Als je organisatie projectadministratie tot in de puntjes beheerst, werk je sneller, nauwkeuriger, efficiënter en effectiever. Hoe strakker de regie over planningen, processen en budgetten, hoe makkelijker je deadlines en doelstellingen haalt.
Dat zijn geen misselijke beloftes. Geen wonder dat bedrijven uit allerlei branches continu veel tijd, geld en energie steken in optimalisatie.
Wat er zoal voor nodig is? Een ijzersterke organisatie, glasheldere processen en slimme digitale tools die elkaar versterken.
Daarom is projectadministratie zo belangrijk
Of je het nu projectadministratie, projectmanagement of project accounting noemt, uiteindelijk komt het op hetzelfde neer: je wilt je doelen halen, KPI’s afvinken en kwaliteit leveren. Binnen de planning. Binnen het budget.
Dankzij gedegen projectadministratie krijg je een beter overzicht over de financiële elementen van projecten. Daardoor weet je precies wat je nodig hebt en kun je proactiever en effectiever sturen.
Samengevat draait het om het vakkundig plannen, beheersen en verantwoorden van:
- projectkosten en -uitgaven;
- facturatie naar aanleiding van projectactiviteiten;
- tijd en geld besteed aan deliverables;
- rapportage en analyse;
- gebruikte en noodzakelijke activa voor het project.
Als je je projectadministratie goed op de rit hebt, biedt dat operationeel veel voordelen. En ook financiële teams profiteren ervan:
- Je kunt de voortgang van individuele projecten nauwkeurig volgen vanuit een financieel standpunt;
- Je voorkomt dat je meerdere projecten door elkaar haalt en houdt altijd overzicht;
- Je kunt tijdig bijsturen, bijvoorbeeld op de hoeveelheid werkuren of het projectbudget.
Uiteindelijk is projectadministratie een strategisch hulpmiddel. Want het toont de voortgang en het potentieel van elk initiatief. Het houdt middelen daar waar ze het hardst nodig zijn en helpt knelpunten en kansen snel te identificeren.
De cruciale succesfactor? Controle. Over de kosten van het project. Over de tijd en taken van deelnemers.
Diepgaande kennis van projectadministratie en de best passende tools voor jouw organisatie helpen je de touwtjes stevig in handen te krijgen en houden.
Bewezen succesvol in allerlei branches
Een focus op projectadministratie heeft zijn waarde binnen allerlei branches al dubbel en dwars bewezen. Zeker bij organisaties waar aan meerdere projecten tegelijk wordt gewerkt, die met wisselende teams opereren en/of op verschillende locaties actief zijn.
Bouw
Of het nu gaat om commerciële, civiele of industriële projecten: bouwprojecten vragen om een nauwgezette projectadministratie. Ze kunnen op meerdere locaties voorkomen en hebben de coördinatie van meerdere teams nodig.
Logistiek
Voor logistieke bedrijven hangt het succes van projecten af van de controle over meerdere bewegende delen. Ze werken met hubs en mobiele medewerkers. Daarnaast moeten managers continu anticiperen op veranderingen en snel benodigde middelen ter beschikking stellen.
Transport
De transportsector vertrouwt op knooppunten en mobiele teams. De teams besturen voertuigen tussen knooppunten. Hoewel uitdagingen vergelijkbaar zijn met logistiek, is de complexiteit van transportprojecten vaak nog groter.
Mediaproductie
Bij film- en tv-producties is nauwgezette organisatie vereist. Er zijn vaak grote teams nodig en projecten kunnen zowel in de studio als op locatie plaatsvinden. De kosten zijn divers en moeilijk te voorspellen, zoals de huur van uitrusting, vervoer en accommodatie.
Kostenbeheer voor projectmanagement
Natuurlijk wil je projecten binnen de afgesproken deadlines afronden, maar kostenbeheersing is minstens zo belangrijk. Budgetten mogen niet overschreden worden. Het liefst blijf je er onder.
Dat lukt alleen als je de touwtjes financieel strak in handen hebt. Want projecten vergen vaak aanzienlijke investeringen, en medewerkers hebben mogelijk voorschotten nodig om hun werk te kunnen doen. Er zijn verschillende manieren waarop je geld aan ze kunt verstrekken.
Distributie van contant geld
Je kunt medewerkers gewoon wat cash geven om projectkosten mee af te rekenen. Klinkt als de makkelijkste oplossing, maar het blijkt in de praktijk nogal achterhaald en inefficiënt.
Er zitten nu eenmaal risico’s aan werken met contanten. De kans op verlies of diefstal is aanzienlijk en de projectadministratie is een hoop gedoe. Zo moet je alles netjes bijhouden in kasboeken.
Vooral grote organisaties moeten zich daarom afvragen of contant geld nog wel wenselijk is. Het kost bijvoorbeeld veel tijd om cash-voorraden bij verschillende vestigingen te managen. Daarnaast wordt het een steeds grotere opgave om bij te houden wie wat wanneer waaraan heeft uitgegeven.
Individuele bankkaarten
Bankkaarten zijn een goed alternatief voor cash. Ze zijn veel makkelijker te vervoeren dan contant geld, en medewerkers kunnen ze ook gebruiken voor online-aankopen. Kaarten die kwijtraken of worden gestolen, kun je snel blokkeren.
Door strenge eisen van banken kan het echter wat omslachtig zijn om bankpassen voor individuele medewerkers te regelen. Dat geldt voor kleine, middelgrote én grote organisaties. Zelfs directeuren en topmanagers moeten vaak een tijd wachten tot de documentatie- en goedkeuringsprocessen zijn afgerond.
In veel gevallen lukt het bedrijven niet om voldoende betaalkaarten te regelen voor alle sleutelfiguren binnen het project. Zelfs als het lukt, verspil je al veel tijd en energie aan de aanvragen. En dan moet het project nog beginnen!
Voorschotten medewerkers
Personeelsvoorschotten zijn leningen die organisaties aan medewerkers verstrekken om verwachte zakelijke kosten mee te dekken. Vervolgens is het aan de medewerkers om te bewijzen welke daadwerkelijke uitgaven ze hebben gedaan.
Ze krijgen vooraf veel geld en hebben misschien niet alles nodig. Daarom moeten ze heel precies bijhouden hoeveel geld ze uitgeven en waaraan. Geld dat ze overhouden, moeten ze terugbetalen. Meestal binnen een jaar.
Dit systeem creëert niet alleen een onnodige aansprakelijkheid voor medewerkers, maar is ook een last voor financiële teams.
Deze moeten namelijk veel contanten beschikbaar maken voor de voorschotten, waardoor de vrije kasstroom van het bedrijf wordt verminderd.
De extra administratieve taken die het beheer van uitbetalingen en terugbetalingen met zich meebrengen, vormen nóg een extra last voor financieel medewerkers.
Zakelijke prepaid-betaalkaarten
Prepaid kaarten zijn een simpelere en betere oplossing voor het beheer van projectkosten. Ze bieden uitzonderlijke flexibiliteit voor on- en offline betalingen.
Daarnaast geven ze financieel managers optimale controle. Want zij kunnen eenvoudig budgetlimieten instellen en in een paar kliks extra betaaltegoed toevoegen als het nodig is.
Het gebruik van prepaidkaarten vermindert de afhankelijkheid van contant geld. Dit verbetert de veiligheid van medewerkers en verkleint het risico op fraude.
Met SimpledCard geven organisaties eenvoudig zelf bankonafhankelijke Maestro- en Mastercard-prepaidkaarten uit aan medewerkers. De kaarten staan op naam, maar kunnen ook heel makkelijk aan een nieuwe kaarthouder worden toegewezen.
In de app wordt in real time bijgehouden wanneer een transactie met een prepaidkaart wordt gedaan. Daarnaast kunnen finance managers de optie om te pinnen bij geldautomaten via het online platform eenvoudig aan- of uitzetten.
Voor medewerkers was onkosten declareren nog nooit zo makkelijk: binnen een paar seconden uploaden ze een afbeelding van de bon en lichten ze de uitgave toe.
Welke tools voor projectadministratie zijn er?
Er zijn allerlei tools die projectmanagers productiever laten werken door processen te stroomlijnen. Je kunt ze inzetten op drie niveaus: bedrijfsbreed, projectmatig en operationeel.
Boekhoudsoftware & ERP’s
Door boekhoudgegevens van verschillende projecten en afdelingen te bundelen, biedt dit type software controle over de kosten, middelen en processen van een organisatie. Accounting software zorgt voor veilige en beter geïnformeerde besluitvormings-ERP’s, die waardevol zijn voor het hogere management.
Software voor taakbeheer
Met deze software kun je de regie op team- en projectniveau verbeteren. De belangrijkste focus? Het organiseren en prioriteren van de taken die elk project vormen. Voor het middenmanagement biedt de software een kader en organisatiestructuur waarbinnen projecten effectief afgerond kunnen worden.
Software voor onkostenbeheer
Stelt organisaties in staat om kosten van medewerkers, teams, projecten en afdelingen eenvoudig te volgen en te beheersen. Waar bepaalde declaratiesystemen zich primair richten op vergoedingen, bevatten een aantal platforms ook betalingsopties.
Neem contact met ons op over jouw projectadministratie
Benieuwd hoe je SimpledCard eenvoudig binnen jouw organisatie implementeert, zodat medewerkers makkelijker declaraties regelen en je financiële afdeling altijd grip heeft op de projectadministratie?
Onze financieel experts bekijken graag samen met jou welke oplossingen bij je organisatie, wensen en ambities passen.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
