Grip op uitgaven in de mode groothandel

Wat is de betalingsoplossing voor werknemers in de fashion industrie?

Door SimpledCard op 12 Juli 2018

Grip – 2 min

Het drukbezochte modevakevent Modefabriek in de Amsterdamse RAI toont maar eens aan dat wholesale & retail leeft. SimpledCard begrijpt dat elke branche zijn eigen uitdaging heeft in uitgavenbeheer en declaraties van werknemers. Lees hier hoe je uitgavenbeheer in de mode goed inricht.

Hoogseizoen voor declaraties in de mode industrie

De financiële afdeling van een mode groothandel heeft specifieke uitdagingen op het gebied van onkostenbeheer en uitgaven door werknemers. Het hele jaar door worden er uitgaven gedaan door tal van werknemers in binnen- en buitenland.

In het hoogseizoen is het all hands on deck om te voorkomen dat dit uitloopt op een administratieve chaos.

Uitgaven op afdelingsniveau

Om uitgaven van werknemers in de mode te bekostigen wordt in deze branche op afdelingsniveau gebruik gemaakt van een combinatie van corporate creditcards, betaalpassen en contant geld.

Contant geld wordt gebruikt wanneer op locatie kleine uitgaven gedaan moeten worden. Of als er plaatsen zijn waar creditcards of anonieme zakelijke betaalpassen niet altijd worden geaccepteerd. Denk hierbij aan de (internationale) beurzen, shoots en andere modeproducties op locatie die de marketing afdeling organiseert.

Inkopers en sales op pad

Inkopers, designers en stylisten nemen corporate creditcards en contant geld mee en reizen de wereld over, deels om inspiratie op te doen en stoffen & samples in te kopen, maar ook om productielanden te bezoeken.

Verder zijn er de (internationale) sales medewerkers die op bezoek gaan bij klanten, prospects en agenten of kantoren in het buitenland. Allemaal boeken ze vliegtickets, huurauto’s en hotels. Tenslotte zijn er ook altijd een betaalpas, creditcard en cash op kantoor aanwezig voor bijvoorbeeld de office supplies en social media advertising.

Als het contante geld onvoldoende blijkt, dan schiet de werknemer dit voor. Na het invullen van een heel administratief pakket, wordt het geld terug gestort op zijn of haar rekening.

Uitgavenbeheer in de mode: fraude op de loer

Eind van de maand is het voor de financiële afdeling een heel gepuzzel om inzicht te krijgen in de creditcardtransacties, bonnen uit te zoeken en handmatig in te voeren. Ook voor de werknemers kost het veel tijd om de bonnen te verzamelen en formulieren in te vullen.

Creditcards worden toegewezen aan een handvol mensen vanwege de rompslomp die komt kijken bij de aanschaf. De realiteit is echter dat de creditcards met pincode onderling worden uitgeleend en de kleine kas niet altijd klopt aan het eind van de maand.

Er ontbreekt grip en overzicht en fraude ligt op de loer. Uitgavenbeheer wordt zo elke maand een uitdaging.

Voorschieten is niet meer nodig

Met SimpledCard geeft een bedrijf zelf bankonafhankelijk betaalpassen en creditcards uit en wijst deze toe aan medewerkers of teams. De prepaid passen hebben een wereldwijde dekking en zijn internationaal geaccepteerd. Voorschieten is niet meer nodig.

De financiële afdeling bepaalt vervolgens de bestedingsruimte per werknemer, team, afdeling of vestiging. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het Card Management System van SimpledCard. Saldo op de kaarten kunnen handmatig of periodiek worden aangevuld. Mocht een medewerker in geldnood komen in het buitenland, omdat bepaalde kosten hoger uitvallen dan het saldo op de kaart, dan kan de finance manager met één druk op de knop het saldo op de kaart realtime verhogen.

Duidelijke kostenplaatsen en projectnummers

Na een transactie krijgt de kaarthouder een notificatie om de bon te koppelen aan de transactie door middel van de fotofunctie in de app en een kostenplaats of projectnummer in te voeren.

Alle transacties en bonnen worden automatisch gekoppeld en zijn online inzichtelijk voor zowel de kaarthouder als de beheerder. De financiële afdeling kan transacties controleren en indien gewenst af- of goedkeuren. Zo is de administratieve rompslomp opgelost en kunnen alle afdelingen weer focussen op waar ze goed in zijn.

De finance manager krijgt uiteindelijk meer tijd over om zich te buigen over complexe ontwikkelingen binnen het bedrijf.

Benieuwd naar wat SimpledCard voor jouw bedrijf kan betekenen?

Neem contact op met één van onze experts en zij helpen je de juiste manier van uitgavenbeheer voor de mode te implementeren.

Neem contact op