Die elektronische Rechnung hat in den letzten Jahren einen starken Aufstieg erlebt, in der Wirtschaft ist die Papierrechnung schon fast verschwunden. An E-Rechnungen von Telekommunikationsunternehmen oder von Versicherungen ist man bereits gewöhnt. Die Kasse hinkt noch etwas hinterher, aber auch hier wird der elektronische Beleg immer mehr eingeführt werden.
Universal Business Language
UBL, kurz für Universal Business Language, ist ein Standard für die elektronische Geschäftsführung, einschließlich Rechnungen.
Finanzsysteme können in UBL automatisch Rechnungen erstellen und verarbeiten. Diese Form der Rechnungsstellung hat in den letzten Jahren einen deutlichen Aufschwung erhalten.
Seit dem 1. Januar 2017 fordert die niederländische Regierung ihre Lieferanten auf, neue Verträge auf diese Weise in Rechnung zu stellen. Auch in Deutschland beschäftigte sich die Bundesregierung mit der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU. Im Auftrag des IT-Planungsrats wird der Standard XRechnung von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) betrieben.
Neben der UBL-basierten XRechnung hat sich inzwischen auch das Rechnungsformat ZUGFeRD entwickeln können. Beide Formate sind digitale Rechnungen und erfüllen die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für papierbasierte Rechnungen.
Während das XRechnungs-Format sowohl die UBL-Syntax als auch die Cross Industry Invoice (CII)-Syntax unterstüzt, setzt ZUGFeRD ausschließlich auf CII. Dabei ist ZUGFeRD ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl vom Menschen als auch von Maschinen lesbar ist.
Es besteht aus einer PDF-Datei, in der sich auch eine XML-Datei befindet. XRechnung hingegen ist ausschließlich ein XML-basiertes Rechnungsformat, das vom Menschen nicht gelesen werden kann.
Welche Vorteile gibt es?
Die Vorteile dieses Ansatzes liegen auf der Hand. Die Fehlerwahrscheinlichkeit ist geringer und die Verarbeitung verläuft schneller.
Darüber hinaus gibt es den positiven Effekt auf die Umwelt, weil weniger Papier, Tinte oder Energie benötigt werden. In der realen B2B-Umgebung ist dieser Digitalisierungsprozess bereits in vollem Gange. Aber was ist mit physischen Transaktionen in Geschäften?
Papierbelege sind dort immer noch die Norm. Das sind Belege, die bei geschäftlichen Zahlungen sicher aufbewahrt werden sollten.
Beleg per E-Mail
Laut Friso de Jong, Gründer der Plattform E-Factureren, könnte UBL auch in Geschäften eingesetzt werden.
Er sieht auch schon die ersten Schritte dazu. Ein Beispiel dafür ist der Bürobedarfslieferant Staples.
Der elektronische Beleg
Geschäftsessen, ein Treffen auf einen Kaffee oder einfach für den täglichen Einkauf im Supermarkt eingesetzt werden können.
Konkret hat die britische Supermarktkette Tesco bereits einen Test mit elektronischen Kassenbon durchgeführt. In Zusammenarbeit mit einem IT-Unternehmen hat die Supermarktkette eine Smartphone-App entwickelt, mit der Kunden an der Kasse einen digitalen Beleg erhalten können.
Auch beim Supermarktriesen REWE können Kunden bereits ihre Kassenbons per E-Mail erhalten. Dazu müssen sie ihr REWE- und ein PAYBACK-Konto verknüpfen. Der Frust bei kleineren Einzelhändlern über die 2020 eingeführte Kassenbonpflicht wird die Suche nach weiteren Lösungen nur beschleunigen.
Marketing
Es gibt noch einen weiteren Grund für Lieferanten und Einzelhändler, digitale Belege zu wollen, und das sind die Marketingmöglichkeiten.
Neben einem zusätzlichen digitalen Kontaktmoment kann der elektronische Beleg auch eine Fülle von Informationen über den Kunden liefern. Es ist also eigentlich klar, in welche Richtung sich Dinge entwickeln werden.
Die Frage ist nicht ob, sondern wann der elektronische Beleg die Norm sein wird. De Jong wagt eine vorsichtige Vorhersage.
Von SimpledCard
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