Es kann eine komplexe Angelegenheit sein, den Überblick über die Geldströme von Klienten in einer Einrichtung zu behalten. Erstens müssen getrennte Konten eingerichtet werden, damit das Geld der Organisation nicht mit dem Geld des Klienten zusammenkommt.
Gleichzeitig möchten Sie den Klienten die Freiheit bieten, finanziell an der Gesellschaft teilzuhaben. Eine persönliche Debitkarte mit einem festen Budget bietet dann möglich eine Lösung.
Es gibt noch immer viele Fragen rundum die Verwaltung von Verwahrgeldern. Viele Einrichtungen richten für kleinere Barbeträge, die ihre Klientel als Sozialleistung zur persönlichen Verfügung bekommen, Treuhandkonten ein.
Das Arbeiten mit Bargeld erzeugt allerdings nicht nur administrativen Druck in der Führung von Kassenbüchern, sondern ist auch anfällig für Fehler oder Betrug. Beim Einsatz von Bargeld gehen Kontrolle und Überblick schnell verloren.
Ein komplexer Rechtskontext
Die Bundesanstalt für Finanzdiensleistungsaufsicht (BaFin) hatte vor einiger Zeit ein Träger in Niedersachsen angemahnt, dass deren Bargeldverwaltung ein „Finanztransfergeschäft“ sei und sie wie eine Bank handele. Sie brauche daher eine gesetzlichen Erlaubnis nach § 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG).
Daraufhin hatte die Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege (BAGFW) sich mit einer Problemanzeige an den Bundesminister der Finanzen gewandt. In August 2019 gab es Entwarnung. Der Bundesminister stellte klar, dass die BaFin den Anwendungsbereich des ZAG bei einem Unternehmen der Freien Wohlfahrtspflege als gar nicht erst eröffnet ansieht, sodass nach dem ZAG keine Erlaubnis erforderlich ist.
Mit der Erneuerung des Bundesteilhabegesetzes ab Januar 2020 hatten einige Einrichtungen ihre Klienten aufgefordert ein Girokonto bei einer Bank einzurichten, da in der Folge des neuen BTHG die Verwaltung des Heimtaschengeldes nicht mehr über die Verwaltung der Einrichtung geschehen dürfe.
Es handelt sich nun um den „Anteil des Regelsatzes nach § 27 a Abs. 3 des Zwölften Buches, der den Leistungsberechtigten als Barmittel verbleibt“ und seine Höhe ist Gegenstand der Beratungen im Rahmen des Gesamtplanverfahrens. Allerdings spricht laut Umsetzungsbegleitung Bundesteilhabegesetz nichts dagegen, mit dem Leistungserbringer Absprachen zur Verwaltung von Bargeld zu treffen, falls dieser das aus lebenspraktischen Gründen weiterhin anbietet.
Jede Einrichtung, die Barmittelverwaltungsdienstleistungen für Klienten anbietet, sollte die aktuelle Gesetzeslage jedoch regelmäßig mit ihrem Rechtsberater überprüfen.
Klientengelder und Budgetverwaltung
Was genau sind Klientengelder? Ein Klient kann alle Arten von Einkommensquellen haben, wie Zulagen, Sozialhilfe, Lohn oder z. B. eine Rente.
Die Höhe dieser Beträge kann per Klient unterschiedlich sein. Von diesem Einkommen zahlt der Klient feste Ausgaben wie den Wohnkostenbeitrag oder individuelle Gesundheitskosten.
Die betreuten Personen benötigen aber neben den täglichen Aufwendungen zur Deckung des laufenden Unterhalts Geld, um persönliche Bedürfnisse und Wünsche zu erfüllen, die nicht von den Leistungen der Einrichtung gedeckt werden. Dieser sog.
Barbetrag zur freien Verfügung, der bis zu seiner Umbenennung im Jahre 1982 „Taschengeld“ genannt wurde, dient dazu, sich z.B. besondere Getränke, gewünschte Genussmittel, individuelle Körperpflegemittel u.ä. zu kaufen oder kleine Anschaffungen, Geschenke, Friseurbesuch, Zuzahlung zu Medikamenten u.ä. zu finanzieren.
Die neue Art der Verwaltung von Klientengeldern in der Praxis
Wenn sich eine Organisation für ein bargeldloses Verfahren entscheidet, entsteht schnell ein weiteres Problem: Oft können Einrichtungen nur schwer EC-Karten für Personen beantragen, die nicht auf ihrer eigenen Gehaltsliste stehen.
Wird eine geschäftliche Zahlungskarten-„Lösung“ gewählt, dann erhält der Klient eine Bankkarte, die auf den Namen der Organisation ausgestellt ist. Das ist alles andere als ideal.
Wir helfen Ihnen gerne, die richtige Business-Zahlungsmethode für Ihr Unternehmen zu finden.
Schaffen Sie sichere Auszahlungswege
Jede Pflegeorganisation, die Verwaltungsdienste für Klientengelder anbietet, soll ihre Praktiken ausführlich mit ihrem Rechtsberater besprechen und regelmäßig überprüfen lassen.
Eine helfende Hand von SimpledCard
Diese praktischen Probleme können auch mit einem neuen Instrument gelöst werden: Prepaid- Klientenkarten. Die Klientengeldkarte wird auf den Namen des Klienten ausgestellt und die Finanzabteilung der Verwaltung kann die Tagesbudgets zur freien Verfügung auf diese Karte laden. Diese Zahlungskarte für Klienten bietet einige Vorteile.
Die neue Methode der Kundengeldverwaltung in der Praxis
Eine neuartige Arbeitsweise wirft viele Fragen auf. Aus diesem Grund erklären wir im Folgenden in praktischen Schritten, wie die Verwaltung von Klientenkarten für eine Organisation aussehen kann.
Wir sind uns dessen bewusst, dass jede Organisation anders arbeitet und unterschiedliche Bedürfnisse hat. Daher kann die tatsächliche Situation anders aussehen. Dies ist nur eine der vielen Optionen, die SimpledCard bietet.
Neugierig, wie Sie dies in Ihrer Organisation umsetzen können? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und sprechen Sie mit unseren Finanzexperten über die Möglichkeiten.
Von Christel Heije
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