Weg met voorschotten op privérekeningen

De docent is geen bank. Stop met privé voorschotten.

Door SimpledCard op 7 maart 2019

privérekeningen – 4 min

Automatisering, digitalisering en internationalisering is bij onderwijsinstellingen niet weg te denken. We zien dat onderwijs steeds meer online plaatsvindt en informatie digitaal wordt verschaft. Leerlingen kopen online licenties en alle informatie over lessen en resultaten is online te vinden. Toch moeten er vaak nog voorschotten door privérekeningen worden gedaan.

Onderwijs wordt internationaler, uitgaven ook

Universiteiten en hogescholen streven ernaar zich steeds internationaler en excellenter te profileren. Dit is met name van belang bij instellingen die worden gefinancierd door de overheid, NWO, het bedrijfsleven en de EU. Het is gebruikelijk dat deze academische instellingen samenwerken via hun netwerk met instituten en buitenlandse overheden om te komen tot een strategische samenwerking op het gebied van onderzoek en onderwijs.

Als gevolg committeren docenten zich voor langere termijn als gastdocent aan buitenlandse universiteiten om daar college te geven.
SimpledCard denkt graag mee en faciliteert de zakelijke uitgaven die nodig zijn om de internationale ambitie van universiteiten, hogescholen en docenten te verwezenlijken.

Financieel beheer komt tijd tekort

Hierin is een belangrijke rol weggelegd voor de financieel manager die zijn rol ziet uitgroeien tot over de grenzen van financieel beheer en daardoor tijd en inzicht tekort komt, maar zich wel moet verantwoorden naar de directie.
Ondanks alle technologische ontwikkelingen is er een onderdeel binnen het financieel beheer dat blijft liggen: voorschotten op privérekeningen van docenten, enveloppen met contant geld en een complex en bureaucratisch declaratieproces.

Voorschotten voor en door docenten

Veel docenten stellen hun privérekening beschikbaar voor uitgaven van hun werkgever. Zo worden daar voorschotten op gestort zodat docenten tijdens excursies of stagebezoeken naar het buitenland en werkbezoeken aan het bedrijfsleven voldoende geld op de rekening hebben. Sommige docenten krijgen zelfs enveloppen met duizenden euro’s contant geld mee.

Na afloop vindt er een afrekening plaats en wordt de financiële afdeling opgezadeld met bonnen die handmatig moeten worden ingescand, transacties die moeten worden uitgezocht en wisselgeld dat moet worden verwerkt.
Het komt ook voor dat docenten zelf uitgaven moeten voorschieten omdat bijvoorbeeld voorschotten achteraf niet toereikend blijken. Dit is voor zowel de docent als de financiële afdeling een onnodige administratieve belasting.

SimpledCard vermindert administratieve werkdruk en voorschotten

De zakelijke betaalpassen SimpledCard vervangen de voorschotten op privérekeningen en enveloppen met contant geld. De prepaid SimpledCard Mastercards, die op naam kunnen worden gezet, zijn wereldwijd geaccepteerd. Tijdens een excursie of verblijf in het buitenland krijgt de docent een SimpledCard betaalpas mee met daarop voldoende saldo.
De docent levert na afloop van de reis de prepaid pas weer in en declaraties kunnen via de app worden ingevoerd. Door met de app een foto van de bon te maken wordt deze gedigitaliseerd, automatisch, gekoppeld aan de transactie en in de boekhouding geladen.

In geval van diefstal of verlies van de pas kan deze in de app (tijdelijk) worden geblokkeerd en in geval van nood, kan direct extra budget op de pas worden gezet. Verder maakt het systeem melding van afwijkende transacties. Het gebruik van SimpledCard verkleint op deze manier de kans op fraude.

Zowel de docent als de financiële afdeling heeft inzicht in het budget en kan realtime de uitgaven inzien. Dit scheelt beide partijen veel tijd en frustratie en geeft inzicht en controle. Hiermee voorkomt de universiteit of hogeschool discussie over declaraties, voorschotten op privérekeningen, repetitieve handelingen, handmatige invoering van bonnen en verwerking van declaratieformulieren. SimpledCard vermindert de administratieve werkdruk voor zowel docent als de financiële afdeling.

SimpledCard denkt graag met u mee over een totaaloplossing binnen uw onderwijsinstelling. Vraag vrijblijvend een korte online demo aan en zie zelf waarom onze onderwijsklanten kiezen voor SimpledCard of bel +31 20 – 4200 287 voor meer informatie.

Neem contact op