Het verhogen van de productiviteit door middel van een declaratie app is belangrijk voor het succes van een organisatie. Je wilt de tijd van je medewerkers optimaal inzetten voor taken waarmee bedrijfsdoelstellingen worden gehaald. Als een groot deel van hun werkdag wordt besteed aan werk dat gemakkelijk kan worden geautomatiseerd, is dit zonde van de tijd en geld.
Denk ook aan de situatie waarin het finance team een groot deel van de maand besteedt aan het achterna zitten van medewerkers voor onvolledige declaraties. Of bezig is met het sorteren van de bonnen en het controleren van transacties. Het finance team kan op die manier zelf niet optimaal functioneren.
Denk ook aan de situatie waarin het finance team een groot deel van de maand besteedt aan het achterna zitten van medewerkers voor onvolledige declaraties. Of bezig is met het sorteren van de bonnen en het controleren van transacties. Het finance team kan op die manier zelf niet optimaal functioneren.
Is het mogelijk om uitgaven te automatiseren?
Laten we eerst kijken waarom je uitgaven zou moeten automatiseren. Wanneer je medewerkers zakelijke uitgaven uit eigen zak betalen, moet je deze natuurlijk terug betalen. Met een zakelijke creditcard of een prepaid kaart, vermindert dat al een deel van het papierwerk.
Als je passen aan werknemers verstrekt, kun je mogelijk tijd besparen in het restitutieproces omdat je de transactiegegevens al direct ziet. Maar daarmee is het niet gedaan. Als bedrijf ben je wettelijk verplicht om verantwoording af te leggen over de kosten. Bijvoorbeeld:
1. Je kunt geen btw terugvorderen als je niet kunt bewijzen dat je deze hebt betaald;
2. Je kunt je inkomstenbelasting niet goed afhandelen, wanneer je niet kunt aantonen dat de gemaakte kosten echte bedrijfskosten waren.
Om je kosten te verantwoorden, heb je dus de bon nodig en een positieve match met een daadwerkelijk uitgevoerde transactie. Dus op welke manier werknemers ook betalen voor zakelijke uitgaven, je zult deze informatie steeds moeten verzamelen. En, welk moment is beter voor het verzamelen van die informatie dan direct na de daadwerkelijke transactie? Daar komt een mobiele declaratie app dan handig van pas.
Met zo’n applicatie houdt je de bonnen bij in de app en verantwoord er meteen de uitgaven mee. En niet geheel onbelangrijk, medewerkers krijgen de bedragen terugbetaald die ze uit eigen zak hebben voorgeschoten.
Veel bedrijven lijken dit nog steeds op een ouderwetse manier te organiseren. En dat in een tijd waarin we alles, van boodschappen tot taxi’s, met een paar kliks kunnen bestellen via onze telefoon. Juist daarom winnen mobiele declaratie apps snel terrein en helpen zo de productiviteit van je organisatie te verhogen.
Wat zijn mobiele declaratie apps?
Met mobiele declaratie apps kunnen werknemers eenvoudig onkostendeclaraties indienen met hun mobiele telefoon. Ze kunnen gemakkelijk de kassabon toevoegen, een verantwoording invullen en deze ter goedkeuring verzenden. Dit zorgt er ook voor dat ze nooit een restitutie mis lopen, omdat ze de bon vergeten zijn of hun declaratie niet hebben ingediend.
De finance manager ontvangt na de declaratie een melding en kan deze controleren en er vervolgens een beslissing over nemen. De app houdt alles overzichtelijk bij. Het finance team kan restituties daarom snel verwerken en onkosten in een mum van tijd controleren.
Hoe kun je onkosten declareren via een mobiele app?
Mobiele declaratie apps helpen ook om de verantwoording simpeler te maken van uitgaven die zijn gedaan met betaalkaarten van de organisatie. Was de aankoop in de supermarkt met de zakelijke pinpas een persoonlijke of zakelijke uitgave? De medewerker kan bijvoorbeeld de bon uploaden waarop staat dat hij artikelen heeft gekocht om de koffie op kantoor aan te vullen.
Onkosten declareren via een app is vaak heel eenvoudig. Zodra een kaarttransactie is uitgevoerd, fotografeert de kaarthouder de bon via de app en vult vervolgens de toelichting in. In de verantwoording selecteer je het btw tarief en kostensoort om de declaratie te voltooien en in te dienen.
Welke voordelen bieden mobiele declaratie apps?
Ook de medewerkers hebben het baat bij een mobiele declaratie app. Ze hoeven zich geen zorgen te maken over niet teruggekregen voorschotten of kwijtgeraakte bonnen. Ze hebben met een app de flexibiliteit om altijd en overal declaraties in te dienen.
Finance managers hebben op deze manier het voordeel dat ze de kosten veel sneller kunnen verwerken. Nadat alle taken zijn uitgevoerd, zoals het matchen van btw-tarieven, bonnen en kostenplaatsen en soorten, kunnen ze sneller overgaan tot de analyse. De app zorgt ervoor dat er altijd een gedetailleerd overzicht is, waarmee het controle werk beter uit te voeren is.
Dit geeft beter zicht op het totaal van de gemaakte onkosten door medewerkers. Het toont daarnaast aan waar verbeteringen nodig zijn. Zijn de brandstofkosten van een medewerker aanzienlijk gestegen ten opzichte van de vorige maand? Of besteden medewerkers meer dan het beraamde dagbudget aan reizen?
Als al deze gegevens worden gecentraliseerd en handig weergegeven, wordt het bijhouden van de zakelijke uitgaven veel gemakkelijker. Hierdoor kunnen finance managers alle onkosten goed bijhouden zonder om te komen in een berg papierwerk.
Waar moet je op letten bij een mobiele declaratie app?
Idealiter stelt de gekozen oplossing voor uitgavenbeheer je in staat om prepaid pinpassen aan medewerkers uit te geven. Dit bevordert namelijk beter inzicht in uitgaven en beperkt de gevallen waar werknemers zakelijke uitgaven moeten voorschieten. Bovenal hoef je transacties niet meer handmatig te matchen met de juiste bonnen.
De app moet natuurlijk gebruiksvriendelijk zijn voor de medewerkers. De mogelijkheid om foto’s te maken van bonnen is wel een must. Net als de optie om een verantwoording toe te kunnen voegen. Liever niet alleen met een eigen beschrijving. Het beste is als je vooraf gedefinieerde labels kunt gebruiken, die overeenkomen met je kostensoorten en plaatsen. De app moet daarnaast bonnen aan transacties kunnen koppelen, zodat er geen mismatch ontstaat.
Ook de beveiliging van de gegevens moet gewaarborgd zijn. Je bent, afhankelijk van het land, verplicht om de gegevens en bonnen onveranderd te bewaren voor 5 of 10 jaar. Stel je voor dat door een incident in je archief alle kwitanties verloren zouden gaan. In de meeste gevallen is een beheersysteem in de cloud dan veel veiliger zijn dan een ouderwets archief.
Bij het zoeken naar een oplossing moet je ook kijken of een naadloze integratie met je boekhoudprogramma mogelijk is. Sommige oude onkosten-apps sturen alleen een samenvattende e-mail naar het finance team. Niemand wil dat allemaal handmatig in het boekhoudprogramma invoeren. Informeer dus op tijd naar de manier waarop de gegevens digitaal uitgewisseld kunnen worden.
Kies de beste declaratie app voor je bedrijf
Er is zeker geen gebrek aan declaratie apps. Van eenvoudige oplossingen voor het bijhouden van uitgaven tot apps met talrijke functies die gebruikers de controle over hun betaalkaarten geven. Kies er een die de meeste waarde voor jouw bedrijf oplevert. De app moet je helpen een betere controle over de uitgaven te krijgen en de productiviteit in de hele organisatie verhogen.
SimpledCard biedt meer functionaliteit dan de meeste oplossingen voor uitgavenbeheer. Het stelt organisaties in staat om bankonafhankelijke betaalkaarten uit te geven aan medewerkers, teams of afdelingen. De prepaid Maestro- en Mastercard kaarten worden wereldwijd geaccepteerd.
Finance managers kunnen het budget en de uitgavenlimieten in real time controleren. Ze kunnen bonnen en verantwoordingen bekijken vanuit één dashboard. Het is zelfs mogelijk om specifieke regels in te stellen voor het automatisch aanvullen van budgetten op de betaalkaarten. Dit alles gebeurt via het SimpledCard Card Management Systeem dat rechtstreeks in een ERP- of boekhoudsysteem kan worden geïntegreerd.
Voor medewerkers biedt de mobiele declaratie app veel flexibiliteit. Ze kunnen de SimpledCard-app op elke smartphone en tablet installeren om direct toegang te krijgen tot hun transactiegeschiedenis. De app geeft alle details van de toegewezen kaart weer en faciliteert het directe indienen van een declaratie.
Wanneer medewerkers een betaling doen via de SimpledCard kaart, ontvangen ze een pushmelding op hun device. De medewerker kan de bon dan via de app fotograferen. Deze wordt automatisch aan de transactie gekoppeld. Hij of zij kan dan de verantwoording van de uitgave toevoegen, de btw en de kostensoort selecteren alvorens deze in te dienen.
Het hele proces is zo voor iedereen gestroomlijnd. Daardoor wordt het niveau van controle en productiviteit van je medewerkers tijdens hun werktijd significant verhoogd.
Laat een van onze experts je de app en het Card Management Systeem van SimpledCard zien. Boek een eerste consult en bepaal samen wat de voordelen zijn voor jouw organisatie en medewerkers.
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
