Ein ERP-System ist ein Softwaresystem zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es kann Ihrem Unternehmen erheblich helfen, Geschäftsprozesse besser zu erledigen. Es gibt Ihnen Kontrolle und Einblick in Ihre Geschäftsprozesse. Gleichzeitig hilft es den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten.
Aber was genau ist ERP-Software und was sind ihre Vorteile? Gibt es Dinge, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten? Und wie implementieren Sie die Software in Ihrer Organisation? In diesem Artikel werden wir all diese Fragen diskutieren.
Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, mit der Organisationen Geschäftsprozesse im Unternehmen unterstützen.
ERP-Systeme können in fast allen Arten von Organisationen und in allen Arten von Branchen eingesetzt werden. In großen und kleinen und in Produktions- wie auch in Dienstleistungsunternehmen.
ERP Software besteht in der Regel aus wenigen Basismodulen, die alle Geschäftsprozesse vereinen und automatisieren. Zu diesen können Sie zusätzliche Module hinzufügen. Zum Beispiel Module für Inventar, Buchhaltung und Finanzen, Personalwesen, Vertrieb und Marketing, Einkauf und Kundenbeziehungsmanagement.
Warum ein ERP-System einsetzen?
Der Nutzen eines ERP-Systems hat viele Vorteile für die gesamte Organisation. Dank KPI-Analysen (Key Performance Indicators) verfügt die Organisation über die richtigen Daten, um alle Prozesse zu optimieren. Dies macht Organisationen effizienter und flexibler.
- Die Analysen, die von dem Softwarepaket durchgeführten Analysen geben Ihnen den nötigen Einblick, um die Produktionskosten zu optimieren.
- Aufgaben werden weniger arbeitsintensiv und die Zusammenarbeit verbessert sich.
- Dadurch steigt die Produktivität, die Kosten werden gesenkt und die Durchlaufzeiten der Aufträge werden verkürzt.
- Unternehmen werden oft kundenorientierter und bieten so einen besseren Service.
Mit einem ERP-Tool werden alle Daten Ihres Unternehmens zentral gespeichert. Abteilungen bzw. Geschäftsbereiche nutzen nicht mehr separate Softwarepakete, in denen sie jeweils ihre Daten ablegen, sondern alle nutzen das gleiche, zentrale ERP-System.
Das schafft Struktur und verschafft Ihnen einen systematischen Überblick über alle Prozesse und Ergebnisse innerhalb der Organisation.
Die Vorteile für Ihr Finanzteam
Die Wahl, welches System am besten zu Ihrem Unternehmen passt, ist nicht einfach. In der Regel ist es eine strategische Entscheidung, ein ERP-System zu verwenden, die oft vom CFO und dem Finanzteam vorgeschlagen wird.
Das ergibt Sinn, denn es ist eine Informationsquelle, die Ihnen hilft Entscheidungen zu treffen, Aktionspläne zu entwickeln und das weitere Wachstum Ihres Unternehmens zu sichern.
Die Entscheidung, mit einem ERP-System zu arbeiten, geht Hand in Hand mit Wachstum. Eine kleine Organisation beginnt in der Regel nur mit Excel, einfach, weil es kein Budget für die Anschaffung und Implementierung eines zentralisierten ERP-Systems gibt.
Aber mit dem Wachstum des Unternehmens wird es immer schwieriger, einen strukturierten Überblick über KPIs in Excel zu behalten. Wenn diese Situation eintritt, kann es an der Zeit sein, ein ERP-System zu implementieren.
Die Investition in ein ERP kommt nicht nur der gesamten Organisation zugute, sondern hilft vor allem Finanzteams. Im Folgenden listen wir einige konkrete Beispiele auf:
- Nach der Integration mit bestehenden Tools und Systemen haben Sie am Ende eine einzige Oberfläche für das gesamte Unternehmen, die Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihre Organisation gibt. Was eine perfekte Gelegenheit ist, Ihr Unternehmen gründlich (neu) zu strukturieren;
- Sie können große Datenmengen einfacher verarbeiten (was in Excel schwierig sein kann). Die einfache Bestätigung Ihrer Kennzahlen im ERP-Tool, gibt Ihnen ein klares Bild über Ihre Gewinnmargen und konsolidierten Daten;
- Der Prüfungsprozess und das KPI-Reporting werden deutlich weniger Zeit in Anspruch nehmen, was den monatlichen Rechnungsabschluss erleichtert.
Wie wählen Sie ein ERP-System für Ihre Organisation?
Es ist wichtig, einen richtigen Vergleich aller auf dem Markt verfügbaren ERP-Tools durchzuführen und bei der Auswahl eines Anbieters und eines Pakets kein Risiko einzugehen. Daher sollten Sie die Wünsche und Erwartungen Ihrer Organisation im Vorfeld genau abstecken.
Um ein ERP-System einzurichten, müssen Sie Folgendes berücksichtigen:
1. Ihr Budget: Was sind Sie bereit, auszugeben? Die Anfangsinvestition kann recht groß sein (zwischen 30.000 und 50.000 €), wobei möglicherweise die Vorteile die Kosten nicht aufwiegen, wenn das System erst einmal implementiert ist. Es kann aber auch günstigere Anbieter auf dem Markt geben. Es ist also wichtig, die Optionen gründlich zu untersuchen.
Oft werden je nach Organisationsstruktur, deren Präferenzen und Bedürfnissen bestimmte ERP-Module nicht genutzt und daher auch nicht angeschafft. Da ERP-Pakete pro Unternehmen maßgeschneidert sind, wirkt sich dies auf die Endkosten aus.
2. Ihr Zeitrahmen: Die Definition Ihrer ERP-Anforderungen kann aufgrund der vielen beteiligten Stakeholder viel Zeit in Anspruch nehmen. Denken Sie daran, dass es ab dem Zeitpunkt der Auswahl durchschnittlich zwei bis fünf Monate dauert, bis ein ERP-System „betriebsbereit“ ist.
3. Die Implementierung Wenn alle Spezifikationen festgelegt sind und ein ERP-Tool ausgewählt wurde, benötigen Sie einen Projektleiter, der die Migration aller Daten in das ERP-System überwacht.
Um eine sorgfältige und erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten, empfiehlt sich eine professionelle Anleitung. Und alle Mitarbeiter müssen gut vorbereitet und geschult werden. Das kostet Zeit und Mühe, gibt Ihnen aber auch die Möglichkeit, die Arbeitsabläufe in der Organisation zu verbessern.
Lesen Sie mehr darüber, wie Sie SimpledCard mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungsprogramm integrieren können.
Heutzutage finden Sie eine Vielzahl von ERP-Systemanbietern auf dem Markt, mit Lösungen, die sowohl für große multinationale Konzerne als auch für mittlere oder kleine Unternehmen geeignet sind. Es gibt sogar ERP-Pakete für nur zwei Benutzer.
Durch die Entwicklung von ERP-Lösungen in der Cloud ist die Software viel zugänglicher geworden. Vor allem, da jede Organisation seine eigenen Spezifikationen hat und daher eine maßgeschneiderte Lösung anstrebt.
Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Anbieter mit den wichtigsten Eigenschaften und Vorteilen ihrer ERP-Pakete aufgelistet:
> Die Business-Softwarelösungen von SAP
Das 1972 gegründete deutsche Unternehmen ist ein echter Spitzenreiter und hat heute rund 335.000 Kunden in mehr als 180 Ländern. SAP ist spezialisiert auf Customer Relationship Management (CRM), Finanzmanagement, Product Lifecycle Management, Supply Chain Management (SCM) und andere relevante Werkzeuge.
Die Pakete von SAP sind vielseitig, skalierbar und können entweder vor Ort, online oder beides genutzt werden. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über ein breites Netzwerk von Partnern, die Ihnen bei der Anpassung und Integration in Ihr Unternehmen helfen können.
> Oracle, ein internationales Unternehmen im Bereich der ERP-Systeme
Dieses Unternehmen ist Teil des US-Tech-Multis Oracle Corporation und bietet eine Cloud-basierte SaaS-Suite mit 7 Modulen, die Ihre Kerngeschäftsprozesse automatisieren. Es umfasst ein Financials Cloud-Modul, ein Procurement Cloud-Modul und ein Risk Management Cloud-Modul.
Das Paket ist geeignet für Unternehmen u.a. aus den Bereichen IT, Marketing, Beratung und Vertrieb.
> Software in der Cloud bei Workday
Der innovative, amerikanische Software-Anbieter von cloud-basiertem ERP-Management bietet flexiblen und skalierbaren Lösungen mit soliden Kunden-Support-Services für mittlere bis große Unternehmen.
Workday bietet Softwarelösungen für Finanzmanagement, Human Capital Management, Enterprise Planning, Spend Management, Talent Management, Payroll & Workforce Management, Analytics & Reporting, Professional Services Automation, Platform & Product Extensions.
Was bedeutet ERP-Integration in der Praxis?
Ein unternehmensweites ERP-Paket kann zu vielen Verbesserungen innerhalb Ihrer Organisation führen, wie z.B. volle Einsicht in Ihre Geschäftsprozesse und eine Senkung der Produktionskosten.
Kurz gesagt, ein ERP-System kann eine große Hilfe für ein Unternehmen sein, das wächst und sich zunehmend mit komplexen Managementaufgaben auseinandersetzen muss. Ein ERP-Paket strukturiert Ihr Finanzwesen und gibt den Finanzteams Echtzeit- und genaue Geschäftseinblicke. Es ist eine Investition, die Ihnen auf lange Sicht Zeit sparen wird.
So haben Sie mit einem ERP-Paket endlich einen guten Überblick über Ihre Geschäftsprozesse und einen klaren Überblick, wo Ihre Organisation steht.
Integrieren Sie Ihr ERP-System mit Geschäftskosten-Software
Wenn Sie das ERP-System erfolgreich implementiert haben, können Sie noch einen Schritt weiter gehen. Durch die Integration der ERP-Software mit SimpledCard wird Ihr gesamter Prozess der Geschäftskostenabrechnung und -begründung automatisiert. Doch wie funktioniert eine Belege-Software in Kombination mit einem ERP-System?
Wie stellen Sie eine reibungslose ERP-Integration sicher?
Durch die Verwendung einer API (Application Programming Interface) wird es einfach, Ihr ERP-Paket mit der Geschäftskostensoftware SimpledCard zu verbinden.. Dies gewährleistet einen reibungslosen Arbeitsablauf zwischen Ihrem Spesenmanagement und der Buchhaltung.
Alle Ausgaben werden innerhalb des Systems abgerechnet und können dann in endgültiger Form in Ihr eigenes Buchhaltungssystem hochgeladen werden. Hierfür wird ein individuelles System verwendet, das Ihre internen Kontonummern verwendet und den Regeln der doppelten Buchführung folgt.
Sie können Standardberichte wählen oder benutzerdefinierte Berichte verwenden, die auf die speziellen Anforderungen der Software zugeschnitten sind.
So sind alle Einträge in den Büchern und Berichten immer aktuell und das Finanzteam weiß stets, wo sie stehen.
Kontaktieren Sie uns bezüglich ERP-Integrationen
Unser spezialisiertes Team kann Sie bei der Integration unterstützen und technisch beraten. Unsere Experten erzählen Ihnen gerne mehr darüber.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unser Team, das Sie beraten wird, was am besten zu Ihrer Organisation passt.
Von Christel Heije
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