Auf Geschäftsreisen im In- und Ausland haben Mitarbeiter oft höhere Ausgaben für die Verpflegung. Um dies auszugleichen, kann der Arbeitgeber den sogenannten Verpflegungsmehraufwand leisten.
Was dies konkret bedeutet und wie sich das in unserer digitalisierten Welt ideal umsetzen lässt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Was versteht man unter dem Verpflegungsmehraufwand?
Was versteht man unter dem Verpflegungs -mehraufwand?
„Das Meeting in der Schweiz lief bestens, aber das Mittagessen war wie immer Wucher!” Vielleicht kommen Ihnen diese Kommentare seitens Ihrer Mitarbeiter bekannt vor.
Ist man viel geschäftlich unterwegs, fehlt eben das günstige Essen in der Kantine oder zu Hause. Damit dieser Nachteil für den Dienstreisenden aufgehoben wird, gibt es den Verpflegungsmehraufwand.
Verpflegungsmehraufwand im Gesetz
Verpflegungs -mehraufwand im Gesetz
Mit dem Paragraphen 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 EStG hat der Gesetzgeber festgelegt, dass Geschäftsreisende nicht finanziell durch die höheren Versorgungskosten benachteiligt werden dürfen.
Gezahlt wird damit jedoch nicht die gesamte Verpflegung, sondern vielmehr die Kostendifferenz, also der Verpflegungsmehraufwand.
Wenn Unternehmen hierbei ihren Mitarbeitern die Mehrkosten erstatten, können diese in der Buchhaltung als Betriebsausgabe in der Anlage EÜR angesetzt werden.
Eine weitere Option stellt das Zahlen des Verpflegungsmehraufwands durch die Geschäftsreisenden selbst dar. Hierbei kann der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten in seiner eigenen Einkommensteuererklärung unter dem Punkt „Reisekosten” geltend machen. In beiden Fällen geht die Auszahlung also indirekt hervor.
Kalkulation des Aufwands
Grundsätzlich handelt es sich beim Verpflegungsmehraufwand jedoch nicht um den wirklich ausgegebenen Wert, sondern um pauschale Beträge, die von Reiseziel und -dauer abhängen.
Diese werden vom Bundesfinanzministerium jährlich anhand der geschätzten Lebenshaltungskosten und der Inflation vor Ort für jedes Land festgelegt.
Mithilfe dieser Pauschalbeträge kann nun für alle Tage einer Dienstreise ein entsprechender Wert ermittelt werden. Da an manchen Tagen nicht über den vollen Tag gereist wird, gibt es neben der großen auch die kleine Verpflegungspauschale.
Verpflegungsmehraufwand im In- und Ausland
Verpflegungs -mehraufwand im In- und Ausland
Bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands können die Verpflegungspauschalen wie folgt angewendet werden.
Die kleine Verpflegungspauschale wird für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden herangezogen und beträgt 12 Euro pro Tag. Sie ist auch zur Berechnung von An- und Abreisetagen bei mehrtägigen Dienstreisen anzuwenden.
Bei Reisen, die länger als 24 Stunden dauern, gilt die große Verpflegungspauschale mit einer Höhe von 24 Euro pro Tag.
Für Dienstreisen ins Ausland gibt es aufgrund der unterschiedlichen Lebenshaltungskosten für jedes Land jeweils eine eigene kleine und große Verpflegungspauschale.
Auch hier gilt die kleine Verpflegungspauschale für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden sowie für An- und Abreisetage und die große für Reisen über volle Tage.
Die folgende Tabelle beinhaltet die aktuellen Pauschalbeträge im Jahr 2022 des Verpflegungsmehraufwands für einige Länder. Hier die vollständige Liste vom Bundesfinanzministerium.
| Land | große Pauschale | kleine Pauschale | Betrag für Übernachtung |
|---|---|---|---|
| Belgien | €42 | €28 | €135 |
| Dänemark | €58 | €39 | €143 |
| Frankreich (Paris) | €58 | €39 | €152 |
| Italien (Mailand) | €45 | €30 | €158 |
| Luxemburg | €47 | €32 | €130 |
| Niederlande | €47 | €32 | €122 |
| Österreich | €40 | €27 | €108 |
| Polen | €29 | €20 | €109 |
| Schweiz | €66 | €44 | €186 |
| Spanien (Madrid) | €40 | €27 | €118 |
| Tschechische Republik | €35 | €24 | €94 |
Welche Ausnahmen sind zu beachten?
Die Regelung mit den Pauschalbeträgen mag sehr einfach erscheinen. Es gibt jedoch Ausnahmen.
Entschließt sich der Arbeitgeber, die Kosten für die Verpflegung zu zahlen wird nicht der volle Spesensatz ausgezahlt. Konkret bedeutet das eine Kürzung von 20 Prozent des Tagesbetrags, wenn der Arbeitgeber bereits für das Frühstück aufgekommen ist. Bei Mittag- oder Abendessen sind jeweils 40 Prozent Kürzung vorzunehmen.
Hierbei macht es keinen Unterschied, ob es sich um einen Auslandsaufenthalt handelt oder ob man innerhalb Deutschland reist. Mit den Prozentwerten werden die Kürzungen entsprechend auf Basis des Pauschalbetrags des jeweiligen Landes vorgenommen.
Was, wenn die Dienstreise mit Aufenthalten in verschiedenen Ländern verbunden ist?
Auch hierfür gibt es eine klare Regelung. Bei eintägigen Reisen innerhalb mehrer Länder wird der Pauschalbetrag des Landes herangezogen, in dem sich der Dienstreisende als letztes aufhielt.
Bei mehrtägigen Reisen in mehrere Länder berechnet man gesamte Verpflegungspauschale, indem man jeden Tag einzeln bewertet und anschließend alles summiert.
Ist der Mitarbeiter übrigens für länger als drei Monate geschäftlich im Ausland unterwegs, stellt dies gesetzlich keine Geschäftsreise mehr dar. Somit verfällt der Anspruch des Verpflegungsmehraufwands.
Wird die Reise allerdings für mindestens 4 Wochen unterbrochen, sodass sich der Dienstreisende im besagtem Zeitraum in Deutschland befindet, ist der Status der Dienstreise wieder hergestellt, sobald die Reise fortgesetzt wird. Dabei wird die Fortsetzung als neue Dienstreise behandelt und es gibt erneut einen Anspruch für drei Monate.
Verpflegungsmehraufwand in der Praxis
Verpflegungs -mehraufwand in der Praxis
Auch wenn der Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand durch die Pauschalbeträge deutlich erleichtert wird, bleibt die Abrechnung aufwändig für den Geschäftsreisenden und den Finanzmanager.
Mit intelligenter Software kann der Spesenprozess deutlich vereinfacht werden. SimpledCard unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung. Mit der einzigartigen Kombination von Zahlungskarten und Spesenmanagement-Software gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern auch volle Kontrolle in Echtzeit über die Ausgaben Ihrer Mitarbeitern.
Hierbei trägt der Geschäftsreisende eine SimpledCard Prepaid-Zahlkarte bei sich, auf die Sie als Finanzmanager vorab Geld für die Verpflegung buchen können.
Der Mitarbeiter kann nun bei anstehenden Ausgaben mit der Karte bezahlen (Maestro und Mastercard) und den Kassenbon mit der SimpledCard App einscannen. Somit haben sie jederzeit Übersicht über die Ausgaben des Mitarbeiters.
Das Bezahlen vorab von Geschäftsausgaben des Mitarbeiters aus der eigenen Tasche entfällt somit.
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Von Patrick Reichenbach
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