Touroperators, luchtvaartmaatschappijen en reisbureaus bevinden zich momenteel in het hoogseizoen. Veel zakelijke uitgaven en declaraties in deze sector vinden nog plaats op de oude manier. Zo gaan medewerkers in zowel in binnen- als buitenland op stap met een corporate creditcard, contant geld van de zaak en schieten desnoods privé voor.
In enkele gevallen wordt alles nog bijgehouden in een kasboek. De financiële afdeling heeft er een dagtaak aan om zakelijke uitgaven te stroomlijnen en maandelijks kloppend te krijgen. Declareren in de reisbranche is nog altijd een hoop werk.
Hoogseizoen voor declaraties
Zakelijk uitgaven en declaraties in de reisbranche vinden op tal van niveaus en op verschillende momenten plaats. Juli en augustus zijn voor deze branche de drukste maanden, maar het leeuwendeel van de zakelijke uitgaven wordt in het voorjaar gedaan.
Steekproefsgewijs wordt gecontroleerd op fraude en misbruik.
Door alle activiteiten rondom campings, hotels en vakantieparken zijn er zo veel uitgaven door werknemers, dat het niet meer te controleren is. Worden de bonnen goed bewaard, wie heeft nu weer de creditcard, is het kasgeld wel genoeg, wat doen we in geval van nood en waar zijn alle bonnetjes gebleven?
Piekmomenten in de branche op het gebied van zakelijk, maar vooral noodzakelijke uitgaven van werknemers, is een administratieve aanslag op de financiële afdeling. Uitgaven bewaken en controle houden tijdens het hoogseizoen is topsport.
Zorgeloos en cashless onderweg
Inkopers in de reisbranche zijn regelmatig op pad om nieuwe locaties te bekijken, hotels en campings te ontdekken, beurzen te bezoeken en hoogstpersoonlijk cultuur op te snuiven om zodoende het aanbod te verbeteren.
Dit vraagt uiteraard om de nodige uitgaven. Bij het inpakken van de koffer gaat daarom een corporate credit card mee. Soms nog een envelop met contant geld.
Cabinepersoneel, piloten en buschauffeurs nemen een cocktail aan betalingsmiddelen mee op reis om zakelijk onkosten te dekken.
Op hoofdkantoren van touroperators en vakantieaanbieders wordt door de marketingafdeling en de office manager op tal van manier uitgaven gedaan. Piloten kampen al met bergen papierwerk voor en na een vlucht en vooral na een vertraging.
Declaraties zouden op de automatische piloot moeten. Creditcards op naam van één persoon worden door meerdere werknemers gebruikt. Of er wordt privé voorgeschoten.
Turbulentie bij finance
De reis- en hospitality branche profiteert goed van de aantrekkende economie en de ruimere knip van consumenten.
Door de toenemende activiteiten en zakelijke personeelsuitgaven wordt het voor de financiële afdeling elke maand een uitdaging om inzicht te krijgen in de creditcardtransacties, bonnen uit te zoeken en handmatig in te voeren. Ook voor de werknemers kost het veel tijd om de bonnen te verzamelen en formulieren in te vullen.
Om kosten te drukken worden creditcards toegewezen aan een handvol mensen.
De realiteit is echter dat de creditcards met pincode onderling worden uitgeleend en niet inzichtelijk is wie verantwoordelijk is voor welke transactie.
Declareren in de reisbranche: er is geen tijd voor vertraging!
Met SimpledCard geeft een reisorganisatie of touroperator zelf bankonafhankelijk betaalpassen en creditcards uit en wijst deze toe aan medewerkers of teams.
Denk aan chauffeurs van touringcarbedrijven die de prepaid creditcard inzetten om onnodig oponthoud te voorkomen of teams op campings en hotels die voor tal van activiteitenprogramma’s uitgaven moeten doen.
Bij onvoldoende saldo op de betaalpas, wordt met één druk op de knop het bedrag op de pas verhoogd, zodat in geval van nood niemand strandt. Dat maakt voorschieten overbodig.
De financieel verantwoordelijke bepaalt de bestedingsruimte per team, werknemer en afdeling en grijpt in waar nodig.
Alles-in-één oplossing voor de reisbranche
Er zijn verschillende aanbieders van declaratie oplossingen in de reisbranche waarbij het gros zich beperkt tot enkel een mobiele app.
Dat lost echter een deel van het declaratie drama op. SimpledCard biedt een totaalpakket bestaande uit onder andere aansluiting op de boekhouding, de mobiele app, maar ook bankonafhankelijke prepaid passen, waardoor een einde gemaakt wordt aan de wildgroei corporate creditcards en voorschotten.
Wanneer een werknemer de SimpledCard betaalpas gebruikt, wordt gevraagd een foto van de bon te maken, kostenplaats of projectnummer in te voeren en dit naar de financiële afdeling te verzenden.
Alle transacties en bonnen worden automatisch gekoppeld en zijn online inzichtelijk voor zowel de kaarthouder als de beheerder.
Grip op het financiële verkeer
Dankzij SimpledCard fungeert de financiële afdeling als verkeerstoren en weet al het financieel verkeer, waaronder alle zakelijke uitgaven probleemloos de juiste richting op te navigeren. Dat geeft een gevoel van grip en controle. Declareren in de reisbranche, eenvoudig gemaakt door SimpledCard.
Benieuwd naar wat SimpledCard voor uw bedrijf kan betekenen? Neem contact met op met ons team en kijk wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
