Maakt jouw organisatie gebruik van de diensten van vrijwilligers? Dan kan je deze mensen een vergoeding geven voor hun diensten. Voordat je ‘zomaar’ aan de slag gaat met bedragen, is het belangrijk om te weten aan welke voorwaarden je moet voldoen. Zo zorg je ervoor dat zowel de vrijwilliger als de organisatie geen belasting hoeft te betalen. In dit blog vertellen we je over de vrijwilligersvergoeding, de onkostenvergoeding en waar je rekening mee moet houden als je beide wil inzetten. Zo ben je na het lezen van dit blog helemaal op de hoogte van de maximale vrijwilligersvergoeding 2025.
Wat is een vrijwilliger?
Of iemand een vrijwilliger is, kan op verschillende manieren worden beredeneerd:
- Fiscale benadering: hierbij wordt gekeken naar de hoogte van de vergoeding. De Belastingdienst hanteert duidelijke criteria om te bepalen of een vergoeding als vrijwilligersvergoeding mag worden gezien.
- Arbeidsrechtelijke benadering: hierbij draait het om de manier waarop de vrijwilliger wordt aangestuurd en of er sprake is van een dienstverband.
- Maatschappelijke en sociale invalshoek: vrijwilligers zetten zich in voor een algemeen of maatschappelijk belang, zonder het doel winst te maken.
Het is verstandig om altijd een vrijwilligersovereenkomst op te stellen. Hiermee leg je de intentie van de werkzaamheden vast.
De drie vormen van de vrijwilligersvergoeding
Er zijn drie vormen waarin een vrijwilligersvergoeding kan worden uitgekeerd:
Vorm 1: De ‘vaste’ vrijwilligersvergoeding
Wat houdt het in?
Je kan kiezen om een vast bedrag per uur te betalen (tot een maximum per maand en per jaar). Zolang je binnen deze grenzen blijft, hoeft je geen belasting in te houden of extra administratieve handelingen te verrichten.
Geldende bedragen voor 2025:
- Vrijwilligers van 21 jaar en ouder:
- Uurtarief: maximaal € 5,60 per uur
- Maandmaximum: € 210
- Jaarmaximum: € 2.100
- Vrijwilligers jonger dan 21 jaar:
- Uurtarief: maximaal € 3,30 per uur
- Maand- en jaarmaximum: Zelfde grenzen als bij volwassenen ouder dan 21 jaar.
Als je geen vast bedrag per uur uitkeert, dan geldt nog steeds een maandelijks maximum van € 210 en een jaarlijks maximum van € 2100.
Opmerking: Ter vergelijking, de maximale vrijwilligersvergoeding 2024 was voor volwassenen van 21 jaar en ouder € 5,50 per uur. Het maandmaximum was eveneens € 210 en per jaar € 2100.
Vorm 2: De onkostenvergoeding
Wat houdt het in?
Dit betreft een vergoeding voor daadwerkelijk gemaakte kosten, zoals reiskosten, aanschaf van werkkleding of materiaal dat je nodig hebt om het vrijwilligerwerk uit te voeren.
Belangrijk:
Zolang de vergoeding de werkelijke kosten dekt en er duidelijke declaraties (bonnen, kilometerregistraties, etc.) worden aangeleverd, is deze vergoeding belastingvrij. Er geldt hierbij geen maximum. Let op: dit geldt alleen als je niet ook de vaste vrijwilligersvergoeding uitkeert.
Vorm 3: combinatie van vrijwilligersvergoeding en onkostenvergoeding
Wat houdt het in?
De vrijwilliger ontvangt zowel een vast bedrag voor de inzet als een vergoeding voor gemaakte kosten.
Let op:
Het totaalbedrag van beide vergoedingen mag niet hoger zijn dan de maand- en jaarmaxima. Wordt het maximum overschreden, dan beschouwt de Belastingdienst dit als loon, waardoor je (loon)belasting moet betalen over het gehele bedrag.
Uitzonderingen: waar moet je op letten?
Binnen de maxima blijven:
Als je de grenzen van € 5,60 per uur en tot een maximum van € 210 per maand en € 2.100 per jaar respecteert, dan blijft de vrijwilligersvergoeding 2025 belastingvrij.
Te hoge uitkering:
Als je boven deze bedragen uitkomt, zal de gehele vergoeding als loon worden beschouwd. Dit betekent dat er loonheffing moet worden ingehouden, wat extra administratief werk met zich meebrengt.
Bijstandsuitkeringen en vrijwilligersvergoeding:
Voor vrijwilligers die een bijstandsuitkering ontvangen, verandert de uitkering niet zolang de vergoeding binnen de vastgestelde grenzen blijft. Voor jongeren onder de 27 jaar kan een algemene kostenvergoeding wel gevolgen hebben voor de hoogte van de uitkering.
Administratieve verwerking van de vrijwilligersvergoeding
Een correcte administratie is belangrijk om te voorkomen dat je in de problemen komt met de Belastingdienst. Hier volgen enkele tips:
Leg afspraken vast:
Zorg dat de afspraken met je vrijwilligers, bij voorkeur via een vrijwilligersovereenkomst, helder zijn vastgelegd.
Houd duidelijke registraties bij:
- Voor de reguliere vergoeding: noteer de gewerkte uren en het uitbetaalde bedrag, zodat je kunt aantonen dat je binnen de maximale grenzen blijft. Dit onderdeel is echter niet verplicht om bij te houeden, zolang je onder de grenzen blijft.
- Voor onkostenvergoedingen: bewaar alle bonnetjes en kilometeroverzichten in je administratie. Dit is noodzakelijk om de werkelijke kosten te kunnen verantwoorden.
Tip:
Op zoek naar een makkelijke, digitale oplossing om onkostenvergoedingen goed te registreren? Met de mobiele onkostenapp van SimpledCard automatiseer je het bijhouden van je onkosten. Met een foto van de bon kunnen jouw vrijwilligers binnen enkele seconden eenvoudig hun declaratie indienen. Boek een demo om te zien hoe het werkt.
Controleer de totale vergoeding:
Als je zowel een vaste vergoeding als een onkostenvergoeding uitbetaalt, tel je deze bij elkaar op. Houd er rekening mee dat samen niet meer mag worden uitgekeerd dan het maand- en jaarmaximum.
Conclusie
Het uitkeren van een vrijwilligersvergoeding 2025 biedt organisaties de mogelijkheid om de inzet van vrijwilligers te honoreren zonder onnodige belastingheffing, mits je de gestelde grenzen respecteert. Door het verschil tussen de reguliere vergoeding, de onkostenvergoeding en de combinatie van beide vormen goed te begrijpen, voorkom je administratieve rompslomp en fiscale verrassingen. Houd je administratie nauwkeurig bij en zorg dat alle afspraken helder zijn vastgelegd, zodat je altijd kunt aantonen dat je binnen de regels van de vrijwilligersvergoeding 2025 opereert.
Maak het jezelf makkelijk met het mobiele declaratiesysteem van SimpledCard. Snel en gemakkelijk declaraties indienen zonder papieren bonnetjes. Lees meer over mobiel declaratiebeheer.
Door Jurre Robertus
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
FAQ
Wat is een vrijwilliger volgens de Belastingdienst?
De Belastingdienst bekijkt dit voornamelijk vanuit fiscaal oogpunt, waarbij de hoogte van de vergoeding bepalend is. Een vrijwilliger zet zich in voor het algemeen of maatschappelijk belang zonder winstoogmerk. Het is raadzaam altijd een vrijwilligersovereenkomst op te stellen om de intentie van de werkzaamheden vast te leggen.
Welke vormen van vrijwilligersvergoeding bestaan er?
Er zijn drie vormen: de ‘vaste’ vrijwilligersvergoeding, de onkostenvergoeding voor daadwerkelijk gemaakte kosten, en een combinatie van beide.
Is er een maximum voor de onkostenvergoeding?
Nee, voor de pure onkostenvergoeding geldt geen maximum, mits deze de werkelijke kosten dekt en er duidelijke declaraties worden aangeleverd. Let op: dit geldt alleen als je niet ook een vaste vrijwilligersvergoeding uitkeert.
Wat zijn de maximale bedragen voor de vrijwilligersvergoeding in 2025?
Voor vrijwilligers van 21 jaar en ouder:
- Maximaal €5,60 per uur
- Maximaal €210 per maand
- Maximaal €2.100 per jaar
Voor vrijwilligers jonger dan 21 jaar:
- Maximaal €3,30 per uur
- Dezelfde maand- en jaarlimieten als bij volwassenen
Wat gebeurt er als ik boven de maximumbedragen uitkom?
Dan beschouwt de Belastingdienst het gehele bedrag als loon, waarover (loon)belasting betaald moet worden.
Kan ik zowel een vaste vergoeding als een onkostenvergoeding geven?
Ja, maar het totaalbedrag mag niet hoger zijn dan de maand- en jaarmaxima (€210 per maand en €2.100 per jaar). Overschrijd je dit, dan wordt het hele bedrag als loon beschouwd.
Haarlemmerstraat 124 E-F
