Als ondernemer of finance manager is een goed georganiseerde administratie belangrijk. Het helpt je niet alleen om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen, maar draagt ook bij aan een gezonde financiële basis voor je bedrijf. Een belangrijk onderdeel hiervan is de debiteurenadministratie. Dit proces geeft inzicht in de openstaande facturen van jouw klanten en helpt je om betalingen op tijd te ontvangen.
In deze blog lees je wat de debiteuren administratie inhoudt, waarom het belangrijk is, en hoe het verschilt van de crediteuren administratie. We delen praktische tips en laten zien hoe onze tools jou ondersteunen bij het stroomlijnen van je financiële processen.
Het verschil tussen debiteuren en crediteuren
Voor een goed begrip van de debiteuren administratie is het belangrijk om het verschil tussen debiteuren en crediteuren helder te hebben. Wat betekent debiteur en wat is de definitie van een crediteur? Je leest het hieronder.
Debiteuren betekenis: Dit zijn klanten die jou nog moeten betalen voor geleverde goederen of diensten. Een voorbeeld: als jij een factuur stuurt voor een website die jij hebt gemaakt, dan is de klant jouw debiteur totdat de factuur is voldaan. In juridische termen is een debiteur een schuldenaar. Als de debiteur betaalt, dan is de schuld voldaan. Debiteuren staan op de balans aan de activa kant, zij vertegenwoordigen het geld dat je nog krijgt en horen dus bij je bezittingen.
Crediteuren betekenis: Dit zijn partijen aan wie jij geld schuldig bent, bijvoorbeeld leveranciers. Als je een factuur ontvangt voor een aankoop die nog betaald moet worden, is de leverancier jouw crediteur. In juridische termen is een crediteur een schuldeiser. Crediteuren staan op de balans aan de passiva kant, bij de schulden. Lees hier meer over hoe je goed je crediteurenadministratie inricht.
Wat is debiteurenadministratie?
Debiteurenadministratie betekenis: De debiteurenadministratie is het bijhouden van alle openstaande facturen die jouw klanten nog moeten betalen. In je debiteurenadministratie zie je precies wie je debiteuren zijn, hoeveel geld ze nog moeten betalen, en wanneer de betaaltermijn verloopt.
Het doel van een goede debiteurenadministratie is om te zorgen dat je tijdig wordt betaald en inzicht hebt in de cashflow van je bedrijf. Dit geeft meer grip op je inkomsten, wat ook weer helpt bij het plannen van je uitgaven. Met een overzichtelijke administratie weet je bovendien wanneer je betalingsherinneringen moet sturen.
Tips voor een efficiënte debiteurenadministratie:
- Gebruik een professioneel boekhoudprogramma om al je facturen en betalingen bij te houden.
- Werk met automatische betalingsherinneringen. Veel boekhoudprogramma’s hebben deze optie om jouw klanten te herinneren aan hun betalingsverplichtingen.
Bewaartermijn debiteurenadministratie
De bewaartermijn van je (debiteuren)administratie is zeven jaar. Dit geldt voor zowel je papieren- als digitale administratie.
Wat is debiteurenbeheer?
Betekenis debiteurbeheer: Debiteurenbeheer draait om het actief beheren van je debiteuren. Het bestaat uit alle activiteiten die je onderneemt om ervoor te zorgen dat klanten hun facturen op tijd betalen.
Goed debiteurenbeheer heeft meerdere voordelen. Het helpt je niet alleen om geld sneller beschikbaar te hebben voor het betalen van kosten, wat bijdraagt aan een gezonde cashflow, maar zorgt ook voor verlaagde kredietrisico’s, sterkere klantrelaties, lagere incassokosten, betere financiële planning en een verbeterde winstgevendheid. Als je veel debiteuren hebt, betekent dit dat je van veel klanten geld tegoed hebt. Het is belangrijk om te voorkomen dat deze betalingen te laat of helemaal niet worden voldaan, omdat dit de financiële gezondheid van je bedrijf in gevaar kan brengen.
Met je debiteurenadministratie zorg je voor overzicht, maar met debiteurenbeheer zorg je ervoor dat klanten daadwerkelijk op tijd betalen.
Hoe richt je effectief debiteurenbeheer in?
Wanneer je een factuur betaalt, wordt deze verwerkt in je balans. De schuld verdwijnt van de creditzijde en je liquide middelen op de debetzijde nemen af. Door je administratie up-to-date te houden, zie je direct wat de impact is op de financiële situatie van jouw organisatie.
Wat gebeurt er als je een factuur vergeet te betalen?
Debiteurenbeheer begint al vóórdat je een factuur verstuurt. Hieronder staan zes stappen voor effectief debiteurenbeheer:
- Weet met wie je in zee gaat
Voordat je een samenwerking aangaat, controleer je met wie je zakendoet. Vraag bijvoorbeeld een Verklaring Betalingsgedrag op bij de Belastingdienst of controleer het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) om te verifiëren of het bedrijf correct geregistreerd is en de contactpersoon bevoegd is om beslissingen te nemen. Als je offerte ondertekend wordt door iemand die niet tekenbevoegd is, vraag dan alsnog of de juiste persoon jouw offerte kan ondertekenen. Zo voorkom je later misverstanden. - Zorg voor duidelijke afspraken
Zorg dat de betalingsvoorwaarden en leveringstermijnen helder zijn. Leg deze schriftelijk vast. Dit doe je vaak in je offerte of algemene voorwaarden. Mocht het nodig zijn, dan kan je hierop terugvallen en ook juridisch sta je dan sterk. - Maak duidelijke facturen
Zorg dat je facturen voldoen aan alle wettelijke eisen, zoals een uniek factuurnummer, de afgesproken betaaltermijn, en je bankgegevens - Hanteer een effectief aanmaningsproces
Niet alle facturen worden op tijd betaald. Een goed aanmaningsproces helpt je om achterstallige betalingen te innen. Begin met een vriendelijke herinnering via e-mail of informeer telefonisch naar de status van je factuur. Als betaling uitblijft kun je een formele aanmaning versturen. Een boekhoudprogramma met automatische herinneringen kan dit proces ondersteunen. - Overweeg een incassobureau
Wanneer een klant ondanks meerdere aanmaningen niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. - Schakel juridische hulp in
Als eerdere stappen niet succesvol zijn, kan een jurist helpen om verdere juridische stappen te ondernemen. Dit kan variëren van het terugvorderen van geleverde goederen tot het starten van een gerechtelijke procedure.
Wat doe je met oninbare vorderingen?
Soms wordt een factuur niet of slechts gedeeltelijk betaald. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals financiële problemen bij de klant, een geschil over het geleverde product of de dienst, of zelfs een faillissement van de klant. Een vordering wordt als oninbaar beschouwd wanneer je zeker weet dat betaling niet meer zal plaatsvinden, of uiterlijk één jaar na de vervaldatum van de factuur.
De btw over het factuurbedrag heb je waarschijnlijk al afgedragen aan de Belastingdienst. Gelukkig kun je de btw van een oninbare vordering terugvragen.
Maximale controle over je financiële processen met SimpledCard
Hoewel SimpledCard is gericht op het stroomlijnen van bedrijfsuitgaven en declaraties, biedt het ook oplossingen die bijdragen aan een efficiënter financieel beheer als geheel. Door grip te houden op al je uitgaven via één overzichtelijk systeem, creëer je een solide basis voor je financiële administratie.
Met SimpledCard kun je al je bedrijfsuitgaven en declaraties direct koppelen aan je boekhoudsysteem, waardoor je processen sneller en eenvoudiger verlopen. Dit geeft je meer inzicht, wat indirect helpt bij het managen van je cashflow en daarmee ook bij een gezondere financiële positie voor het beheer van zowel debiteuren als crediteuren.
Wil je meer weten over hoe SimpledCard jouw financiële processen kan optimaliseren? Lees hier meer over ons.
Kies voor mobiel declaratiebeheer
Wil je jouw financiële administratie overzichtelijker maken? Ontdek hoe je met onze oplossing voor declaratiebeheer tijd bespaart, fouten voorkomt en meer inzicht krijgt.
Lees meer over mobiel declaratiebeheer met SimpledCard of neem direct contact met ons op voor meer informatie.
FAQ
Wat is debiteurenadministratie?
Debiteurenadministratie houdt in dat je alle openstaande facturen bijhoudt van klanten die nog moeten betalen. Het helpt je om tijdig betalingen te ontvangen en een goed overzicht van je cashflow te behouden.
Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?
Debiteuren zijn klanten die nog moeten betalen voor geleverde producten of diensten, terwijl crediteuren partijen zijn aan wie je zelf geld verschuldigd bent, zoals leveranciers.
Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?
Debiteurenbeheer helpt je om betalingen op tijd te ontvangen, wat bijdraagt aan een gezonde cashflow, verlaagde kredietrisico’s en een betere financiële planning.
Hoe richt ik effectief debiteurenbeheer in?
Begin met het verifiëren van klanten, stel duidelijke betalingsvoorwaarden op, stuur tijdige herinneringen en gebruik indien nodig een incassobureau of juridische stappen om betalingen te innen.
Heb je nog vragen over online betalingen met onze kaarten of 3D Secure? Neem gerust contact op met ons team van experts.
Door Jurre Robertus
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
