Die Geschäftsausgaben unter Kontrolle halten und gleichzeitig den Kollegen mehr Flexibilität bei ihren Ausgaben bieten? Das klingt widersprüchlich, aber es ist möglich. Zumindest, wenn Ihr Spesenmanagement in Ordnung ist.
Spesenmanagement (auch Ausgabenmanagement genannt) ist die Kunst der Strukturierung, Vereinfachung und Erleichterung der Verwaltung von Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeiter.
An sich nicht so aufregend, aber sehr notwendig, wenn man die Ausgaben unter Kontrolle halten will. Das Schöne daran: Wenn die Basis richtig eingerichtet ist, folgt der Rest (fast) automatisch.
Spesenkontrolle ist komplizierter als Sie denken
Bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben geht es um die Ausgaben der Mitarbeiter, um wiederkehrende Abschreibungen und sporadische Anschaffungen. Um wechselnde Budgets und unterschiedliche Zuständigkeiten, um große Summen und kleine Beträge.
Es geht um alles (neben den normalen Betriebskosten), was nötig ist, um Ihre Organisation am Laufen zu halten und voranzubringen. Von Reisekosten bis zu Essenszuschüssen und von Büromaterial bis zu Software-Abonnements.
Bei einem Spesenmanagement geht es darum, vorauszusehen, zu antizipieren und schnell zu reagieren. Es geht darum zu entscheiden, wer welchen Betrag wofür ausgeben darf und warum.
Eine große Herausforderung in diesem komplexen Prozess? Die richtige Anleitung zu geben. Für Kollegen, die Geschäftsausgaben tätigen, und für diejenigen, die sie kontrollieren.
Ausgabensystem für Tagespauschalen
Finanzteams wissen, wie das Tagespauschalen-System in Deutschland funktioniert. Vor der Geschäftsreise reicht der Mitarbeiter einen Antrag ein und erhält Geld für Ausgaben während der Reise.
Die Mittel werden in der Regel im Voraus bereitgestellt. Durch die Verwendung dieses Tagespauschal-Verfahrens entfällt die Notwendigkeit, dass: – Belege zur nachträglichen Rechtfertigung vorgelegt werden müssen; – für die Mitarbeiter gleiche Bedingungen herrschen; – keine Steuererklärungen mehr abgegeben werden müssen.
Deshalb ist das Spesenmanagement unverzichtbar
Traditionell dreht sich die Verwaltung von Geschäftsausgaben um das Spannungsfeld zwischen Kontrolle (ein Ziel Ihrer Finanzabteilung) und Freiheit (der Wunsch von Mitarbeitern, die Geschäftsausgaben tätigen).
Natürlich ist ein bisschen Spannung gesund. Sie hält einen auf Trab. Aber es ist auch wichtig, das richtige Gleichgewicht zu finden.
Einerseits kann eine zu starke finanzielle Kontrolle das Wachstum Ihrer Organisation bremsen, andererseits sind die Mitarbeiter manchmal zu sehr mit den Geschäftsausgaben beschäftigt.
Dies kann zu Reibereien über Erstattungen, Unstimmigkeiten über Ausgabenbegründungen oder zu heiklen Budgetfragen führen. Und das ist das Letzte, was Sie wollen.
Deshalb sollten Sie Ihr Spesenmanagement einen Schritt weiter bringen.
Verbessern Sie die Grundlagen Ihres Spesenmanagement-Systems
Es gibt viele Möglichkeiten, die Geschäftsausgaben besser in den Griff zu bekommen. Dennoch gelingt dies vielen Unternehmen nicht. Die Hauptursache? Unklarheit. Investieren Sie daher in die Schaffung einer besseren Grundlage.
Klare Ausgabenpolitik vorgeben
Wissen Ihre Kollegen, Teams und/oder Abteilungen genau, wie viel sie ausgeben dürfen, wofür, in welchen Situationen und wen sie um Genehmigung bitten müssen (sofern dies der Fall ist)?
Nur wenige Menschen werden sofort von der Idee einer wasserdichten Ausgabenpolitik begeistert sein, dennoch ist es sehr wichtig, Grenzen zu setzen und Grauzonen zu vermeiden.
Sorgen Sie dafür, dass (alle) Budgets einfach zu handhaben sind und auf den Ausgabengewohnheiten und der Liquidität des Unternehmens basieren.
Definieren Sie beispielsweise, welche Mitarbeiter welche Arten von Ausgaben geltend machen können und wie hoch das Budget pro Tag, Woche oder Monat ist. Zum Beispiel: maximal 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat für Geschäftsessen.
Sie können Regeln dafür aufstellen, welche Zahlungsmethoden verwendet werden dürfen, welche Arten von Belegen oder Rechnungen Sie akzeptieren und welche Transaktionsdetails für eine Rechtfertigung erforderlich sind.
Diese Transparenz hilft jedem in Ihrem Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen und bewusster mit den Ausgaben umzugehen.
Zentralisiertes Verständnis und Einblick schaffen
Vor allem, wenn Ihr Unternehmen groß ist, arbeiten Sie wahrscheinlich mit unterschiedlichen Budgets beispielsweise für IT, Marketing und Vertrieb.
Werden die Budgets in Ihrer Organisation zu Beginn eines Quartals oder Jahres festgelegt und ist dann jede Abteilung oder jedes Team für die eigene Buchführung verantwortlich?
In diesem Fall ist es recht wahrscheinlich, dass Ihre Finanzabteilung den Überblick verliert: Mangelnde Transparenz und fehlende Instrumente machen es praktisch unmöglich, all diese verstreuten Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen.
Standardisierte Prozesse, die vollständige Offenlegung der Ausgaben und die Zentralisierung der Spesenaufzeichnungen helfen Ihnen, die Kontrolle wiederzuerlangen und zu behalten.
Das System für Tagespauschalen ist komplex
Die Berechnung der Tagespauschalen basiert auf einer Vielzahl von Indikatoren, darunter:
– der Anfangs- und Endzeit der Reise und dem Wochentag;
– ein eventueller Grenzübergang;
– oder ein Arbeitnehmer, der länger als drei Monate an einem bestimmten Ort arbeitet.
All diese Kombinationen können die Berechnung von Tagespauschalen und Steuern zu einer echten Herausforderung für jede Organisation machen. Die Möglichkeit, dass eine Tagespauschale einen Fehler enthält, ist erheblich.
Verringerung des Risikos menschlicher Fehler
Fast jedes Unternehmen verfügt über eine Form des Spesenmanagements. Ihr Unternehmen wahrscheinlich auch.
Verwenden Sie komplexe Excel-Tabellen, Bargeldkassen mit Papierbelegen, Spesenabrechnungssoftware, Apps oder eine Kombination davon? Je manueller die Prozesse sind, desto größer ist die Anzahl der Fehler.
Die Daten werden möglicherweise nicht korrekt eingegeben oder falsch interpretiert. Oder sie werden zu spät erfasst und/oder nach der Überprüfung bearbeitet.
Fehler sind nur allzu menschlich. Also ist die Lösung: Automatisieren, Rationalisieren und Vereinfachen, um Fehler und fehlende Daten zu vermeiden.
Spesenmanagement in drei Schritten auf höherem Niveau
1. Rechtfertigungen mit intelligenter Software digitalisieren
Reibungslose Prozesse zur Rechtfertigung von Ausgaben sind für viele Unternehmen immer noch eine der größten Herausforderungen im Spesenmanagement.
Um eine reibungslose Bearbeitung zu gewährleisten, müssen die Mitarbeiter zunächst wissen, welche Ausgaben sie geltend machen können und welche nicht. Dann müssen sie alle Belege rechtzeitig, auf dem richtigen Weg und mit einer vollständigen Beschreibung einreichen.
Durch die Automatisierung dieses Prozesses über eine App beschleunigen Sie den Prozess erheblich und können das papierbasierte Buchhaltungssystem verringern. Pluspunkt: Wenn Sie eine elektronische Zahlungskarte mit der App verknüpfen, werden die Belege automatisch den richtigen Transaktionen zugeordnet.
2. Geeignete Zahlungsmethoden anbieten
Möchten Sie effiziente und sichere Ausgaben optimal unterstützen? Sorgen Sie dann dafür, dass Ihre Mitarbeiter immer über ein geeignetes Zahlungsmittel verfügen.
Barvorschüsse und Kreditkarten sind in Ordnung, verursachen jedoch unnötigen Verwaltungsaufwand. Prepaid-Debitkarten sind eine bessere Wahl, denn diese können leicht in einen automatisierten Rechtsfertigungsprozess integriert werden.
Richten Sie zum Beispiel monatliche oder vierteljährliche Budgetaufstockungen ein, damit die Karteninhaber immer genau wissen, was sie in dem jeweiligen Zeitraum ausgeben können. Hinter den Kulissen hat Ihr Finanzteam in Echtzeit Einblick in die Ausgaben.
Auf diese Weise können Sie Bargeld vollständig durch Karten ersetzen und erhalten ganz nebenbei wieder mehr Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben.
3. Integrieren Sie das Spesenmanagement in Ihr Buchhaltungsprogramm
Um noch mehr Kontrolle über Ihr Spesenmanagement zu erhalten, können Sie auch Verknüpfungen (z. B. über APIs) zwischen dem Geschäftsausgaben-Tool und Ihrem Buchhaltungsprogramm erstellen.
Es ist vor allem praktisch, wenn Sie benutzerdefinierte Kostenkategorien, Kostenstellen und Mehrwertsteuersätze festlegen oder wenn Sie bestimmte Kostenstellen automatisch bestimmten Projekten oder Kunden zuordnen wollen. Dann wird automatisch alles mit den richtigen Hauptbuchnummern in Ihrem Buchhaltungssystem verknüpft.
Ein zentrales (digitales) Verwaltungssystem wird Ihnen bei der Überprüfung der Zuweisung von Zahlungskarten, Budgets und der Genehmigung von Ausgaben enorm helfen.
Mit einem solchen System haben Sie in Echtzeit Einblick in die Geschäftsausgaben der einzelnen Mitarbeiter und Teams. Durch die Integration des Tools direkt in Ihr Buchhaltungssystem wird das Spesennmanagement zu einem reibungslosen und wasserdichten Prozess.
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