Onkostenvergoeding, reisvergoeding, dagvergoeding, hoe je het ook noemt, al deze termen verwijzen naar declareerbare kosten. En, word je als medewerker gecompenseerd. Dit kan soms verwarrend zijn. Want weet iedereen hoe ze onkosten moeten declareren? Worden deze vergoedingen belast? En niet onbelangrijk, hoe verwerk je onkostenvergoedingen van je personeel?
Gelukkig sta je er niet alleen voor. Hieronder vind je de antwoorden op deze vragen en enkele tips over hoe je onkostenvergoedingen efficiënt regelt binnen jouw organisatie.
Wat is een onkostenvergoeding?
Onkosten zijn kosten die werknemers (moeten) maken voor het uitvoeren van hun functie. Hiervoor ontvangen zij dan een terugbetaling of compensatie. Dit noemt men vaak de onkostenvergoeding.
Voorbeelden van onkosten die werknemers kunnen declareren zijn:
- vergoedingen voor het reizen naar de werkplek en terug naar huis;
- een cursus of studie die zij in het kader van hun functie doen;
- het gebruik van een telefoon van de zaak.
Er zijn zelfs bedrijven die werknemers een onkostenvergoeding bieden om gezond te blijven, waarbij zij de kosten voor hun sportsessies of kleding kunnen declareren.
Het kan per organisatie en type onkosten of een medewerker een tegemoetkoming krijgt, wat vaak het geval is bij kosten voor woon-werkverkeer, of een volledige terugbetaling. Een medewerker moet eerst een declaratie indienen voor de kosten die hij/zij heeft gemaakt, voordat een vergoeding wordt uitbetaald. Dit is een verantwoording van de gemaakte kosten.
Belaste en onbelaste onkosten
Er zijn twee soorten onkostenvergoedingen, belast en onbelast. Bij belaste onkostenvergoedingen worden loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering ingehouden en afgedragen.
Als werkgever zul je je niet vaak met belaste vergoedingen bezig houden. De meest voorkomende onkostenvergoedingen, zoals reiskosten, maaltijden of verblijfskosten, worden namelijk niet als loon aangemerkt.
Waar je vooral rekening mee moet houden als werkgever, is onbelaste onkostenvergoedingen. Deze worden geregeld via de werkkostenregeling (WKR).
De WKR is een fiscale regeling waarbij je je medewerkers onbelaste vergoedingen mag geven, zowel in loon als in natura. De kosten die onder de WKR vallen zijn onder andere:
- personeelsfeesten;
- een deel van de reiskostenvergoeding die boven de € 0,19 p/km valt;
- een fiets van de zaak;
- personeelsgeschenken;
- bedrijfsfitness programma’s.
Deze onbelaste onkostenvergoedingen moeten wel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen. Als deze grens wordt overschreden, moet daarop loonbelasting worden betaald. Meer informatie over de WKR en het percentage van de vrije ruimte vind je op de website van de belastingdienst.
Het efficiënt declareren van gemaakte kosten
Alle gemaakte kosten moeten altijd worden verantwoord, ook wel declareren genoemd. Het is van belang dat bij een declaratie altijd wordt aangegeven wat voor kosten er zijn gemaakt, zodat het op de juiste manier kan worden ingeboekt.
Een foute declaratie kan een bedrijf namelijk nog vele jaren achtervolgen. Bij de belastingdienst wordt een flinke correctie gehanteerd: maandelijkse vergoeding x het aantal werknemers x 12 maanden x 5 jaar.
Bovendien wil je fraude van werknemers voorkomen. Door duidelijke regels en een heldere werkwijze op te stellen, kun je veel problemen, extra werk én kosten voorkomen. Hier lees je hoe je zo’n declaratiebeleid voor je organisatie opstelt.
Er zijn verschillende manieren om onkosten te laten declareren door werknemers:
Vaste onkostenvergoeding
Naast bonnetjes declareren van al gemaakte kosten, is het ook mogelijk om een vaste onkostenvergoeding te geven. Dit kan bijvoorbeeld op basis van de reiskosten van de woonplaats naar de werkplek. De vaste vergoeding wordt dan uitgekeerd bovenop het maandelijkse loon.
✓ Het voordeel hiervan is dat je veel tijd en handmatig werk bespaart.
✗ Wel moet je de hoogte van de vergoeding goed inschatten en regelmatig checken of deze niet te hoog of te laag is, en of deze nog bij de situatie van de werknemer past.
Onkostenvergoeding op declaratiebasis
Dit betekent dat medewerkers na het maken van de kosten, een onkostenvergoeding aanvragen met een bewijs van de kosten, zoals een bon of factuur. Dit gebeurt vaak via een papieren of digitaal declaratieformulier.
✓ Het voordeel hiervan is dat deze kosten niet vooraf ingeschat hoeven te worden en je alleen de gemaakte kosten vergoedt.
✗ Deze kosten variëren en zijn deze dus lastiger te overzien. Je kunt hiervoor een termijn opstellen waarin werknemers na het maken van de kosten moeten declareren.
Werkgever betaalt direct de onkosten
Het is ook mogelijk om medewerkers een betaalkaart vanuit de organisatie aan te bieden, zodat medewerkers zelf nooit kosten zelf hoeven voor te schieten. De declaratie gaat via een gekoppelde app.
✓ Medewerkers hoeven niet uit eigen zak voor te schieten, wat ook minder werk voor het finance team oplevert, omdat je de declaraties niet handmatig hoeft te matchen.
✗ Er is voor deze optie wel vertrouwen in medewerkers nodig, aangezien het geld is al uitgegeven voordat de declaratie is gedaan.
Het digitaliseren van onkostenvergoedingen
Zoals in het laatste voorbeeld beschreven, is het ook mogelijk om het volledige onkostenproces te digitaliseren. Wanneer je als organisatie vaker te maken hebt met onkostenvergoedingen, is dit de eenvoudigste oplossing.
[ tekst gaat verder onder de afbeelding ]
Digitale betaalkaart met declaratie-app
Een van de meest efficiënte digitale oplossingen is het aanbieden van een zakelijke prepaid betaalkaart met daarop een bepaald budget dat de werknemer kan uitgeven. Dit kan een vaste onkostenvergoeding per maand zijn, of je bepaald dit aan de hand van activiteiten of projecten. Het budget op de kaart kan automatisch maandelijks worden opgewaardeerd of aangevuld tot een specifiek bedrag.
Deze prepaid kaarten zijn gekoppeld aan een declaratie-app. Alle transacties die met de kaart worden gedaan, zijn dan automatisch aan een verantwoording gekoppeld. Het proces is simpel: de werknemer maakt een foto van de bon en voegt in de app alleen nog een beschrijving, btw-tarief en kostensoort/plaats toe. Dit scheelt een hoop handmatig werk.
Alle bonnen die worden geüpload worden ook digitaal bewaard. Het komt sowieso nog maar weinig voor dat organisaties fysieke bonnen van maaltijden en reiskosten bewaren. Maar bij een oplossing als die van SimpledCard worden deze minstens zeven jaar voor je bewaard in het systeem.
Het declareren van onkosten wordt op deze manier een stuk sneller en gemakkelijker voor medewerkers. Los daarvan heb je zelf als finance team volledige controle over en inzicht in de onkosten. Het hele proces is zo voor alle teams volledig gestroomlijnd.
Wil jij onkostenvergoedingen digitaliseren binnen je organisatie? Tijdens een demo laat één van onze experts je de app en het Card Management Systeem zien. Bepaal samen wat de voordelen zijn voor je organisatie wanneer je de verantwoording van onkosten digitaliseert.
Door Christel Heije
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
