Onkostenvergoeding, reisvergoeding, dagvergoeding, hoe je het ook noemt, al deze termen verwijzen naar declareerbare kosten. Onkosten maken hoort bij het werk, maar hoe regel je de vergoeding daarvan? Weet iedereen hoe ze onkosten moeten declareren? Zijn die vergoedingen belast? En hoe zorg je ervoor dat alles soepel en correct wordt verwerkt?
Gelukkig sta je er niet alleen voor. Hieronder vind je de antwoorden op deze vragen en enkele tips over hoe je onkostenvergoedingen efficiënt regelt binnen jouw organisatie.
Wat is een onkostenvergoeding?
Onkosten zijn kosten die werknemers (moeten) maken voor het uitvoeren van hun functie. Hiervoor ontvangen zij dan een terugbetaling of compensatie. Dit noemt men vaak de onkostenvergoeding.
Voorbeelden van onkosten die werknemers kunnen declareren zijn:
- vergoedingen voor het reizen naar de werkplek en terug naar huis;
- een cursus of studie die zij in het kader van hun functie doen;
- het gebruik van een telefoon van de zaak.
Er zijn zelfs bedrijven die werknemers een onkostenvergoeding bieden om gezond te blijven, waarbij zij de kosten voor hun sportsessies of kleding kunnen declareren.
Het kan per organisatie en type onkosten of een medewerker een tegemoetkoming krijgt, wat vaak het geval is bij kosten voor woon-werkverkeer, of een volledige terugbetaling. Een medewerker moet eerst een declaratie indienen voor de kosten die hij/zij heeft gemaakt, voordat een vergoeding wordt uitbetaald. Dit is een verantwoording van de gemaakte kosten.
Onbelaste onkostenvergoedingen
Er zijn twee soorten onkostenvergoedingen, belast en onbelast. Bij belaste onkostenvergoedingen worden loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering ingehouden en afgedragen.
Als werkgever zul je je niet vaak met belaste vergoedingen bezig houden. De meest voorkomende onkostenvergoedingen, zoals reiskosten, maaltijden of verblijfskosten, worden namelijk niet als loon aangemerkt.
Waar je vooral rekening mee moet houden als werkgever, is onbelaste onkostenvergoedingen. Deze worden geregeld via de werkkostenregeling (WKR).
De WKR is een fiscale regeling waarbij je je medewerkers onbelaste vergoedingen mag geven, zowel in loon als in natura. De kosten die onder de WKR vallen zijn onder andere:
| Reiskostenvergoeding | Tot €0,21 per kilometer (per 2024) belastingvrij. |
| Maaltijden bij overwerk | Alleen belastingvrij als het voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst. |
| Thuiswerkvergoeding | In 2024 bedraagt de belastingvrije thuiswerkvergoeding €2,35 per dag. |
Deze onbelaste onkostenvergoedingen moeten wel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen. Als deze grens wordt overschreden, moet daarop loonbelasting worden betaald.
Belaste onkostenvergoedingen
Indien een vergoeding niet binnen de WKR past, wordt deze als loon beschouwd en moet er loonbelasting over worden betaald. Dit geldt bijvoorbeeld voor:
- Bonussen of gratificaties die worden uitgekeerd als ‘onkostenvergoeding’.
- Kosten voor persoonlijke uitgaven, zoals privé-aankopen via een zakelijke rekening.
Om onverwachte belastingheffingen te voorkomen, is het essentieel om een duidelijk beleid op te stellen over welke vergoedingen belastingvrij zijn en welke niet.
Het efficiënt declareren van gemaakte kosten
Alle gemaakte kosten moeten altijd worden verantwoord, ook wel declareren genoemd. Het is van belang dat bij een declaratie altijd wordt aangegeven wat voor kosten er zijn gemaakt, zodat het op de juiste manier kan worden ingeboekt.
Een foute declaratie kan een bedrijf namelijk nog vele jaren achtervolgen. Bij de belastingdienst wordt een flinke correctie gehanteerd: maandelijkse vergoeding x het aantal werknemers x 12 maanden x 5 jaar.
Bovendien wil je fraude van werknemers voorkomen. Door duidelijke regels en een heldere werkwijze op te stellen, kun je veel problemen, extra werk én kosten voorkomen. Hier lees je hoe je zo’n declaratiebeleid voor je organisatie opstelt.
Er zijn verschillende manieren om onkosten te laten declareren door werknemers:
Vaste onkostenvergoeding
Naast bonnen declareren van al gemaakte kosten, is het ook mogelijk om een vaste onkostenvergoeding te geven. Dit kan bijvoorbeeld op basis van de reiskosten van de woonplaats naar de werkplek. De vaste vergoeding wordt dan uitgekeerd bovenop het maandelijkse loon.
✓ Het voordeel hiervan is dat je veel tijd en handmatig werk bespaart.
✗ Wel moet je de hoogte van de vergoeding goed inschatten en regelmatig checken of deze niet te hoog of te laag is, en of deze nog bij de situatie van de werknemer past.
Onkostenvergoeding op declaratiebasis
Dit betekent dat medewerkers na het maken van de kosten, een onkostenvergoeding aanvragen met een bewijs van de kosten, zoals een bon of factuur. Dit gebeurt vaak via een papieren of digitaal declaratieformulier.
✓ Het voordeel hiervan is dat deze kosten niet vooraf ingeschat hoeven te worden en je alleen de gemaakte kosten vergoedt.
✗ Deze kosten variëren en zijn deze dus lastiger te overzien. Je kunt hiervoor een termijn opstellen waarin werknemers na het maken van de kosten moeten declareren.
Werkgever betaalt direct de onkosten
Het is ook mogelijk om medewerkers een betaalkaart vanuit de organisatie aan te bieden, zodat medewerkers zelf nooit kosten zelf hoeven voor te schieten. De declaratie gaat via een gekoppelde app.
✓ Medewerkers hoeven niet uit eigen zak voor te schieten, wat ook minder werk voor het finance team oplevert, omdat je de declaraties niet handmatig hoeft te matchen.
✗ Er is voor deze optie wel vertrouwen in medewerkers nodig, aangezien het geld is al uitgegeven voordat de declaratie is gedaan.
Het digitaliseren van onkostenvergoedingen
Zoals in het laatste voorbeeld beschreven, is het ook mogelijk om het volledige onkostenproces te digitaliseren. Wanneer je als organisatie vaker te maken hebt met onkostenvergoedingen, is dit de eenvoudigste oplossing.
[ tekst gaat verder onder de afbeelding ]
Digitale betaalkaart met declaratie-app
Een van de meest efficiënte digitale oplossingen is het aanbieden van een zakelijke prepaid betaalkaart met daarop een bepaald budget dat de werknemer kan uitgeven. Dit kan een vaste onkostenvergoeding per maand zijn, of je bepaald dit aan de hand van activiteiten of projecten. Het budget op de kaart kan automatisch maandelijks worden opgewaardeerd of aangevuld tot een specifiek bedrag.
Deze prepaid kaarten zijn gekoppeld aan een declaratie-app. Alle transacties die met de kaart worden gedaan, zijn dan automatisch aan een verantwoording gekoppeld. Het proces is simpel: de werknemer maakt een foto van de bon en voegt in de app alleen nog een beschrijving, btw-tarief en kostensoort/plaats toe. Dit scheelt een hoop handmatig werk.
Alle bonnen die worden geüpload worden ook digitaal bewaard. Het komt sowieso nog maar weinig voor dat organisaties fysieke bonnen van maaltijden en reiskosten bewaren. Maar bij een oplossing als die van SimpledCard worden deze minstens zeven jaar voor je bewaard in het systeem.
Het declareren van onkosten wordt op deze manier een stuk sneller en gemakkelijker voor medewerkers. Los daarvan heb je zelf als finance team volledige controle over en inzicht in de onkosten. Het hele proces is zo voor alle teams volledig gestroomlijnd.
Wil jij onkostenvergoedingen digitaliseren binnen je organisatie? Tijdens een demo laat één van onze experts je de app en het Card Management Systeem zien. Bepaal samen wat de voordelen zijn voor je organisatie wanneer je de verantwoording van onkosten digitaliseert.
Door Christel Heije
FAQ
Welke kosten mogen werkgevers belastingvrij vergoeden?
Werkgevers mogen onder de Werkkostenregeling (WKR) bepaalde kosten belastingvrij vergoeden, zoals reiskosten (€0,21 per km), thuiswerkvergoeding (€2,35 per dag) en zakelijke maaltijden. Controleer altijd de meest recente regels van de Belastingdienst.
Hoe werkt de werkkostenregeling (WKR) bij onkostenvergoedingen?
De WKR bepaalt welke onkostenvergoedingen belastingvrij zijn. Werkgevers krijgen een vrije ruimte (percentage van de loonsom) om onkosten belastingvrij te vergoeden. Overschrijd je die ruimte, dan betaal je 80% belasting over het extra bedrag.
Hoe voorkom je fouten bij onkostenvergoedingen?
Veelgemaakte fouten zijn ontbrekende bonnen, onjuiste btw-aftrek en het verkeerd toepassen van de WKR. Een duidelijk declaratiebeleid en een digitaal declaratiesysteem helpen fouten te minimaliseren.
Hoe digitaliseer je het declaratieproces?
Met een digitaal declaratiesysteem kunnen medewerkers hun uitgaven eenvoudig indienen, worden goedkeuringen versneld en voorkom je administratieve fouten. Automatisering bespaart tijd en verhoogt de controle op vergoedingen.
Hoe lang moet je onkostendeclaraties bewaren?
Volgens de Belastingdienst moeten bedrijven financiële administratie, inclusief declaraties, minimaal 7 jaar bewaren. Dit voorkomt problemen bij een belastingcontrole.
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
