Interview

In gesprek met Peter Fechter van RS Finance
“Het proces vergemakkelijken en het faciliteren van simpele toepassingen zoals declaratie apps en oplossingen neemt frustratie weg.”

Door SimpledCard op 12 mai 2018

Interview – 2 min

Wie bij RS Finance op bezoek gaat, loopt niet alleen bedrijfseconomen en fiscalisten tegen het lijf, ook struikel je daar over de IT-specialisten. Peter Fechter draagt als partner verschillende petten binnen de innovatieve boekhouder. Zo is hij verantwoordelijk voor alle marketingactiviteiten, maar staat hij ook aan het hoofd van de financiële administratie.

SimpledCard vroeg Peter Fechter naar zijn frustraties, dromen en oplossingen binnen het financieel management.

Wat irriteert jou als financieel manager het meest?

“Irritatie is niet het juiste woord, eerder frustratie. Zoals het feit dat ik voor optimale processen afhankelijk ben van andere mensen. Als finance manager heb ik andere prioriteiten dan mijn collega’s. Dan gaat er wel eens wat mis in het proces. Denk aan een declaratie die op het laatste moment nog binnenkomt of dat je op andermans werkzaamheden moet wachten. Vooralsnog is het declaratieproces overzichtelijk, maar het zou een frustratie schelen als iedereen met mij in pas zou lopen,” licht Fechter lachend toe.

Financieel management, weet jij een goede oplossing?

“Belangrijker is om te kijken naar de manier waarop je sommige irritaties bij bepaalde processen weg kan nemen bij collega’s en werknemers. Je moet een proces klein maken en terug brengen. Doen we dat door slim na te denken? En waar liggen al onze belangen en hoe kunnen we deze met elkaar synchroniseren? Een voor de hand liggende oplossing bij veel bedrijven is bijvoorbeeld het automatiseren van het declaratieproces. Er zijn namelijk nog steeds bedrijven waarbij je een declaratieformulier moet invullen en de kosten in de vorm van een bon of factuur eraan vast moet nieten. Vervolgens moet een manager dit formulier goedkeuren en pas daarna gaat de declaratie naar de administratie die dit allemaal handmatig moet invoeren. Het proces vergemakkelijken en het faciliteren van simpele toepassingen zoals declaratie apps en oplossingen neemt frustratie weg.”

Ontstaat er wel eens discussie over een declaratie?

“Om te voorkomen wat wel of niet gedeclareerd mag worden, maak je van te voren met je werknemers afspraken. Bij RS Finance hebben wij de afspraak dat declaraties van te voren moeten worden aangevraagd en dat daar toestemming voor gegeven moet worden. Reiskostenvergoedingen zijn vanaf het begin duidelijk. En als er ad hoc iets aangeschaft moet worden, hoor ik graag wat dat is, zodat ik later geen declaratie hoef af te keuren. Een zakelijke lunch met een klant die onverwacht plaatsvindt is duidelijk te declareren, maar een factuur van een laptop die vanuit het niets op mijn schoot belandt, is een ander verhaal.”

Hoe zie jij de toekomst van het financieel management?

“We kunnen in de financiële administratie niet alle processen vervangen en automatiseren. Een voorbeeld is de prognose voor cashflow. Er is geen generieke software die dit zo goed als een financieel team kan. Eerder genoemde declaratie apps zoals SimpledCard vergemakkelijken het leven van een finance manager. Als boekhoudkantoor omarmen wij alle innovatie die het leven van onze medewerkers en klanten makkelijker maakt. Ik geloof sterk in de opkomst van machine learning and kunstmatige intelligentie waarbij sommige processen omslachtig werk vervangen. Denk aan zakelijke oplossingen die declaraties herkennen en automatisch goedkeuren en inboeken.

Als we dat breder trekken denk ik dat de ultieme optimalisatie zou zijn wanneer er ergens een inkoop wordt gedaan, de verkoop automatisch wordt geregistreerd, ingeboekt en afgehandeld. In dit geval zijn er namelijk sprake van twee verschillende, maar ook dezelfde administraties. Ze zijn elkaars spiegelbeeld (debit vs credit). Er zou een manier moeten zijn om zonder tussenkomst van een derde partij alle zaken rondom deze transactie (bevestiging, goedkeuring, fiscaliteiten) af te handelen.”

Hoe innovatief zijn we eigenlijk op dit gebied?

“De blockchain biedt deels deze mogelijkheden. De technische innovatie is er, maar de mens is nog te conservatief om al deze ontwikkelingen te omarmen. Het innovatieve gedrag ontbreekt of zorgt er in ieder geval voor dat veel nieuwe ontwikkelingen niet kunnen worden toegepast. Dat verklaart veelal de groei van start-ups, deze jonge bedrijven ontwikkelen zich met het oog op innovatie en het doorbreken van dit gedrag. Als boekhoudkantoor onderscheiden wij ons door verder te kijken dan enkel het maken van de jaarrekening en het afhandelen van een BTW administratie. Zo zijn wij aan de achterkant heel technisch en aan de voorkant heel menselijk. Door gebruik te maken van nieuwe technische toepassingen weten we een hoop geld en tijd te besparen. Dat stoppen we vervolgens in de voorkant van het bedrijf: de mensen en de kennis, het eerste aanspreekpunt van de klanten.”

Neem contact op