Creditcards bieden teams wereldwijd betalingsgemak voor hun zakelijke uitgaven. Prepaid creditcards leveren hetzelfde gemak, maar bieden tegelijkertijd ook de mogelijkheid het uitgavenbeheer nog flexibeler in te richten. Wat maakt deze kaart de beste zakelijke creditcard?
Het kan soms lastig zijn om de verschillende soorten moderne betaalkaarten te begrijpen. De opkomst van prepaid kaarten heeft zich in de laatste jaren gestaag doorgezet. Zeker nadat in de EU strengere e-geld regelgeving aangenomen werd.
Inmiddels zijn prepaid kaarten ook in het domein van de zakelijke betalingen doorgedrongen. Als organisatie kun je hierdoor meerdere zakelijke betaalmethoden aan medewerkers aanbieden, zoals een prepaid credit card.
Wat is een zakelijke prepaid creditcard precies?
Met een normale creditcard leen je als kaarthouders geld om mee te betalen. Een prepaid kaart is een variant waarbij je alleen geld kunt uitgeven, wat je zelf voorgeschoten hebt. Deze soort creditcard is in Nederland een officieel betaalmiddel.
Wanneer we spreken over een prepaid credit card, wordt hiermee vaak een prepaid debit card bedoeld.
Hierbij sta je niet alleen garant voor het uit te geven bedrag, maar maak je dit ook daadwerkelijk vooraf op een met de kaart gekoppelde rekening over.
De kaarten worden net als reguliere creditcards vrijwel altijd uitgegeven door International Card Services (ICS). In Nederland is ICS de grootste uitgever van (prepaid) creditcards. Een kaartuitgever is een financiële instelling die kredietlijnen mag verstrekken via een betaalkaart.
ICS verzorgt naast het uitgeven van kaarten ook de administratie en transacties van de meest bekende creditcards van Mastercard en Visa. Daarnaast zijn er ook verschillende retailers, zoals bijvoorbeeld de Bijenkorf, die prepaid kaarten uitgeven.
Dit doen zij dan in samenwerking met een kaartuitgever en koppelen daar hun bonuspuntensysteem aan.
Hoe werkt een prepaid creditcard in de praktijk?
Het gebruik van een creditcard is uiterst eenvoudig.
Je laadt de kaart eerst zelf op met geld. Dit gebeurt dus simpelweg door middel van een opwaardering. Het bedrag dat je stort kan variëren tussen de €10 tot meer dan €50.000. Slechts met het bedrag dat je op de kaart stort, kan daarna in de winkel worden betaald.
Wanneer er geen geld meer op de kaart staat, kan je deze dus tijdelijk niet gebruiken. Hierdoor kun je niet rood kan staan, wat met veel andere betaalkaarten wel mogelijk is.
Nadat het saldo op de kaart is gestort, functioneert deze hetzelfde als een reguliere creditcard.
Geld op de kaart zetten, doe je dus door een overschrijving naar het saldo van de prepaid betaalkaart vanaf een normale betaalrekening. Wanneer de overboeking plaatsvindt, staat het bedrag direct op de kaart.
Bij de meeste prepaid kredietkaarten kun je het actuele saldo inzien via een web login of bijbehorende banking app. De kaart staat nooit direct in verbinding met je normale (zakelijke) bankrekening. Zo is je bankrekeningen alle bijbehorende gegevens te allen tijde afgeschermd.
Wanneer je in een webshop een betaling wilt doen, dan gaat dit net zoals met een reguliere creditcard. Je kiest bij de betaaloptie ‘betalen met creditcard’ en volgt de verdere betaalinstructies van de winkel. Je vult dan de naam van de kaarthouder, kaartnummer, vervaldatum en CVC code (zie afbeelding) in.
Al deze gegevens vind je op de voor- en achterkant van de kaart zelf. In een fysieke winkel heb je deze gegevens meestal niet nodig en hoef je slechts je pincode in te geven.
Wanneer maak je gebruik van zakelijke prepaid creditcards?
Je kunt een zakelijke prepaid credit card voor vele doeleinden gebruiken. De kaarten zijn uitermate geschikt voor online uitgaven en betalingen in binnen- en buitenland. Je kan er ook gewoon geld mee opnemen bij een geldautomaat.
❯ Online betalingen:
Ze zijn erg geschikt voor online aankopen. Bijvoorbeeld digitale services, software abonnementen of online advertentie kosten.
De kaart koppel je aan het platform en de bedragen worden dan automatisch van de kaart afgeschreven.
Zorg er hierbij wel voor dat er steeds voldoende geld op de kaart staat. Zo voorkom je dat de service wordt afgesloten. Dit kan gemakkelijk worden ingeregeld door een automatische overschrijving. Je kunt natuurlijk ook eenmalige aankopen online doen, zoals voor printerpapier of een bezorgservice.
❯ Niet terugkerende zakelijke uitgaven:
Wanneer je als organisatie veel wisselende leveranciers hebt of wanneer er regelmatig eenmalige aankopen gedaan worden, dan is dit vaak niet mogelijk op factuur.
Je kunt zulke uitgaven dan gemakkelijk vooraf betalen met een prepaid kredietkaart.
❯ Reizen in het buitenland:
Wanneer je naar het buitenland reist, is het handig om een creditcard beschikbaar te hebben. Hotelreserveringen of vliegtickets zijn vaak alleen met creditcards te boeken.
Ter plaatse betaal je hiermee voor taxi of restaurant. Of je neemt geld in de lokale munteinheid op bij de geldautomaat.
Bij plotselinge grote uitgaven kan een reguliere creditcard limiet niet toereikend zijn. Met een prepaid kaart kan je met een paar clicks je saldo ophogen, waardoor je nooit vast komt te zitten. Daarnaast worden de kaarten van Mastercard overal ter wereld geaccepteerd.
Wat zijn de voordelen?
Het gebruik van prepaid kaarten heeft vele voordelen. Zo vermindert het de kans op overbesteding, omdat er alleen geld kan worden uitgegeven dat je zelf op de kaart stort.
Je hebt dus altijd de controle en het biedt teams tegelijkertijd veel gemak en flexibiliteit.
Daarnaast heb je door middel van een online transactieoverzicht veel beter inzicht in alle uitgaven. Iedere keer als er een transactie wordt gedaan, zie je dit realtime in het overzicht verschijnen.
❯ Controle en inzicht:
Door prepaid creditcards te gebruiken heb je altijd de laatste transactiedata bij de hand. Dit stelt je in staat om een strakke budgetteting te maken en snel te handelen bij onverwachte uitgaven.
In het geval van ad-hoc uitgaven, kan het finance team in luttele seconden het saldo van een creditcard ophogen.
Als je werkt met een geïntegreerde betaal- en declaratie oplossing, kun je zelfs eenvoudig alle transacties aan kostenplaatsen of project id’s toekennen. Zo kun je de uitgaven direct aan de boekhouding koppelen.
Hierdoor heb je niet alleen een betere controle, maar verkort ook de administratieve verwerking.
❯ Gemak voor teams:
De kaarten zijn handig voor organisaties omdat ze teams in staat stellen wendbaarder en efficiënter te zijn. Wanneer werknemers moeten betalen voor bijvoorbeeld hun hotel tijdens een zakenreis, is het gebruik van contant geld of een Maestro kaart erg onhandig.
Met een kredietkaart kan je vrijwel overal betalen.Intern kun je iemand aanwijzen die het budget voor het team beheert.
Binnen de gestelde grenzen kan het team samen met deze cash manager snel beslissingen nemen. Zo kunnen ze in eigen verantwoording op ieder moment de benodigde zakelijke uitgaven doen.
❯ Geen contant geld meer nodig:
Het gebruik van contant geld of privé voorschotten door de werknemer zorgt voor risico’s en is ook fraudegevoelig. Met een zo’n kaart los je dit probleem voor een heel groot deel op.
Elektronische betalingen zijn namelijk veel makkelijker traceerbaar. Het betaalproces wordt veiliger en het declaratieproces waterdicht.
De zakelijke betaalbehoefte in de praktijk
Medewerkers doen naast uitgaven in fysieke winkels ook steeds meer online uitgaven. Aankopen in een winkel kunnen met contant geld betaald worden of met een Maestro kaart.
Maar, online heb je een creditcard nodig. Omdat een prepaid kaart in principe hetzelfde werkt als een reguliere creditcard kun je bij vrijwel iedere webshop met creditcard te betalen.
Het biedt uitkomst bij tientallen zakelijke uitgaven zoals:
❯ Een cadeau bestellen voor een medewerker in een webshop;
❯ Online boodschappen doen bij een supermarkt;
❯ Kantoorartikelen bestellen;
❯ Het betalen van een software abonnement.
Wanneer medewerkers veel kleine uitgaven doen, dan is het handig wanneer deze geïntegreerd zijn in één betaal- en declaratiesysteem.
Alleen zo kun je ervoor zorgen dat alle transacties, verantwoordingen en de controle hiervan waterdicht samen komen.
Op die manier kun je de onkosten sneller en veiliger verwerken. Zo’n alles-in-één oplossing vindt Eric Smeding voor zijn team in SimpledCard.
Wij zochten een innovatief betaalmiddel dat voorziet in online betalingen en duidelijke budgettering. Die oplossing vonden we bij SimpledCard.
Welke voordelen heeft een geintegreerd betaalsysteem?
Een geïntegreerde betaaloplossing biedt je verschillende functionaliteiten en voordelen:
1. De zakelijke prepaid creditcards van bijvoorbeeld SimpledCard geef je zelf uit. Dit betekent dat je een voorraad kaarten ontvangt en dat je deze creditcards zonder tussenkomst van een bank aan je medewerkers uitgeeft.
Je schaalt op wanneer dat nodig is. Indien een medewerker het team verlaat, wijs je dezelfde kaart gemakkelijk opnieuw toe aan een andere medewerker.
Je hebt de flexibiliteit om per team slechts bepaalde kostenplaatsen of kostensoorten beschikbaar te stellen. Daarmee stel je een soepele integratie met je boekhouding zeker.
2. In de mobiele app zien kaarthouders alle transacties die ze hebben gedaan. Daar voegen ze zelf de ontvangstbewijzen aan toe. Dit doe je door met de app een foto van de bon te maken. Daarna selecteren ze de kostensoort, kostenplaats en eventueel project id.
3. Alle kaarten zijn aangesloten op je eigen online card management systeem. Daarmee heb je volledig inzicht in de uitgaven die er met de kaart worden gedaan. Met periodieke overboekingen zorg je ervoor dat er altijd genoeg geld op de kaarten staat.
Je kunt daarnaast zelf beheerdersrollen vastleggen. Hiermee bepaal je wie het budget in realtime kan ophogen en wie de declaraties goedkeurt. Zo zorg je voor het juiste governance niveau voor jouw organisatie.
Hoe kies je het beste zakelijke betaalsysteem?
Er zijn vele geïntegreerde oplossingen, allen met hun eigen functionaliteiten. Wanneer je onderzoekt welk systeem het beste bij jouw organisatie past, is het goed om op een aantal punten te letten:
❯ Van welk netwerk zijn de kaarten afkomstig en worden ze wereldwijd geaccepteerd?
❯ Vraag of de aanbieder van de prepaid kaarten wel gerechtigd is om betaalkaarten in jouw land uit te geven.
❯ Garanderen de prepaid kaarten zowel online als offline betalingen?
❯ Hoe zit het met het due diligence proces? Zijn er extra formaliteiten nodig bij het toevoegen van een nieuwe kaarthouder?
❯ Zoek uit hoeveel ondersteuning er wordt geboden. Wanneer je een urgent betaal probleem hebt, wil je snel en kundig geholpen worden.
❯ Hoe goed sluit het systeem aan bij het governance proces van je organisatie? Welke expertise biedt de aanbieder bij de inrichting van de workflow?
❯ Wanneer je als organisatie meerdere BVs en verschillende boekhoudingen hebt, kan er dan nog steeds goed met het systeem gewerkt worden?
❯ Wordt de software ook gebruikt door soortgelijke bedrijven in jouw sector?
Tip! Met creditcards is het soms niet mogelijk om in supermarkten of andere fysieke winkels te betalen. Zij accepteren dan alleen Maestro kaarten. Wil je zeker weten dat je een geschikt betaalmiddel hebt voor al je aankopen? Bekijk dan hoe je Maestro variant van de prepaid pinpassen het beste gebruikt.
Aan de slag met een zakelijke prepaid creditcard
Ontdek zelf wat de mogelijkheden zijn met zakelijke zelf oplaadbare kredietkaarten. Onze experts helpen je om in kaart te brengen welke soort betaalpassen het beste aansluiten bij je financiële workflow.
Daarna bepaal je hoe jij ze binnen jouw organisatie kan inzetten om je uitgavenbeheer te optimaliseren. Begin vandaag nog en plan een vrijblijvend gesprek.
Start vandaag met zakelijke prepaid credit cards. Plan nu een vrijblijvend gesprek met een van onze experts en breng samen in kaart welke oplossing bij jouw organisatie past.
FAQ
Wat is een zakelijke prepaid creditcard?
Een zakelijke prepaid creditcard is een betaalkaart die vooraf wordt opgeladen met een bepaald bedrag. In tegenstelling tot een reguliere creditcard, waarbij op krediet wordt betaald, kan met een prepaid kaart alleen het vooraf gestorte bedrag worden uitgegeven.
Hoe werkt een zakelijke prepaid creditcard?
U laadt de kaart op met een gewenst bedrag. Vervolgens kunt u betalingen doen tot het beschikbare saldo is bereikt. Zodra het saldo op is, moet de kaart opnieuw worden opgeladen om verdere betalingen te kunnen doen.
Wat zijn de voordelen van een zakelijke prepaid creditcard?
Voordelen zijn onder andere betere controle over uitgaven, verminderd risico op overbesteding, geen mogelijkheid tot rood staan en verhoogd gemak voor teams bij het doen van zakelijke betalingen.
Waar kan ik een zakelijke prepaid creditcard gebruiken?
Deze kaarten kunnen worden gebruikt voor online betalingen, eenmalige zakelijke uitgaven, reizen in het buitenland en geldopnames bij geldautomaten, afhankelijk van de kaartvoorwaarden.
Hoe verschilt een prepaid creditcard van een reguliere creditcard?
Bij een reguliere creditcard betaalt u op krediet en ontvangt u later een rekening. Bij een prepaid creditcard betaalt u met vooraf opgeladen tegoed, waardoor u niet op krediet koopt en geen rente betaalt.
Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van een zakelijke prepaid creditcard?
Dit hangt af van de kaartuitgever. Mogelijke kosten kunnen zijn: aanschafkosten, opwaardeerkosten, maandelijkse onderhoudskosten en kosten voor geldopnames. Het is belangrijk de voorwaarden van de kaartuitgever te controleren.
Hoe kan ik een zakelijke prepaid creditcard aanvragen?
U kunt een zakelijke prepaid creditcard aanvragen bij financiële instellingen die deze kaarten aanbieden. Het aanvraagproces varieert per aanbieder en kan vaak online worden voltooid.
Is een zakelijke prepaid creditcard veilig in gebruik?
Ja, deze kaarten zijn over het algemeen veilig in gebruik. Omdat u alleen kunt uitgeven wat u heeft opgeladen, is het risico op schulden beperkt. Bovendien bieden veel kaarten beveiligingsfuncties zoals pincodebescherming en de mogelijkheid om de kaart bij verlies direct te blokkeren.
Door Christel Heije
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
