goed om te bedenken waarom men toe is aan organisatieverandering.
Een sterke motivatie is al een stap in de richting. Dit zegt Jacomien de Jong, senior adviseur van organisatieadviesbureau Rijnconsult.
Verandering in de zorg begint aan de top
Redenen waarom zelfsturende teams in de zorg momenteel falen:
- Geen duidelijke motivatie: het opzetten van zelfsturende teams faalt omdat vanaf bovenaf weinig duidelijke kaders worden geschept waarin deze teams moeten functioneren. Het is niet de taak van het team om met eigen beleid en regels te komen. Ze hebben deze juist nodig om goed zelfsturend te kunnen functioneren.
- Onduidelijke kaders: deze teams bevorderen samenwerking tussen afdelingen. Zo kunnen organisaties sneller reageren op nieuwe innovatieve processen binnen het bedrijf en zich aanpassen aan veranderingen van de eigen dienst en product.
- Gebrek aan communicatie: iedereen binnen de instelling moet goed op de hoogte zijn van de verandering binnen de organisatie. Zo is het duidelijk aan wie er verantwoording moet worden afgelegd. Ook is het belangrijk dat zelfsturende teams zelfkritisch en kritisch naar de leiding zijn en zich kunnen uitspreken.
Zelfsturende teams in de zorg vragen om duidelijke regels
Bij het opzetten van zelfsturende teams in de zorg moet er goed gekeken worden naar wat een team precies is. Vooral in de thuiszorg wordt er gewerkt met dag-, avond- en nachtdiensten.
Wie maken onderdeel uit van het team? “Het begint ook bij een top-down benadering. Vanuit de directie moeten er duidelijk kaders geschept worden waarbinnen de teams kunnen functioneren.
Je krijgt dan al snel dat teams en leidinggevenden gaan pingpongen om tot duidelijke regels en definities te komen. Die regels moeten de teams niet zelf verzinnen. Maar als eenmaal bekend is volgens welke richtlijnen ze geheel autonoom mogen werken, dan wordt dat als prettig ervaren,” aldus De Jong.
Ook ziet De Jong dat het mis gaat wanneer instellingen teamleiders aanwijzen als coach. “Voor de teamleider en voor het team is het erg lastig van de ene rol over te stappen naar de andere rol wanneer de eerste stap naar zelfsturing het laten vervallen van de teamleiders is.
De rol van de teamleider is bij zelfsturing namelijk niet meer nodig, maar deze kan verdwijnen wanneer een team zelfstandig kan werken en niet andersom. Er zijn kaders en sturing nodig zodat de teams geen losse eilandjes worden en de verbinding met de organisatie blijft bestaan.
De teams moeten binnen de kaders leren met de eigen verantwoordelijkheden om te gaan.”
Download de whitepaper ‘Zelfsturende teams in de zorg’ en lees waarom SimpledCard goed aansluit op jouw teams.
Drie redenen om te kiezen voor zelfsturende teams in de zorg
Zelfsturende teams worden gezien als de heilige graal binnen de zorgsector. Maar wat zijn nou de redenen om de organisatie rondom deze teams vorm te geven?
Top 3 redenen om zelfsturende teams in de zorg te implementeren:
- Betrokkenheid en motivatie van werknemers: dit resulteert in gelukkigere werknemers, wat steeds belangrijker wordt om talent te behouden en om nieuw goed opgeleid personeel te vinden.
- Betere samenwerking tussen afdelingen: de teams bevorderen samenwerking tussen afdelingen. Zo kunnen organisaties sneller reageren op nieuwe innovatieve processen binnen het bedrijf en zich aanpassen aan veranderingen van de eigen dienst en product.
- Relaties met cliënten en sector: de relatie met de cliënt en de daarop afgestemde zorg staat voorop. Zelfsturende teams reageren sneller op veranderende wensen van cliënten, de organisatie en de sector in het algemeen. De zorgsector is onderhevig aan vernieuwing en aanpassing van wet- en regelgeving.
Uitdagingen in de zorg op de loer
Er zijn momenten waarop er een spanningsveld ontstaat tussen het team en de leiding wanneer een team zich bewust of onbewust begint af te sluiten van de rest van de organisatie. “Daarin kunnen zelfsturende teams in de zorg doorslaan.”
“Veel instellingen vragen zich bij de start van het veranderproces af wanneer het klaar is, maar het implementeren van zelfsturende teams en het behoud en functioneren van deze teams en de organisatie is een dynamisch proces dat nooit ophoudt,” voegt De Jong toe.
De markt verandert, de samenstelling van de organisatie en de vorm van de dienstverlening en zelfs het team verandert, waardoor organisaties altijd in ontwikkeling blijven.
Top uitdagingen bij het implementeren van zelfsturende teams:
- Aanpassing bedrijfscultuur: zorginstelling moeten invulling geven aan hun visie en en waarden. Organisatieverandering vraagt soms ook om nieuwe structuren en processen, waardoor er ruimte komt om zelfsturende teams op te zetten. Daarnaast moet de instelling ondersteunend werken op verzoek van de teams. Dat vergt soms aanpassing van de algehele bedrijfscultuur.
- Vertrouwen van directie: De directie van een zorginstelling moet duidelijke kaders scheppen waarin zelfsturende teams de vooraf gestelde doelen kan behalen. Daarnaast moet de directie ondersteunend zijn en de teams het vertrouwen geven.
- Volwassen organisatie: in sommige gevallen is de instelling nog niet klaar om zelfsturende teams te implementeren. Misschien omdat er nog een groot IT-project afgerond moet worden of als er een groot gebrek aan geschoold personeel is of als het bedrijf midden in een reorganisatie zit. Het vereist welwillendheid van de werknemers en tijd en energie van de directie. Daarnaast komen soms managementlagen te vervallen. Daar moeten bedrijven voor open staan. (Bron: Research Autonomous Teams, ACE/Rijnconsult 2015)
De volgende stap volgens De Jong is dat instellingen organisatie-overstijgend samenwerken en denken vanuit de zorg. “Niet concurreren, maar juist samenwerken.
Veel instellingen zitten in hetzelfde schuitje. Allemaal kampen ze met personeelstekorten en bezuinigingen. We zien dat bij organisatie-overstijgende samenwerkingen in wijkteams. Daar werken verschillende welzijns- en zorgpartijen samen met partijen zoals woningbouwcoöperaties en de politie,” aldus de Jong.
Het is een praktijkvoorbeeld van organisatie-overstijgend werken maar ook daar worstelen ze regelmatig nog met dezelfde issues als zelfsturende teams in de zorg, wat mogen we wel of niet, wie neemt de trekkersrol en waarom.
Een extra factor is wel dat alle teamdeelnemers uit verschillende organisaties, culturen en werkwijzen komen. Het helpt organisatie-overstijgend samenwerken wanneer de deelnemers uit het team gewend zijn in zo’n team te werken.
Heb je nog vragen over zelfsturende teams in de zorg? Of wil je weten hoe andere teams SimpledCard inzetten en welke voordelen dit hen oplevert? Neem dan contact op met ons team. Zij vertellen je hier graag meer over.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
