“Bestel maar champagne, de baas betaalt toch!”
En nog een paar misvattingen over de WKR…
De werkkostenregeling (WKR) is sinds 2015 verplicht voor ieder bedrijf. Het idee werd in het leven geroepen om alle regels rondom vergoedingen te vereenvoudigen en regels te verminderen. Uitgaven door werknemers worden vaak gezien als loon en moeten als zodanig worden belast. Er zijn echter uitzonderingen.
Na tal van aanpassingen is de WKR lang niet meer zo eenvoudig als het in eerste instantie was bedoeld. Na evaluatie van de huidige regelgeving is het kabinet bereid enkele regels ter versimpeling aan te passen.
De komende tijd zal de staatssecretaris bekijken op welk vlak de WKR aangepast kan worden met betrekking tot onkostenvergoedingen.
Loonadministrateurs en boekhouders worstelen echter nog steeds met verschillende vergoedingen die worden verstrekt aan werknemers. Werknemers parkeren soms onterecht kosten bij de werkgever. Hierbij antwoorden op de meest gestelde WKR vragen, WKR issues plus een aantal tips.
Dineren op kosten van de zaak
Kun je nog gezellig met een collega lunchen op kosten van de zaak? Hierin is de Belastingdienst heel duidelijk. Zolang het zakelijk karakter van het etentje of de lunch minimaal 10% bedraagt valt dit buiten de WKR.
Maar wat is een zakelijk karakter?
Een diner tijdens een zakelijk event bijvoorbeeld. Met een collega samen lunchen of borrelen en zaken bespreken valt hier niet onder. Tenzij er een zakelijke partner mee is. Of als dit tijdens een zakelijk event plaatsvindt, zoals een beurs of een workshop. Ook werknemers die vanwege overwerk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kunnen eten, krijgen hun maaltijden onbelast vergoed.
Reis en verblijfskosten
Een hotelovernachting tijdens een dienstreis valt onder de gerichte vrijstelling. Denk aan ambulant personeel of werknemers die werken aan tijdelijke projecten en daardoor elders moeten overnachten.
Dat geldt ook voor reiskosten. Tot € 0,19 per kilometer zijn reiskosten onbelast. Werknemers die gebruik maken van het openbaar vervoer kunnen deze kosten volledig declareren bij de baas.
En elektrische auto’s dan?
Wist je dat werkgevers onbelast een laadpaal bij de werknemer thuis kan laten plaatsen? Dit valt onder de onbelaste vergoeding tot € 0,19 per kilometer of kan meegenomen worden in de bijtelling voor het privé gebruik. Dit geldt ook voor de elektriciteit voor de auto.
En variabele kilometervergoedingen?
De werkgever mag het gemiddelde nemen van de betaalde kilometervergoedingen om te bepalen of de vergoeding gemiddeld meer is dan de € 0,19 per kilometer. Het meerdere boven € 0,19 vormt dan belast loon of kan als eindloon worden aangewezen.
Laptops en smartphones (inclusief dataverkeer)
Veel voorkomende WKR issue, dit valt onder het noodzakelijkheidscriterium.
Vindt de werkgever het noodzakelijk dat zijn werknemer dit soort middelen gebruikt, ongeacht het privégebruik, dan vallen deze communicatiemiddelen onder de gerichte vrijstelling. De werkgever moet deze kosten ervan dan wel op zich nemen.
Een eigen bijdrage kan worden gevraagd, bijvoorbeeld als de voorkeur van de werknemer uitgaat naar een duurdere versie van de door de werkgever aangeboden voorziening.
Feestjes!
De Belastingdienst bemoeit zich niet met de vrijmibo op de werkplek. Maar als besloten wordt om de vrijmibo te verhuizen naar de kroeg aan de overkant dan ziet de Belastingdienst dit als belast loon of eindheffingsloon.
Mocht de vrijmibo worden uitgebreid met hele maaltijden (noem het een personeelsfeest) dan moet er een forfaitair bedrag van € 3,35 per maaltijd worden gerekend. De werkgever mag dat bedrag echter ook in de vrije ruimte onderbrengen.
WKR issue: de bonus
Een werkgever kan aan het eind van het jaar besluiten de vrije ruimte te benutten door een bonus uit te keren.
Een bonus mag niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is in de branche. Bij jaarlijkse bonussen tot € 2.400 per werknemer zal de Belastingdienst doorgaans geen vragen stellen omdat dit als gebruikelijk wordt beschouwd.
De werkgever kan de jaarlijkse bonus van zijn werknemers niet zonder meer verdubbelen omdat hij vlak voor het eind van het jaar ineens merkt dat de vrije ruimte nog niet volledig benut is. Wordt dit wel gedaan, dan loopt de werkgever het risico dat de vergoeding boven de 30%-grens wordt gezien als belast loon.
Wist je dat de directeur-grootaandeelhouder (dga) in een bv gezien wordt als werknemer en daarom ook valt onder de gebruikelijkheidstoets van 30%?
Tips voor WKR issues in de praktijk
Leonie de Groot, Jurist en HR adviseur bij RS Finance in Amsterdam
“Het is verstandig periodiek te kijken naar de vrije ruimte en niet pas aan het einde van het kalenderjaar. Zo kan in het derde of vierde kwartaal nog besloten worden de ruimte volledig te benutten door bijvoorbeeld een bedrijfsuitje te organiseren of kerstpakketten te verstrekken. Door het saldo van de vrije ruimte regelmatig te controleren voorkom je dat de vrije ruimte wordt overschreden. Bekijk ook of de gerichte vrijstellingen goed worden benut. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van maar liefst 80%.”
“Het is verstandig om de loonadministratie in te richten in lijn met een juiste toepassing van de WKR, zodat je ieder moment inzicht hebt in het saldo van de vrije ruimte.”
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
