Die Verwaltung von Geschäftsausgaben ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es kann schwierig sein, mit manuellen Prozessen den Überblick über Ausgaben zu behalten. Eigentlich ist das ein sehr ineffektiver Weg, dies zu tun. Dabei gibt es mehrere Parameter, die Ihnen als Orientierungshilfe dienen können. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen.
Die Produktivität der Mitarbeiter leidet, wenn sie Zeit mit der Bearbeitung von Belegen und der manuellen Prüfung von Abrechnungen verbringen müssen.
Finanzmanager müssen dann die Belege und Spesenbegründungen sortieren, bevor sie die Anträge genehmigen.
Daher ist eine Spesen-Software ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, insbesondere für solche, die skalieren wollen. Sie bringt einen hohen Grad an Automatisierung und Effizienz in den gesamten Prozess.
Die Anträge können schnell und mit geringer Fehlerwahrscheinlichkeit eingereicht und genehmigt werden.
Was ist eine Spesen-Software?
Spesen-Software ist eine Anwendung, die sowohl von Mitarbeitern als auch von Finanzmanagern genutzt wird. Ihr Zweck ist es, den Prozess der Einreichung und Genehmigung von Spesenabrechnungen zu vereinfachen und zu automatisieren.
Mitarbeiter nutzen es, um Geschäftsausgaben zu melden, indem sie Bilder von Belegen anhängen, um diese zu rechtfertigen. Finanzteams können dann die Belege aller Mitarbeiter an einem Ort einsehen. Die Begründungen können über die Software überprüft und Ansprüche erstattet werden.
Die Software kann auch an die Spesenmanagement-Richtlinie des Unternehmens angepasst werden. Dadurch wird das Risiko von Überschreitungen der genehmigten Ausgaben reduziert. Das Management kann dann etwaige Richtlinienverstöße rechtzeitig erkennen.
Warum brauchen Sie eine Spesen-Software?
Spesenmanagement-Software bietet Vorteile für das gesamte Unternehmen. Das Management ist in der Lage, einen ganzheitlichen Überblick über die Gesamtausgaben des Unternehmens zu erhalten. Die Ausgabenanalyse kann dann genutzt werden, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Ansprüche von Mitarbeitern können von Finanzmanagern leicht überprüft und genehmigt werden. Das Verwaltungsteam kann schnell feststellen, ob die Spesenrichtlinien des Unternehmens eingehalten werden. Alle Richtlinienverstöße können schnell behoben werden.
Mitarbeiter müssen keine mühsame Handarbeit mehr leisten, um Erstattungsanträge einzureichen. Es muss weniger Papierkram erledigt werden. Das Risiko, das ein Antrag aufgrund eines verlorenen oder verlegten Belegs abgelehnt wird, entfällt ebenfalls.
Wie wählt man die beste Software?
Es gibt keine Einheitslösung, wenn es um Spesen-Software geht. Ein kleines Unternehmen, das von einem Einzelunternehmer betrieben wird, benötigt zum Beispiel kein so fortschrittliches System wie ein multinationales Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern.
Spesen-Software kann typischerweise in drei Kategorien unterteilt werden:
- Die Basislösungen ermöglichen eine einfache Nachverfolgung von Ausgaben gegen Ansprüche.
- Die erweiterte Software bietet ein zentrales Dashboard, eine mobile App und individuelle Mitarbeiterprofile.
- Spesenmanagement-Systeme mit vollem Umfang bieten all das und zusätzlich die Möglichkeit, Zahlungskarten an Mitarbeiter auszugeben.
Spesen-Software ist ein schnell wachsender Markt, der zahlreiche unterschiedliche Funktionalitäten und Features bietet. Viele Unternehmen haben bereits die Vorteile der Online-Organisation und -Verwaltung ihrer Ausgaben erkannt.
Die Auswahl eines Softwaretools, das den Anforderungen des Unternehmens entspricht, ist jedoch sicherlich nicht so einfach.
> Features, auf die Sie achten sollten
Je größer das Unternehmen, desto vielfältiger werden seine Ausgaben sein. Entscheiden Sie sich für eine Spesen-Software mit Features, die große Teams unterstützen und mehrere Methoden zur Einreichung von Ansprüchen bieten.
> Integration von Zahlungslösungen vereinfacht die Rückerstattung
Ein zentrales Dashboard zur Verfolgung und Überwachung ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Die Spesenmanagement-Software muss auch mit der bevorzugten Zahlungslösung integriert werden. Dies ermöglicht es den Finanzteams, Erstattungen aus dem Dashboard heraus zu bearbeiten.
> Die Integration mit der Buchhaltungssoftware ist von entscheidender Bedeutung
Die Software, für die Sie sich entscheiden, sollte auch mit externer Buchhaltungssoftware integriert werden. Dies automatisiert Aufgaben für das Buchhaltungsteam, da es nicht mehr manuell Spesenabrechnungen für eine genaue Buchführung erfassen muss.
Top 3: Kostenlose grundlegende Spesen-Software
Um Ihnen bei der Auswahl der besten Spesen-Software zu helfen, ohne große Investitionen zu tätigen, haben wir drei kostenlose Softwarelösungen ausgewählt.
1. Everlance
Everlance bietet eine nahtlose Spesenerfassung. Benutzer können Fotos von Belegen hochladen, um Ausgaben zu importieren. Die App lässt sich auch mit Bankkonten und Kreditkarten integrieren, um Transaktionen automatisch zu erfassen. Sie schlägt sogar Steuerabzüge basierend auf den Ausgaben vor.
Everlance ist eine gute Software für Freiberufler, unabhängige Auftragnehmer und kleine Unternehmen. Die App ist sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte kostenlos erhältlich.
2. Mint
Mint bietet Freiberuflern und kleinen Unternehmen eine einfache und kostenlose Lösung zur Ausgabenverfolgung. Es verwendet Budget-Kategorien, um Benutzern zu helfen, Ausgaben zu verfolgen. Benutzer können auch Tags hinzufügen, um ihre Transaktionen weiter zu organisieren.
Der Zugriff erfolgt über mobile Apps und den Webbrowser. Mint ist sowohl auf iOS- als auch auf Android-Plattformen kostenlos verfügbar.
3. Zoho Expense
Zoho Expense hat eine kostenlose Stufe, die den Massen-Upload von Belegen unterstützt und auch automatische Ausgabenerinnerungen bietet. Es kann auch Ausgaben in mehreren Währungen und Steuern verfolgen. Benutzer können Karten und Konten verbinden, um Ausgaben automatisch zu verfolgen.
Es ist eine großartige Lösung für unabhängige Auftragnehmer, kleine Unternehmen und Freiberufler. Die Zoho Expense-App ist kostenlos für iOS- und Android-Geräte erhältlich.
Top 3: Erweiterte Spesenmanagement-Software
Wenn Sie nach einer fortschrittlichen Softwarelösung suchen, entscheiden Sie sich für eine erweiterte Software. Sie ermöglichen eine große Kontrolle mit umsetzbaren Erkenntnissen.
1. Concur
Concur bietet eine robuste Reise- und Geschäftskostenerfassung. Mitarbeiter können Belege einfach digital über die App einreichen. Finanzverantwortliche können alle Spesendaten in einem zentralen Dashboard einsehen. Auch Ausgabenrichtlinien können über das Dashboard durchgesetzt und geändert werden.
Concur ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet. Die Preise beginnen bei 8 $ pro Benutzer, pro Monat für den Small Business Plan, der 25 Benutzer unterstützt.
2. Fyle
Fyle bietet eine Mobile-First-Spesenmanagement-Lösung mit mehreren Möglichkeiten, Quittungen zu verfolgen. Mitarbeiter können Quittungen über Bild-Upload, Text oder Apps wie Slack und Gmail bereitstellen. Die Belege werden automatisch mit den Spesenrichtlinien abgeglichen, wobei Manager über das Dashboard vollen Einblick haben.
Fyle ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen. Die Preise beginnen bei 4,99 $ pro Benutzer, pro Monat mit einer Anforderung von mindestens 5 aktiven Benutzern.
3. Xero
Xero zielt darauf ab, Spesenabrechnungen schnell und papierlos zu machen. Es unterstützt die Einreichung von Ansprüchen durch Hochladen von Bildern. Finanzmanager werden benachrichtigt, sobald ein Antrag eingereicht wurde. Sie können auch die Ausgaben der Mitarbeiter über das Dashboard überwachen.
Die Einstiegsstufe ist für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen gedacht. Die Preise beginnen bei 24 $ pro Monat und steigen von dort aus für mittlere und große Unternehmen an.
Ist eine Spesen-Software mit vollem Umfang besser für Ihr Unternehmen?
Ein Spesenmanagement-System mit vollem Umfang bietet alle Vorteile von Basis- und erweiterten Lösungen. Der zusätzliche Vorteil ist die Möglichkeit, Prepaid-Zahlungskarten an Mitarbeiter auszugeben, um das Ausgabenmanagement zu verbessern. Zum Beispiel SimpledCard.
Finanzmanager können über das Kartenmanagementsystem einfach Ausgabenlimits für die Karten festlegen und Gelder aufladen. Die ausgegebenen Prepaid-Karten von Maestro und Mastercard können weltweit sowohl online als auch an PoS-Terminals eingesetzt werden. Die Mitarbeiter haben damit mehr Flexibilität sowie die Möglichkeit, Bargeld an Geldautomaten abzuheben.
Der Prozess der Einreichung von Spesenabrechnungen wird für die Mitarbeiter weiter vereinfacht. Die mobile App sendet eine Push-Benachrichtigung, nachdem die Karte verwendet wurde. So können Sie ein Foto der Quittung hochladen und die Ausgabe begründen. Dies ermöglicht die rechtzeitige Einreichung und Erstattung von Ansprüchen.
Wie integrieren Sie es in Ihren eigenen Arbeitsablauf?
Sie können eine Spesen-Software über drei wichtige Schritte in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Stellen Sie zunächst ein Portal oder eine App zur Verfügung, über die Mitarbeiter ihre Ausgaben einreichen können.
Diese Daten sollten dann an ein zentrales Dashboard für Finanzmanager gesendet werden. Und schließlich sollte das Dashboard die direkte Freigabe von Geldern ermöglichen, sobald die Ausgaben genehmigt wurden.
SimpledCard macht eine solche nahtlose Integration möglich. Sie lässt sich auch in die Buchhaltungssoftware integrieren, die Sie bereits verwenden, um einen einheitlichen Arbeitsablauf zwischen Ihrem Spesenmanagement-System und den Finanzbüchern zu gewährleisten.
Entdecken Sie die Möglichkeiten
Sie fragen sich, wie Sie SimpledCard ganz einfach als Ihre Spesen-Software implementieren können? Damit Sie die volle Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben haben?
Unsere Finanzexperten besprechen gerne, welche Möglichkeiten für die Bedürfnisse Ihrer Organisation die besten sind.
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