Von Jubiläumsgeschenken über Messebesuche bis hin zu Bürobedarf: Mitarbeiter haben Ausgaben zugunsten Ihres Unternehmens. Praktisch? Ja! Fehleranfällig? Ja, leider auch das. Aus diesem Grund braucht jede Organisation eine Spesenregelung.
Situationen unterscheiden sich, Vorlieben ändern sich, Leitlinien und (ungeschriebene) Regeln sind nicht immer allen bekannt.
Dadurch bezahlt eine Person ihre Spesen aus der Bargeldkasse, die nächste Person nutzt eine Firmenkreditkarte und Dritte strecken Beträge aus der eigenen Tasche vor. Letztere möchten ihr Geld auch irgendwann zurückhaben.
Es gibt viele Gründe, eine Richtlinie für Kostenerstattung aufzustellen, in der die Art von zugestandenen Geschäftsausgaben erläutert wird, die in bar vorgestreckt oder im Namen des Unternehmens getätigt werden dürfen.
Auf diese Weise wissen Mitarbeiter, die Bargeld für geschäftliche Ausgaben vorstrecken, was wohl und was nicht erstattet wird. Das Finanzteam hat dadurch keine zweideutigen oder (zu) hohen Kostenforderungen mehr vorliegen. Transparenz für alle Beteiligten.
In diesem Artikel wird die mögliche Einrichtung einer solchen Regelung zur Spesenbegründung erläutert.
Nutzen Sie es gerne als Vorlage für Ihr Begründungsverfahren.
Spesenregelung: Halten Sie Ihre Spesen unter Kontrolle
Wenn alle Beteiligten genau Bescheid wissen, welche Spesen wie geltend gemacht werden können, kann viel Ärger vermieden werden.
Klare Regeln bieten Ihren Mitarbeitern Orientierung und eliminieren Diskussionen im Nachhinein. Ein eindeutiger Erstattungsprozess reduziert die Fehlerquote und erhöht die Effizienz des Finanzteams.
Auf diese Weise wird die Erstellung der Monatsberichte einfacher und entsteht mehr Überblick über die Geschäftsausgaben.
So richten Sie eine Spesenregelung ein
Erfolgreiche Spesenregelungen haben oft dieselben Elemente. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Definitionen klar und detailliert formulieren. Auf diese Weise verringern Sie die „Grauzone“, in der die Mitarbeiter ihrer eigenen Auslegung der Regeln und Richtlinien folgen.
Möchten Sie potenzielle Frustrationen reduzieren? Erklären Sie Ihren Mitarbeitern ganz klar:
❯ Welche Spesenabrechnungen genehmigt werden (oder nicht);
❯ Wie viel Budget pro Spesenart zur Verfügung steht;
❯ Wie die Arbeitnehmer für diese Spesen aufkommen sollen;
❯ Der Prozess, durch den sie ihre Spesenabrechnungen einreichen sollten;
❯ Der Zeitrahmen, in dem sie mit einer Erstattung rechnen können.
1. Erläutern Sie, welche Forderungen Sie (nicht) genehmigen werden
Ein Mietwagen, Geschenke für eine Babyparty oder ein Abendessen mit Kunden: Teilen Sie Ihren Mitarbeitern von vornherein klar mit, welche Art von Spesen sie unter welchen Bedingungen zurückfordern können.
Sie machen sich und Ihren Mitarbeitern das Leben leichter, wenn Sie verschiedene Arten von Spesen in Gruppen zusammenfassen. Gruppieren Sie verschiedene Arten von Spesen, z. B. „Reisen“, „Mahlzeiten“, „Software“ und „Bürobedarf“.
Es kann auch nützlich sein, die Ausnahmen zu erwähnen: die Spesen, die Mitarbeiter nicht zurückfordern können. Zum Beispiel Filme auf Kurzflügen oder die Nutzung des Fitnessstudios im Hotel.
2. Klären Sie, wie viel Budget zur Verfügung steht
Sie möchten wahrscheinlich nicht, dass Ihre Mitarbeiter bei einem Teamausflug ein Fünf-Gänge-Menü wählen. Seien Sie also von vornherein transparent, wie viel Geld pro Kostenart ausgegeben werden kann. Auf diese Weise kennt jeder in Ihrem Unternehmen die Grenzen seines Spesenbudgets.
Legen Sie realistische Budgetrahmen fest, damit die Mitarbeiter sie einhalten können. Orientieren Sie sich an Ihrem Ausgabeverhalten und Ihren finanziellen Möglichkeiten.
Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Teams. Ein Vertriebsleiter, der häufig mit Kunden zu Mittag isst, braucht vielleicht ein anderes Budget als die Empfangsdame oder ein Projektmanager.
Wenn die Budgets transparent sind, weiß jeder genau, wie hoch die Erstattung pro Kostenart im Höchstfall ist.
3. Entscheiden Sie, wie Mitarbeiter zahlen sollen
Möchten Sie den Prozess der Spesenabrechnung optimieren? Dann sollten Sie auch einen Blick auf die Zahlungsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter werfen
Die Kolleginnen und Kollegen müssen in der Lage sein, ihre Ausgaben sicher und effizient zu bezahlen. Sie brauchen also geeignete Zahlungsmethoden.
❯ Es kommt vor, dass Mitarbeiter Bargeld aus ihrer eigenen Tasche vorstrecken, um die auf einer Geschäftsreise anfallenden Spesen – wie Mittagessen und Getränke – zu bezahlen. Das Geld wird dann später zurückerstattet.
Dies hat den Vorteil, dass sich die Mitarbeiter bewusster werden, wie viel Geld sie für Geschäftsausgaben ausgeben: Es kommt aus ihrer eigenen Tasche. Außerdem ist es gut für den Cashflow Ihres Unternehmens.
Aber es gibt auch Nachteile. Wenn Mitarbeiter aufgefordert werden, Zahlungen mit eigenem Geld zu leisten, kann das irgendwann nervig werden.
Ein weiterer Nachteil: Ihr Finanzteam hat weniger Kontrolle über die Spesen. Sie haben erst nach Eingang der Spesenabrechnungen Einblick in die Ausgaben.
Als Unternehmen können Sie Ihren Arbeitnehmern auch Bargeld vorschießen. Dazu sind jedoch Registrierkassen und Bücher erforderlich. Und das ist das Letzte, was Ihr Finanzteam braucht!
Wenn Sie mit Vorschüssen für Ihre Mitarbeiter arbeiten, sollten Sie unbedingt Ihre Politik klar kommunizieren. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter genau, was sie zurückfordern können und was nicht, und Sie vermeiden ein Verwaltungschaos.
❯ Viele Unternehmen bitten ihre Mitarbeiter, Reisen und Hotels über zugelassene Plattformen zu buchen, die Kosten werden dann direkt mit dem Unternehmen abgerechnet. Die Mitarbeiter müssen dann nur noch eine Erklärung oder Beschreibung mit ihrer Spesenabrechnung einreichen.
Der Nachteil dieser Option ist, dass solche Plattformen oft nur eine Art von Dienstleistung oder Produkt anbieten. Sie brauchen dann noch andere Zahlungsmethoden für andere Arten von Spesen. Dies verursacht wiederum mehr Verwaltungsaufwand.
❯ Prepaid-Zahlungskarten sind sehr praktisch. Sie bieten die Möglichkeit der automatischen „Aufladung“ mit festen Beträgen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter nie mehr ausgeben, als erlaubt ist.
Darüber hinaus können die Karten für Online-Zahlungen verwendet werden. Diese Zahlungsmöglichkeit sorgt auch dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht mehr mit Bargeld herumlaufen müssen. So wird für Sicherheit gesorgt.
Sie können Prepaid-Karten problemlos in Ihr bestehendes Buchhaltungssystem integrieren. Auf diese Weise haben Sie jederzeit Einblick in die Geschäftsausgaben des Unternehmens.
4. Erläutern Sie Ihre Spesenabrechnungen und Begründungsverfahren
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie ihre Geschäftsausgaben geltend machen und belegen können. In vielen Unternehmen erfolgt die Abrechnung von Geschäftsausgaben manuell.
Die Mitarbeiter reichen die Kassenbelege bei der Finanzabteilung ein, die sie dann genehmigt oder ablehnt. Doch oft reichen diese Belege nicht aus.
Oft müssen die Mitarbeiter zusätzliche Informationen hinzufügen. Zum Beispiel, warum sie den Kauf getätigt haben. Erklären Sie daher im Voraus, welche weiteren Informationen zum Ausfüllen der Spesenabrechnung erforderlich sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Antragsverfahren detailliert erläutern. Beschreiben Sie mindestens:
❯ die Schritte, aus denen das Antragsverfahren besteht. Auf welche Weise Ihre Kollegen Belege und Rechnungen vorlegen sollen, welche Formulare sie ausfüllen müssen usw.
❯ welche Spesenkategorien verwendet werden und welche zusätzlichen Schritte erforderlich sein können.
❯ wo die Mitarbeiter Antworten auf häufig gestellte Fragen finden können. Dieser Bereich wächst mit der Zeit und den verschiedenen Situationen, denen Sie begegnen.
5. Erklären Sie, wie die Erstattung erfolgt
Für Ihre Mitarbeiter ist es das Wichtigste, dass sie ihre Geschäftsausgaben erstattet bekommen. Erklären Sie also, wie Ihr Unternehmen dies tut.
Das Genehmigungsverfahren. Machen Sie deutlich, welche Schritte die Mitarbeiter durchlaufen müssen, damit ihr Antrag genehmigt wird. Sie können mit verschiedenen Genehmigungsstufen arbeiten, die beispielsweise von der Höhe der Spesen abhängen.
Ein Beispiel:
❯ Spesen unter 50 € können in Ihrem Antrags- und Begründungsverfahren sofort „genehmigt“ werden. Voraussetzung ist, dass der eingereichte Antrag vollständig ist.
❯ Spesen zwischen 50 € und 500 € können von einem Manager oder Schatzmeister genehmigt werden.
❯ Beträge über 500 € müssen vom Geschäftsführer genehmigt werden oder sogar vom Vizepräsidenten, wenn es sich um unvorhergesehene Beträge handelt.
Fristen. Legen Sie den Zeitrahmen fest, innerhalb dessen ein Antrag eingereicht werden muss, und teilen Sie mit, wie lange das Unternehmen für die Erstattung der ausgegebenen Beträge benötigt. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter, wann sie mit der Rückerstattung auf ihrem Konto rechnen können.
Beleg verloren? Was ist, wenn jemand seinen Beleg nicht mehr finden kann? In diesem Fall erlauben viele Unternehmen ihren Mitarbeitern, selbst einen Beleg zu erstellen, der auf einer bestimmten Vorlage basiert.
Wenn Sie dies auch für Ihr Unternehmen wünschen, stellen Sie sicher, dass Sie klare Regeln für diesen Prozess festlegen. Legen Sie auch im Voraus fest, wer zur Genehmigung unterschreibt.
Eine Spesenregelung: Best Practices
Bei der Ausarbeitung Ihrer Spesenregelung gelten eine Reihe von Grundprinzipien. Wir haben sie im Folgenden aufgeführt
Seien Sie fair
Verschiedene Mitarbeiter sollten nicht unterschiedlich behandelt werden. Vor allem, wenn sie auf dem gleichen Gehaltsniveau arbeiten. Seien Sie also konsequent in der Anwendung Ihrer Regelung
Halten Sie es einfach
Eine „Regelung“ zu erstellen bedeutet nicht, dass Sie sich plötzlich mit komplizierten rechtlichen Fragen beschäftigen müssen. Halten Sie die Regelung verständlich und prägnant.
Auf dem Laufenden bleiben
Die Zeiten ändern sich und das gilt auch für Ihr Unternehmen. Ihre Spesenregelungen müssen sich mit ihnen weiterentwickeln. Regelungen und Budgets, die nicht regelmäßig aktualisiert werden, sind in der täglichen Praxis nutzlos. Erneuern Sie also Ihre Regelung rechtzeitig und passen Sie Ihre Budgets regelmäßig an die Inflation an.
Behalten Sie den Überblick darüber, was bis wann gültig ist, und sorgen Sie dafür, dass alle Ihre Kollegen einfachen (Online-)Zugang zu den neuesten Verfahren und Regeln haben. Zum Beispiel über einen festen Platz im Intranet.
Eine bessere Ausgabenpolitik mit SimpledCard
Mit SimpledCard können Sie Mitarbeitern Mastercard- und Maestro-Karten zur Verfügung stellen, die nicht an eine Bank gebunden sind. Nach der Nutzung der Karte können die Mitarbeiter den Beleg sofort mit der SimpledCard-App scannen. Und ihre Spesenabrechnung einreichen.
Sie können das SimpledCard-System problemlos an Ihre bestehende Regelung anpassen. Legen Sie fest, welchen Mitarbeitern welche Budgets zugewiesen werden. Und welche Art von Geschäftsausgaben sie tätigen dürfen. Dies wird direkt in der App sichtbar, sodass jeder genau weiß, welche Kosten genehmigt werden – und welche nicht.
Definieren Sie Rollen, um die verschiedenen Verantwortlichkeiten innerhalb des Prozesses zur Rechtfertigung von Spesen zuzuweisen. Ernennen Sie zum Beispiel einen Administrator, der die SimpledCard-Karten verteilt. Einen Cash-Manager, der die Budgets festlegt. Und einen Buchhalter, der die eingereichten Anträge genehmigt.
Auf diese Weise arbeiten Sie nach dem Vier-Augen-Prinzip, ohne dass Ihr Finanzteam zusätzliche administrative Aufgaben erhält.
Unsere Experten haben für eine Vielzahl von Organisationen gearbeitet. Dank dieser umfassenden Erfahrung können wir Ihnen bei der Ausarbeitung einer auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Spesenregelung helfen. Und wir können Sie beraten, wie Sie die Regelung umsetzen können.
Auf diese Weise bleiben die Dinge einfach und Sie erhalten mehr Kontrolle über Ihre Spesen.
Kontaktieren Sie uns bezüglich Ihrer Spesenabrechnungen und Begründungsverfahren
Sie fragen sich, wie Sie SimpledCard in Ihrem Unternehmen einfach implementieren können, damit Ihre Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen einfacher organisieren können und Ihr Finanzteam das Ausgabenmanagement schnell in den Griff bekommt?
Unsere Finanzexperten besprechen gerne mit Ihnen, welche Lösungen am besten zu Ihrer Organisation, Ihren Wünschen und Zielen passen.
Von SimpledCard
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