Viele Unternehmen führen Projekte beim Kunden durch: Ein Expertenteam reist an einen der Standorte des Kunden im In- oder Ausland und verbringt dort mehrere Tage oder Wochen mit der Bearbeitung eines Projekts. Wie behalten Sie als Finanzteam den Überblick über die Projektkostenrechnung?
Ob IT- oder Unternehmensberater, die die IT-Systeme überarbeiten oder Interviews beim Kunden durchführen. Oder spezialisierte Event-Crews, die zu Festival-Locations reisen und mehrere Wochen für die Montage und Demontage der immer komplexeren Licht- und Tonanlagen aufwenden.
Ein weiteres Beispiel sind Techniker, die zum Standort von Kunden reisen, um technische Teile, wie z.B. Anschlüsse für Industriepumpen oder ganze Teile eines Neubaus, wie z.B. Böden in Museen, zu installieren.
So unterschiedlich die Berufe und Aufgaben auch sein mögen, aus finanzieller Sicht haben diese Projekte mehrere Gemeinsamkeiten: Die Projektausgaben erreichen in diesen Zeiten ihren Höhepunkt, da die Mitarbeiter Kosten verursachen für Hotelaufenthalte, Mahlzeiten und Reisen sowie für spezifische Ausrüstung.
Oftmals können Projekte auch hinsichtlich der Projektkostenrechnung für böse Überraschungen sorgen. Bei Problemen kann es vorkommen, dass Geräte für einen längeren Zeitraum gemietet werden müssen oder dass ein hoch bezahlter Berater zwischendurch zurück und dann wieder zum Standort des Kunden fliegen muss.
Die häufigsten Herausforderungen für Finanzteams bei der Projektkostenrechnung
❯ Verfügbarkeit von Geldern
Bargeldvorschüsse sind aufgrund der damit verbundenen Risiken und des Umgangs mit Fremdwährungen für längere Projekte in der Regel ungeeignet. Deshalb werden häufig Kreditkarten verwendet, um diese Risiken zu vermeiden.
Aber Kreditkarten haben ihre Grenzen: Bei mehreren unvorhergesehenen Ausgaben kann das Kreditlimit schnell erreicht werden. Der Versuch, dies mit der Bank neu zu verhandeln und auch rechtzeitig, damit die Mitarbeiter vor Ort keine Zeit verlieren, kann eine sehr unangenehme Erfahrung sein.
❯ Rechtzeitige Einsicht in die Projektausgaben
Um dramatische Budgetüberschreitungen zu vermeiden, ist es wichtig, den Überblick über die Projektkosten zu behalten. Da Kreditkartenabrechnungen nur einmal im Monat eingehen, ist die von Finanzmanagern erwartete eingehende Prüfung nicht zeitgemäß möglich.
Da das reisende Team andere Aufgaben als die tägliche Kostenaufstellung hat, ist der vollständige Einblick erst nach der Rückkehr des Teams verfügbar. Das heißt, wenn sie nicht direkt zu ihrem nächsten Projekt fliegen…
❯ Korrekte Zuordnung der Projektkosten
Die Finanzabteilung braucht für Quittungen und ordnungsgemäße Kostenbegründungen für die Projektkostenrechnung. Wenn Mitarbeiter auf Reisen sind, können sie leicht Belege verlieren oder den Überblick über die Kostengründe verlieren, was die Überprüfung und Zuordnung der entsprechenden Kostenarten erschwert.
Wenn die Ausgaben dem Kunden in Rechnung gestellt werden müssen, wird dies zu einer Herausforderung. Die Unwägbarkeit in Bezug auf Ausgaben kann sich auch auf zukünftige Angebote für Projekt und damit auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirken.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann haben Sie vielleicht nach Möglichkeiten gesucht, die Dilemmata von Projektkosten und mitarbeiterfreundlichen Ausgaben zu lösen.
Viele Unternehmen ersetzen Bargeld durch Kreditkarten, während die Problematik der Budgetierung und Kontrolle bestehen bleibt. Mangelnde Echtzeitkenntnisse können vielversprechende Projekte zu einem verlustbringenden Unterfangen machen. Starten Sie noch heute um Ihre Projektkostenrechnung zu verbessern.
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Was Sie tun können, um die Projektkostenrechnung zu verbessern
Mit einem Wort: Digitalisierung. Untersuchen Sie insbesondere diese Optionen und führen Sie einen oder alle der folgenden Schritte durch:
❯ Digitalisieren Sie die Zahlungsmethoden von Mitarbeitern vor Ort, um einen schnelleren Einblick in die Transaktionen zu erhalten. Einige Kreditkartenanbieter bieten bereits den Service von zwischenzeitlichen oder digitalen Kontoauszügen an.
❯ Digitalisieren Sie den Kostenbegründungsprozess. Dies erleichtert Mitarbeitern das sofortige Einreichen von Belegen sowie das Hinzufügen von Begründungen und Kostenarten. Die Finanzabteilung wird dann schnell über die Ausgaben informiert. Verschiedene Softwarelösungen für Deklarationen bieten diese Funktion bereits, einige lassen sich sogar in Ihr Buchhaltungssystem integrieren.
Fangen Sie noch heute an
Je nachdem, wie oft diese Probleme auftreten, analysieren Sie zunächst, welcher Aspekt für Sie am wichtigsten ist. Über die Digitalisierung von Zahlungen und Projektausgaben können Sie sich im Internet leicht informieren. Oder melden Sie sich einfach bei uns an, um weitere hilfreiche Tipps zu erhalten.
Für eine schnellere Lösung können Sie uns gerne kontaktieren und uns Ihr Problem schildern. SimpledCard ist einzigartig positioniert, um sowohl bei Zahlungs- als auch bei Spesen-Abläufen Unterstützung zu bieten. Wir haben bereits vielen Organisationen geholfen, ihre Probleme bei Projektkosten zu lösen.
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