Erstellen einer Spesenabrechnung (+ Beispiele)
Wie Sie Ihre Kostenbegründungen mit einer Spesenabrechnung Vorlage vereinfachen – inklusive gratis Google Formular.
Von Jessica Rangel on 9 May 2023
Die Erstellung einer Spesenabrechnung ist für jedes Unternehmen oder jede Organisation eine wichtige Maßnahme zur Verfolgung und Verwaltung ihrer Ausgaben. Eine Spesenabrechnung listet alle Ausgaben auf, die einer Person oder einem Team während eines bestimmten Zeitraums entstanden sind, und enthält Informationen wie Datum, Zweck, Betrag und Zahlungsmethode.
Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung einer Spesenabrechnung:
❯ Alle Belege und Rechnungen sammeln
❯ Auflisten der Ausgabenkategorien
❯ Einreichen und Bearbeiten der Spesenabrechnung
1. Alle Belege und Rechnungen sammeln
Der erste Schritt bei der Erstellung einer Spesenabrechnung besteht darin, alle Quittungen, Rechnungen und anderen Dokumente im Zusammenhang mit den Ausgaben zu sammeln. Es ist wichtig, dass du alle notwendigen Informationen für deine Buchhaltung hast, einschließlich Datum, Zweck und Höhe der Ausgaben.
Bei Belegen ist es wichtig, Folgendes anzugeben:
- Name des Anbieters (Person oder Firma, die du bezahlt hast)
- Transaktionsdatum (wann du bezahlt hast)
- Detaillierte Beschreibung der gekauften Waren oder Dienstleistungen (was du gekauft hast)
- Genauer bezahlter Betrag
- Genaue Zahlungsart (wie du bezahlt hast – bar, per Scheck oder mit den letzten vier Ziffern der Kreditkarte)
Bei Rechnungen ist es wichtig, Folgendes anzugeben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Mitarbeiters
- Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers (Manager)
- Eine eindeutige Rechnungsnummer
- Das Rechnungsdatum
- Das Fälligkeitsdatum der Zahlung
Tipp: Verwende eine Spesen-App für Mobilgeräte, um das Sammeln von Belegen zu vereinfachen
Die mobile Belegerfassung erleichtert die Verfolgung und Erfassung von Belegen. Mit einer mobilen App für das Ausgabenmanagement kannst du ein Foto deiner Quittung machen und es an dein Ausgabenmanagement-system senden. Durch die vereinfachte Genehmigung und Bearbeitung dieser Anträge entfällt der träge Prozess des Sammelns und Verarbeitens von Quittungen und Rechnungen.
2. Eine Vorlage auswählen
Es gibt viele Vorlagen für die Erstellung von Spesenabrechnungen, darunter Excel-Tabellen, Google Sheets oder deine eigene PDF-Vorlage.
Außerdem bieten diese Websites kostenlose Vorlagen für Spesenabrechnungen:
- Simple Expense Report Template
- Simple Expense Report Template for Excel
- Google Docs, Google Sheets, and Google Slides Templates
- Business Expense Report Template
Unabhängig davon, ob du eine einfache Vorlage, eine benutzerdefinierte Vorlage oder eine Excel-Tabelle verwenden, solltest du bestimmte Abschnitte einfügen, z. B.:
- Der Berichtszeitraum: Anfangsdatum, Enddatum und Zweck
- Der Einreicher der Kostenabrechnung: Name, Titel, Abteilung und Telefonnummer
- Der Empfänger der Spesenabrechnung: Mitarbeiter-ID, Name des Vorgesetzten und Titel des Vorgesetzten
- Ausgabendetails: Datum der Ausgabe, Beschreibung der Ausgabe und Kosten der Ausgabe
3. Erstellen einer Kopfzeile
Die Kopfzeile sollte eine allgemeine Zusammenfassung der Kostenabrechnung enthalten. Diese Felder sollten obligatorisch sein und sind wahrscheinlich unabhängig von der Art der Kostenabrechnung gleich.
Ein Spesenabrechnung Kopf enthält normalerweise:
- Name der für die Ausgaben verantwortlichen Person oder des Teams
- Vom Bericht erfasster Zeitraum
- Andere relevante Informationen, wie z. B. Projektname oder Abteilung
Nachfolgend findest du ein Beispiel für die Kopfzeile einer Spesenabrechnung.
4. Auflisten der Ausgabenkategorien
Sobald du eine Vorlage hast, besteht der nächste Schritt darin, Anleitungen für das Ausfüllen von Spesenabrechnungen durch die Mitarbeiter zu erstellen. Dies kann entweder durch ausdrückliche Anweisungen in dem Dokument oder in den Unternehmensrichtlinien geschehen. Alternativ kannst du deine Vorlage für Spesenabrechnungen mit spezifischen Feldern versehen – dies hilft den Mitarbeitern, indem es Unsicherheiten oder Fragen, die sie möglicherweise haben, reduziert.
Liste der Ausgaben in der Vorlage auf mit: Datum, Zweck, Betrag und Zahlungsmethode.
Achte darauf, die Ausgaben nach Kategorien zu ordnen, z. B. Reisen, Essen oder Material.
Gängige Ausgabenkategorien:
- Unterkunft
- Büromaterial
- Geschäftsessen
- Parken
- Flugpreis
Zusätzliche Ausgabenkategorien:
- Online-Tools und Software-Abonnements
- Home-Office-Ausstattung und -Technik
- Mitarbeitergeschenke
- Wartung und Reparaturen
Tipp: Erstelle deine Spesenabrechnungsvorlage mit Kategorien
Wenn du eine Spesenmanagement-Software verwendest, kannst du oft Kategorien oder Kostenarten festlegen, um die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter mit deiner Buchhaltung abzugleichen. Eine voreingestellte Auswahl macht das Ausfüllen für die Mitarbeiter schneller und einfacher, sodass keine Zeit mit der Beantwortung überflüssiger Fragen verloren geht.
5. Summe der Ausgaben
Berechne den Gesamtbetrag für jede Kategorie und die Gesamtsumme aller Ausgaben. Eine einfache Möglichkeit ist die Verwendung einer Formel zur Berechnung der von den Mitarbeitern in das Spesenformular eingegebenen Beträge. Dies sollte jedoch immer doppelt geprüft und mit Quittungen und Rechnungen abgeglichen werden.
Bei der Berechnung von Ausgaben in verschiedenen Währungen ist es wichtig, eine Richtlinie zu haben, die die Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit gewährleistet. Die Universität Amsterdam beispielsweise bietet auf ihrer Website Formulare und eine schriftliche Anleitung für Studenten und Mitarbeiter an, die Kosten für Ausgaben in Fremdwährungen geltend machen.
Empfohlene Vorgehensweisen: Berechnung von Ausgaben mit mehreren Währungen
- Formulare, in denen Ausgaben in Fremdwährungen geltend gemacht werden, müssen durch Rechnungen, Kontoauszüge oder andere Dokumente belegt werden.
- Der tatsächliche Wechselkurs am Tag des Kaufs oder des Rechnungsdatums muss auf allen Belegen angegeben sein.
- Wenn du deinem Mitarbeiter vor einer Geschäftsreise einen Vorschuss gewähren möchtest, empfiehlt es sich, den Wechselkurs des Kauf-/Rechnungsdatums zu verwenden.
6. Einreichen und Bearbeiten der Spesenabrechnung
Wenn der Bericht fertig ist, können die Mitarbeiter ihn der zuständigen Person oder Abteilung zur Genehmigung vorlegen. Je nach den Richtlinien deiner Organisation kann dies ein Vorgesetzter, Manager oder die Buchhaltungsabteilung sein.
7. Keep a copy of your records
Achte außerdem darauf, dass du eine Kopie der Spesenabrechnung für deine Unterlagen aufbewahrst. Möglicherweise musst du in Zukunft darauf zurückgreifen oder sie als Referenz für künftige Spesenabrechnungen verwenden. Rechtlich gesehen ist es für dein Unternehmen auch wichtig, Quittungen, Kreditkartenabrechnungen und Online-Belege aufzubewahren.
In den Niederlanden müssen Geschäftsbelege gemäß der Steuer- und Zollverwaltung mindestens 7 Jahre lang aufbewahrt werden.
In Deutschland müssen Unternehmen Belege, Geschäftsbücher, Umsatzsteuerbücher und Kassenbücher mindestens 10 Jahre lang aufbewahren, um die Steuererklärungsvorschriften zu erfüllen.
Nutze ein Spesenmanagement-system, um sicherzustellen, dass du den Überblick über deine Belege behältst, und um deinen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, einen Rückblick auf ihre Ausgaben zu erhalten. Die Übersicht über alle deine Spesenabrechnungen wird dir bei der Finanzplanung zukünftiger Betriebsausgaben helfen und die Planung neuer Budgets erleichtern.
Nächste Schritte zur Verwaltung von Geschäftsausgaben
Die Erstellung einer Spesenabrechnung mag abschreckend wirken, aber wenn du diese einfachen Schritte befolgst, kannst du den Prozess unkompliziert und effizient gestalten. Indem du deine Ausgaben sorgfältig dokumentierst, kannst du deiner Organisation helfen, ihr Budget effektiv zu verwalten und sicherstellen, dass du alle deine Ausgaben erstattet bekommst.
Trotz der Nachteile ist es immer noch viel besser, Ihre Mitarbeiter ihre Ansprüche online einreichen zu lassen, als physische Formulare zu verwenden. Wir freuen uns, Ihnen eine kostenlose Spesenabrechnung Vorlage zur Verfügung zu stellen, die wir mit Google Forms erstellt haben.
Ihre Mitarbeiter können damit Erstattungsanträge für alles von Reisen bis zu Mahlzeiten einreichen. Nutzen Sie das Formular, um die Spesenabrechnung zu vereinfachen und dabei viel Zeit für das Unternehmen zu sparen.
- Laden Sie eine Spesenabrechnung Vorlage herunter, indem Sie auf die Schaltfläche klicken;
- Machen Sie eine Kopie der Spesenabrechnung Vorlage, bevor Sie sie verwenden;
- Passen Sie die Felder bei Bedarf an Ihren eigenen Buchhaltungsworkflow an.
- Alle Kostenbegründungsdaten werden automatisch in einer Tabellenübersicht gehalten.
Wenn Sie eine Frage zum Google Forms haben. Oder wenn Sie Hilfe und Beratung bei der Anpassung der Felder wünschen. Bitte zögern Sie nicht, unser Team zu kontaktieren.
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