Ook in deze digitale tijden werken veel ondernemers nog met een bescheiden voorraad contant kasgeld. Dat kleine kassen nut hebben, is zonneklaar. Maar aan de huidige vorm kleven ook nadelen.
De grootste uitdaging rond kasgeld: de administratie op orde houden. En dat valt nog niet mee met kasgeld.
Wat is kasgeld?
Kasgeld, ook wel de kleine kas genoemd. is een beperkte voorraad contant geld die je op locatie voorhanden houdt om kleine, ad-hoc aankopen mee af te rekenen.
Ook in een tijd waarin contactloos betalen en mobile payments de wereld in rap tempo veroveren, werken veel bedrijven en organisaties er nog altijd mee.
Best logisch, want dan hoeven medewerkers kleine zakelijke uitgaven niet uit eigen zak voor te schieten. Bijvoorbeeld wanneer ze een verjaardagscadeau voor een collega kopen of even snel wat kantoorartikelen oppikken voor het team.
Waar wordt kasgeld gebruikt?
Van verenigingen tot stichtingen en van het mkb tot (semi-)overheid: kasgeld is in allerlei soorten organisaties terug te vinden.
In het algemeen werkt kasgeld het beste bij organisaties met minder dan vijftig medewerkers of maximaal tien afdelingen die regelmatig beperkte bedragen nodig hebben.
Vaak wordt kasgeldbeheer gedaan door iemand die daarvoor is aangesteld. Dat kan een penningmeester zijn, maar ook vrijwilliger die de verantwoordelijkheid op zich neemt.
De principes achter de kleine kas zijn vrijwel overal hetzelfde, maar elke branche en elke organisatie heeft zo zijn eigen uitdagingen als het om geldbeheer gaat. We lichten er een paar voor je uit:
❯ Retail
Op plekken waar dagelijks kassa’s rinkelen, wordt nog vaak een kas gebruikt. In de retail bijvoorbeeld, waar winkelmanagers regelmatig kleine bedragen nodig hebben om de boel te runnen.
Dan wil je natuurlijk voorkomen dat daar contanten uit de kassa voor worden gebruikt.
Zoals bij pizzaketen Domino’s, waar shop- en regiomanagers kleine uitgaven doen (of goedkeuren) voor individuele vestigingen. Daarbij gaan regelmatig contante bedragen van hand tot hand.
Om meer grip op de vele kassen en dus kasgeld te krijgen, ging Domino’s op zoek naar een landelijke oplossing
❯ Zorg
Van geestelijke zorginstellingen tot thuiszorg en van medische klinieken tot verzorgingstehuizen: ook in de zorg is kasgeld nog altijd alive and kicking.
Natuurlijk, er worden ook in deze branche stappen gezet richting cashless-organisaties. Maar dat wil niet zeggen dat alle medewerkers, patiënten en bezoekers daar al helemaal klaar voor zijn.
Even snel een cadeautje halen voor het jubileum van een collega, een setje postzegels nodig of cliënten van hun dagbudget voorzien? Dan komen die contanten toch weer mooi van pas.
En dan maar hopen dat de zorgmedewerkers de administratie netjes bijhouden. Met name bij zelfsturende teams is dit een extra zorg. Bovenop de échte zorg.
❯ Kinderopvang
Bij een kinderopvang moet op de kleintjes worden gelet, en niet alleen op alle minimensen die hier rondrennen.
Aan kasgeld kunnen medewerkers óók hun handen vol hebben. Zeker als de kinderopvang of buitenschoolse opvang onderdeel is van een overkoepelende organisatie.
Zo kregen de 25 individuele vestigingen van BSO Zus en Zo elke week een envelop met contanten en leverden de kasgeldbeheerders aan het einde van de week (hopelijk) alle bonnetjes en het wisselgeld in.
Veel gedoe, tijdrovend en foutgevoelig. Dat kon dus beter.
❯ Onderwijs
Nattevingerwerk, zakelijke stortingen naar privérekeningen en onduidelijkheid rond tekorten of overschotten. Dat klinkt als een recept voor boekhoudkundige rompslomp.
Toch zijn het geen ongebruikelijke scenario’s rond excursies en/of (buitenlandse) reizen die middelbare en basisscholen voor leerlingen organiseren.
In de praktijk komt het nog regelmatig voor dat het schoolbestuur een voorschot overmaakt naar de privérekening van personeelsleden die betrokken zijn bij het uitje.
Bij terugkomst wordt de balans opgemaakt en moet er geld worden teruggestort of bijbetaald. Dit leidt tot extra handelingen, en dus een grotere kans op fouten.
Stichting Carmelcollege kan erover meepraten. De organisatie verzorgt het onderwijsaanbod voor ruim 50 schoollocaties in Nederland en zocht een veilig alternatief voor het onoverzichtelijke en inefficiënte voorschotsysteem.
4 tips om je kasgeld te beheren
Gebruik je al een kas en kasgeld of overweeg je er een te starten? Zorg dan dat deze netjes wordt beheerd. Zo verklein je de kans op tekorten of onregelmatigheden. Door fouten, fraude of onzorgvuldigheid bijvoorbeeld.
1. Maak iemand verantwoordelijk voor het kasgeld
Of je organisatie nu één kas heeft of meerdere, zorg dat er per potje kasgeld een hoofdverantwoordelijke is. Deze kan zelf kasgeld uit de kas nemen of bedragen aan collega’s uitkeren. Daarnaast houdt hij/zij de administratie bij.
2. Zorg voor duidelijk beleid
Onder welke voorwaarden mag de kas worden aangesproken? Wat is het maximale bedrag voor kleine contante uitbetalingen? Wie is er verantwoordelijk voor de bonnetjes? Zomaar wat afspraken waarmee je misverstanden of zelfs misbruik kunt voorkomen.
3. Registreer álle uitgaven en inkomsten
Hoe klein het bedrag ook is, zorg dat wordt bijgehouden wie wat wanneer heeft ontvangen en met welke reden. Registreer je dit netjes, dan weet je ook van welke uitgaven er nog bonnetjes ontbreken aan het einde van de maand. Zo houdt de verantwoordelijke meer grip op het kasgeldbeheer.
4. Evalueer kasgebruik regelmatig
Wil je er zeker van zijn dat kasgeld op de juiste manier wordt benut, dan zul je het gebruik ervan moeten evalueren. Neem bijvoorbeeld elk kwartaal de administratie door. Zijn er opvallende uitgaven geweest, is alles netjes geregistreerd en zijn er uitgavenpatronen die extra aandacht verdienen?
Overstappen van kleine kas naar pas
Zorgt de kas en dus kasgeld voor administratieve onrust en kost geldbeheer je financiële team veel tijd en moeite? Dan is het misschien tijd om te stoppen met contanten.
Dat wil niet zeggen dat je kas en kasgeld in z’n geheel verdwijnt. In plaats van wisselgeld, bonnetjes en mondelinge afspraken, kun je kiezen voor prepaid betaalkaarten, een declaratie-app en een overzichtelijk digitaal beheerplatform.
SimpledCard biedt zo’n alles-in-een-oplossing, waarmee je zakelijk uitgavenbeheer eenvoudig naar een hoger plan tilt. Met deze gebruiksvriendelijke dienst verloopt de registratie, verantwoording en controle van transacties namelijk 100% digitaal.
Medewerkers zullen de overstap moeiteloos maken, want zij weten natuurlijk al precies hoe een bankpas werkt. Daarnaast kunnen ze voortaan eenvoudig bonnetjes uploaden via hun smartphone en in een paar kliks hun uitgaven verantwoorden.
Financiële teams hebben altijd real time-inzicht, en passen het saldo en de limieten van de betaalkaarten in no-time aan. Zo houden ze eenvoudig grip op uitgaven, neemt administratieve rompslomp af en besparen ze zichzelf en collega’s veel tijd.
Neem contact met ons op over je kasgeldbeheer
Benieuwd hoe je de kas en kasgeld vervangt en SimpledCard eenvoudig binnen jouw organisatie implementeert? zodat medewerkers makkelijker declaraties regelen en je financiële afdeling snel grip krijgt op kleine zakelijke uitgaven?
Onze financieel experts bekijken graag samen met jou welke oplossingen bij je organisatie, wensen en ambities passen.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
