Elke mediaproductie brengt een nieuwe uitdaging met zich mee. Het managen van het budget is een complexe aangelegenheid omdat er wordt gewerkt met freelancers, aan verschillende (online) campagnes, op tal van locaties en met veel soorten uitgaven. Maar hoe houd je als manager of producer toch de controle over alle uitgaven? SimpledCard heeft daar een eenvoudige oplossing voor.
Uitgaven op locatie en grip op budget
Er zijn videoproducties die op locatie plaatsvinden en waarvoor medewerkers op pad moeten. Draaidagen vragen om verschillende uitgaven, zoals het tanken van brandstof, lunch, diner of het last minute aanschaffen van props.
In alle drukte is het lastig grip te houden op uitgaven, omdat er snel beslissingen worden genomen en de daadwerkelijke kosten achteraf pas duidelijk zijn. Dankzij SimpledCard zie je realtime hoeveel er is uitgegeven, wie verantwoordelijk is voor de uitgaven en hoeveel budget er nog op de betaalpas staat.
Je bepaalt zelf de bestedingsruimte per werknemer, team, afdeling of productie. Saldo op de kaarten vul je handmatig of periodiek aan.
Mocht een mediaproductie in geldnood komen in het buitenland, omdat bepaalde kosten hoger uitvallen dan ingeschat, dan verhoog je via het Card Management Systeem realtime het saldo op de kaart.
Vervang cash en verklein de kans op fraude tijdens mediaproducties
Om overzicht te houden van uitgaven wordt bij producties gewerkt met één pinpas in combinatie met contant geld.
Het gevolg is dat onduidelijk is wie de pas gebruikt en dat medewerkers uit gemakzucht uitgaven privé voorschieten en achteraf declareren.
Door te betalen met contant geld ligt niet alleen fraude op de loer, maar moet iemand aan het eind van de dag de administratie handmatig invoeren en verwerken.
Met SimpledCard scan je de bonnetjes eenvoudig via de mobiele app en beheer je online de budgetten op de betaalpas via het Card Management Systeem. De betaalpassen van SimpledCard zijn bankonafhankelijk en kun je zelf uitgeven en beheren.
Duidelijke kostenplaatsen en projectnummers
Productiebedrijven werken met projecten. Maar door op verschillende manieren te betalen is het achteraf een heel gepuzzel op uitgaven op de juiste kostensoort en -plaats in te boeken.
De gebruiker van de SimpledCard betaalpas ontvangt na elke uitgave een notificatie om de bon te koppelen aan de transactie door middel van de fotofunctie in de app en een kostenplaats of projectnummer in te voeren.
Alle transacties en bonnen worden automatisch gekoppeld en zijn online inzichtelijk voor zowel de kaarthouder als de beheerder. De financiële afdeling controleert transacties en keurt deze indien gewenst af of goed.
Zo los je de administratieve rompslomp op en voorkom je dat mediaproducties stil komen te liggen of over budgetten heen gaan.
Verschillende productiehuizen en mediabedrijven waaronder Warner Bros, Talpa, Skyhigh TV, Kale Jakhals Producties en IDTV gebruiken het CMS en de betaalpassen van SimpledCard. SimpledCard faciliteert meer dan 600 organisaties bij hun zakelijke uitgaven.
Wil je weten hoe je SimpledCard voor jouw mediaproducties kunt inzetten? Ons team staat klaar om al je vragen te beantwoorden.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
