Van jubileumcadeau tot beursbezoek en kantoorbenodigdheden: medewerkers maken kosten ten bate van je organisatie. Handig? Ja! Foutgevoelig? Meestal ook. Dat is waarom iedere organisatie een declaratiereglement nodig heeft.
Situaties verschillen, voorkeuren veranderen, richtlijnen en (ongeschreven) regels zijn niet bij iedereen bekend.
Daardoor betaalt de één rekeningen uit de kleine kas, leent een ander de zakelijke creditcard en schieten sommige medewerkers zelf voor. Die laatsten willen hun geld dan wel terugzien. Reden genoeg om in een declaratiereglement vast te leggen wat medewerkers op kosten van de zaak mogen regelen, voorschieten of aanschaffen.
Want collega’s die hun eigen knip trekken weten dan precies wat je vergoedt. En je finance-team zit nooit in zijn maag met onduidelijke of (te) hoge kostenclaims. Wel zo duidelijk dus.
In dit artikel leggen we uit hoe je zo’n beleid voor declaraties opstelt
Of download het gratis declaratiebeleid als template voor jouw declaratieprocedure.
Declaratiereglement: je uitgaven onder controle
Als iedereen precies weet wat gedeclareerd mag worden en onder welke voorwaarden, voorkom je veel gedoe.
Duidelijke regels geven collega’s houvast en verkleinen de kans op discussies achteraf. Met een overzichtelijk declaratieproces voorkom je bovendien fouten en kan jouw finance-team efficiënter werken.
Zo verlopen de maandelijkse rapportages een stuk vlotter én krijg je grip op onkosten. Dat scheelt een hoop kopzorgen.
Zo stel je een declaratiereglement op
In een succesvol declaratiereglement vind je vaak dezelfde elementen terug. De belangrijkste vereiste: definieer duidelijk en gedetailleerd. Zo verklein je het ‘grijze gebied’ waarbinnen medewerkers hun eigen invulling kunnen geven aan regels en richtlijnen.
De kans op frustraties verkleinen? Leg medewerkers helder uit:
❯ welke declaraties je (niet) goedkeurt;
❯ hoeveel budget er beschikbaar is;
❯ hoe medewerkers de kosten moeten betalen;
❯ via welke weg ze hun declaratie moeten indienen;
❯ wanneer ze hun terugbetaling kunnen verwachten.
1. Leg uit welke declaraties je (niet) goedkeurt
Een huurauto, zwangerschapscadeau of etentje met relaties: communiceer duidelijk welke onkosten medewerkers kunnen declareren en onder welke voorwaarden.
Je maakt het jezelf en je medewerkers makkelijker door je onkosten te categoriseren. Cluster verschillende kostensoorten bijvoorbeeld onder ‘reizen’, ‘maaltijden’, ‘software’ en ‘kantoorartikelen’.
Het kan ook handig zijn om de uitzonderingen te noemen: de onkosten die medewerkers níet kunnen declareren. Zoals een film op een korte vlucht, of een uurtje sporten in de hotelgym.
2. Maak duidelijk hoeveel budget er beschikbaar is
Je wilt waarschijnlijk niet dat medewerkers tijdens het teamuitje kiezen voor een vijfgangenmenu. Wees dus helder over hoeveel budget er per keer per post uitgegeven mag worden. Zo weet iedereen binnen je organisatie welke grenzen ze moeten respecteren.
Stel realistische budgetten in, zodat medewerkers zich er makkelijk aan kunnen houden. Check daarvoor je uitgavenpatronen en financiële middelen.
Hou ook rekening met de verschillende behoeften van teams. Een salesmanager die vaak met klanten luncht, heeft andere budgetten nodig dan de receptionist of een projectmanager.
Door duidelijk te zijn over budgetten, weet iedereen precies tot welke maximumbedragen zij geld terugkrijgen.
3. Bepaal hoe medewerkers moeten betalen
Wil je het declaratieproces stroomlijnen? Dan moet je ook kritisch naar de betaalmogelijkheden kijken.
Collega’s moeten hun onkosten veilig en efficiënt kunnen afrekenen. Bied ze daarom geschikte betaalmethodes aan.
❯ Uitgaven tijdens een trip – zoals lunch en drankjes – moeten medewerkers soms zelf voorschieten. Het geld krijgen ze later teruggestort.Dit heeft als voordeel dat medewerkers bewuster met hun geld omgaan. Het moet tenslotte uit hun portemonnee komen. Bovendien is het lekker voor de cashflow van je organisatie
Maar er kleven ook nadelen aan. Als medewerkers vaker bedragen moeten voorschieten, kan dat vervelend voor ze worden.
Nog een nadeel: je financiële team heeft minder controle op de onkosten. Ze weten pas wat er is uitgegeven als het declaratieverzoek binnenkomt.
Je kunt zakelijke kosten ook voorschieten aan je medewerkers. Maar dat vergt kasregisters en boekwerk. En daar zit je administratie niet op te wachten!
Als je met voorschotten werkt, is het heel belangrijk dat je je beleid duidelijk communiceert. Zo weten medewerkers goed wat ze wel en niet kunnen declareren, en voorkom je administratieve chaos.
❯ Veel organisaties vragen hun medewerkers om reizen en hotels te boeken via vooraf afgesproken platforms. De kosten worden dan direct aan het bedrijf gefactureerd.
Medewerkers hoeven alleen een motivatie bij hun declaratie te geven.Het nadeel hiervan is dat platforms maar één soort dienst of product aanbieden. Voor overige uitgaven heb je alsnog aanvullende betaalmethodes nodig. En dat levert weer extra administratie op.
❯ Prepaid betaalkaarten zijn erg handig. Je kunt ze automatisch laten ‘bijvullen’ met een vooraf vastgesteld bedrag. Zo weet je zeker dat er nooit meer wordt uitgegeven dan de bedoeling is. Daarnaast kun je de kaarten voor online betalingen gebruiken en zorg je dat collega’s niet met cash rond hoeven te lopen. Wel zo veilig.
Je integreert prepaid betaalkaarten makkelijk in je bestaande boekhoudsysteem. Zo heb je altijd inzicht in je onkosten.
4. Leg de declaratieprocedure uit
Vertel medewerkers hóe ze hun onkosten moeten declareren. Dat gaat bij veel bedrijven handmatig. Medewerkers leveren bonnen aan bij de financiële afdeling, die ze vervolgens goed- of afkeurt. Maar die betaalbewijzen zijn meestal niet genoeg.
Vaak moeten medewerkers aanvullende informatie toevoegen. Waarom ze de uitgave hebben gedaan, bijvoorbeeld. Maak duidelijk welke gegevens nog meer nodig zijn om claims compleet te maken.
Zorg dat je je declaratieprocedure goed uitlegt. Vertel in elk geval:
❯ uit welke stappen een claim bestaat. Hoe lever je bonnen en facturen aan, welke formulier(en) vul je in, etc.
❯ welke uitgavencategorieën je hanteert, en welke extra stappen daar eventueel bijkomen.
❯ waar medewerkers antwoorden op veelgestelde vragen vinden. Dit onderdeel kan groeien naarmate je tegen meer dingen aanloopt.
5. Laat zien hoe de terugboeking verloopt
Voor je medewerkers is het belangrijkste dat ze hun zakelijke kosten terugkrijgen. Maak dus duidelijk hoe je organisatie dit regelt.
Het goedkeuringsproces. Wees duidelijk over de stappen die medewerkers moeten nemen om hun aanvraag geaccordeerd te krijgen. Je kunt hierbij met verschillende goedkeuringsniveaus werken. Bijvoorbeeld gebaseerd op de hoogte van de onkosten.
Een voorbeeld:
❯ Alle uitgaven onder de € 50 worden in je declaratiesysteem direct ‘goedgekeurd’. Voorwaarde is wel dat de ingediende claims compleet zijn.
❯ Onkosten tussen de €50 en € 500 gaan langs een manager of kasbeheerder.
❯ Bedragen boven de € 500 moeten naar de managing director. Of zelfs naar de VP, als het om ongeplande bedragen gaat.
Deadlines. Stel vast binnen welke tijdsspanne een claim ingediend moet worden, en communiceer hoe lang het duurt voordat je uitbetaalt. Zo weten medewerkers wat ze zelf moeten doen, en wanneer ze de bedragen op hun rekening kunnen verwachten.
Bonnetje kwijt? En wat als iemand het bonnetje niet meer kan vinden? Bij veel bedrijven mag de medewerker dan zelf een bonnetje aanmaken, aan de hand van een template. Stel hier wel heldere regels voor op. En bepaal wie voor goedkeuring moet tekenen.
Declaratiereglement: best practices
Wanneer je declaratiereglement opstelt, geldt een aantal klassieke principes. We zetten ze hieronder voor je op een rij.
Wees rechtvaardig
Verschillende medewerkers mogen niet verschillend behandeld worden. Zeker niet als ze op hetzelfde salarisniveau werken. Wees dus consistent in de toepassing van je beleid.
Houd het simpel
Het feit dat je ‘beleid’ maakt, betekent niet dat je ineens ingewikkeld-juridisch moet doen. Hou het begrijpelijk en beknopt.
Blijf up-to-date
Tijden veranderen, en je business ook. Je declaratiereglement moet hierin meegroeien. Beleid en budgetten die in tien jaar niet zijn geüpdatet, zijn praktisch onbruikbaar. Update je beleid dus tijdig en pas je budgetten aan volgens de inflatie.
Houd ook bij wat tot wanneer geldig is, en zorg dat iedereen je actuele beleid makkelijk digitaal kan vinden. Bijvoorbeeld op een vaste plek op intranet.
Beter uitgavenbeleid met SimpledCard
Met SimpledCard kun je medewerkers voorzien van zakelijke Mastercard en Maestro kaarten die niet aan een bank zijn gekoppeld. Gebruiken ze de kaart, dan kunnen ze in de app meteen het bonnetje scannen. En hun claim indienen.
Je kunt het SimpledCard-systeem makkelijk aanpassen aan je bestaande beleid. Stel zelf in welke medewerkersgroepen welke budgetten toegekend krijgen. En welk type kosten ze kunnen maken. Medewerkers kunnen dit zelf direct zien in de app. Iedereen weet zo precies welke uitgaven ze kunnen doen – en welke niet.
Definieer rollen om de verschillende verantwoordelijkheden te verdelen. Stel bijvoorbeeld een administrator aan, die de SimpledCard passen uitdeelt. Een kasbeheerder, die de budgetten bepaalt. En een accountant, die ingediende claims goedkeurt. Zo werk je volgens het meer-ogen-principe. Zonder dat je finance-team er extra administratie bij krijgt.
Onze experts hebben bij uiteenlopende organisaties gewerkt. Hierdoor kunnen we je goed helpen bij het opstellen van passend declaratiereglement. En we kunnen adviseren over de implementatie. Zo houd jij je zaken simpel, en krijg je meer grip op je uitgaven.
Neem contact met ons op over je declaratiebeleid
Benieuwd hoe je SimpledCard eenvoudig binnen jouw organisatie implementeert, wat bijdraagt aan een duidelijk declaratiereglement en je financiële afdeling grip krijgt op het uitgavenbeheer?
Onze financieel experts bekijken graag samen met jou welke oplossingen bij je organisatie, wensen en ambities passen.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
