Bureaucratie: innovatie begint bij HR
Zo dring je bureaucratie terug
Ons privéleven wordt door nieuwe technologieën op tal van manieren comfortabel gemaakt. Leningen en hypotheken sluiten we online en banken en de overheid maken vertrouwelijke documenten inzichtelijk dankzij de DigiD. Op de werkvloer zie je soms het tegenovergestelde. Als we ons werk snel en prettig willen uitvoeren, worden we beperkt door traditionele HR-processen, bureaucratische rompslomp en onduidelijk toezicht en controle.
Tech creëert meer tijd
De afgelopen jaren is er veel veranderd op het gebied van betalingen. Na een etentje met acht vrienden ontvang je al snel een Tikkie. Een hotel boek je al snel via Booking.com of Airbnb en in de Nederlandse steden zit je met één druk op de knop in een Uber.
Als we na een lange week hard werken thuiskomen, bestellen we online sushi, zetten Netflix aan en betalen zo nodig snel via de telefoon wat rekeningen. Dankzij deze nieuwe toepassingen en het gemak daarvan creëren we tijd en vrijheid. Spotify, Netflix, Tinder, Whatsapp en zelfs grote reguliere banken begrijpen dat het gedrag van de consument verandert.
HR op de schop
Veel bedrijven geven graag gehoor aan deze wens van de consument, maar vergeten dat traditionele bureaucratische processen op de werkvloer de werknemer beperkt in de vrijheid om zijn werk naar behoren uit te voeren. De organisaties die juist willen innoveren, kunnen het best nadenken en over hoe HR strategisch ingezet kan worden bij innovatie. HR is niets meer dan een verbinding tussen een medewerker en zijn manager. Bij veel organisaties geeft deze verbinding nog een vaag beeld als gevolg van administratieve rompslomp, waardoor niet alleen de communicatie vertroebelt, maar ook processen vertragen. In geval van innovatie heeft HR een strategisch doel. Innovatie heeft namelijk impact op de hele organisatie.
Denk aan vragen als: Wat voor effect heeft het huidige personeelsbeleid op innovatie? Moet talentontwikkeling anders worden ingericht? Krijgen werknemers genoeg vrijheid van de organisatie om te werken aan innovatieve projecten?
Waaraan herken je bureaucratie?
Bedrijven die willen innoveren, doen er goed aan HR-processen direct te veranderen. De bureaucratie moet eruit. HR is ontstaan uit de behoefte van een traditionele managementstijl. Maar waaraan herken je een bureaucratische organisatie?
Bedrijven en organisaties die:
❯ Taken standaardiseren, werken met routine en zich blind staren op procedures.
❯ Persoonlijke afhandeling van vraagstukken uit de weg gaan, maar slechts toetsen aan regelgeving.
❯ Verantwoordelijkheid afschuiven op andere afdelingen.
❯ Pas verantwoordelijkheid nemen als het resultaat ze bevalt.
❯ Archivering van papieren documentatie.
❯ Managers die zichzelf centraal stellen en niet de missie van het bedrijf.
❯ Een hoger ziekteverzuim registreren dan geautomatiseerde bedrijven.
❯ Werknemers overal toestemming voor laten vragen en tekenen. In tweevoud.
En hoe dring je bureaucratie en regeldruk terug?
❯ Reduceer protocollen en regels tot een paar begrijpelijk basisprincipes en gezond verstand.
❯ Beperk de directie en voorkom een tsunami aan missies.
❯ Snoei in overbodige tools en dure ICT-projecten.
❯ Geef werknemers meer verantwoordelijkheid en de daarbij horende vrijheid.
❯ Leg minder regels op en laat werknemers zelf sturen.
❯ Decentraliseer en geef iedereen de benodigde verantwoordelijkheid om tot het gewenste resultaat te komen.
❯ Houd ogen op de bal, niet op de spelers.
Concurreren in een krappe arbeidsmarkt
De toekomst van een bedrijf valt of staat bij het aantrekken en de motivatie van de juiste werknemer. Biedt de concurrentie betere faciliteiten, dan is de kans groot dat werknemers, vooral jonge talenten naar de concurrent stappen. In een krappe arbeidsmarkt, vooral voor technisch personeel, is het bieden van een goed salaris niet het belangrijkst. De jonge gemotiveerde werknemer wil namelijk per sé niet meer geld of een vast dienstverband. Bedrijven betalen al goed genoeg. Denk meer aan vrijheid voor het uitoefenen van een bepaalde functie, het recht op meer vrije dagen, flexibele werkuren, een mobiele werkplek, in ieder geval zo min mogelijk gedoe en bureaucratie. Deze werknemers zoeken het liefst een baan met dezelfde faciliteiten, vrijheid en verantwoordelijkheid die hun privéleven ook biedt.
Werkgeluk en innovatie
Vorig jaar werd onder ruim 2558 werkenden, waarvan 235 uit Nederland, onderzoek gedaan naar werkgeluk. Het werkgeluk van Nederlanders ligt op 72% (Happy Office 2018). Het gaat dan om minimaal één goede dag op het werk. Maar wat is dan precies een goede dag? Volgens de respondenten hadden zij de vrijheid om hun functie op hun eigen manier uit te oefenen en om daarnaast leuk werk op te pakken. Belangrijk was ook dat het werk dat ze deden betekenisvol is. De missie was duidelijk en de uitvoering was fijn.
Wereldwijd zijn Nederlanders sowieso happy op het werk, want 34% zegt dat ze bijna elke dag een goede werkdag hebben. Werkgeluk leidt niet alleen tot fijne collega’s, het zorgt ook voor innovatie en creativiteit. Booking.com, Buurtzorg, Tony Chocoloney en vooral SimpledCard zijn daar goede voorbeelden van.
SimpledCard bevrijdt organisaties van administratieve rompslomp en bureaucratische processen door zakelijke uitgaven en de verwerking ervan sneller, makkelijker en veiliger te maken.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
