Mehr Freiheit und Übersicht in der Tourismusbranche

Branchen-Special Tourismus

Von SimpledCard am 9. Juni 2019

Tourismusbranche – 3 min

Jede Branche kennt ihre eigenen Herausforderungen. Dies gilt insbesondere für die Reisebranche, die als Synonym für Freiheit und neue Erfahrungen steht. Um diese Freiheit auch jenen einzuräumen, die rund um die Uhr und weltweit für das Wohlbefinden Anderer arbeiten, ist eine einfache, flexible Lösung beim Tätigen von Geschäftsausgaben erforderlich.

Weltweite Flexibilität für Mitarbeiter

Mit gut 110.000 Urlaubsreisen und zahlreichen Aktivitäten auf 430 Campings in 16 Ländern zählt Vacansoleil Camping Holidays zu den großen Reiseanbietern in der Campingbranche. Diese Aktivitäten bringen verschiedene Kosten und Ausgaben mit sich, die organisiert und verwaltet werden müssen.

In vielen Fällen kamen Reisebegleiter vor ihrer Abreise in die Finanzbuchhaltung, um einen Vorschuss für diverse Kosten abzuholen und registrieren zu lassen. Selbstverständlich galt es, die tatsächlichen Ausgaben im Nachhinein anhand von Quittungen zu belegen. Dies ging immer mit einem Zeitverlust einher, da die Ausgaben teilweise erst Wochen später eingebucht werden konnten. Zum anderen mussten die Mitarbeiter teilweise auch Kosten vor Ort aus eigener Tasche vorstrecken, da es schwierig ist, die anstehenden Ausgaben 100 % genau zu kalkulieren.

Um den Mitarbeitern mehr Flexibilität zu gewähren, hat sich Vacansoleil für die SimpledCard Bezahllösung entschieden. Mitarbeiter erhalten jetzt vor der Abreise eine Maestro-Karte für all ihre geschäftlichen Ausgaben. Diese Karte ist mit einem bestimmten Budget ausgestattet, je nach Position und Rolle des Mitarbeiters, worüber derjenige frei verfügen kann. Die Abrechnung mit der Finanzbuchhaltung erfolgt nun auch viel schneller, denn neben der Maestro- Karte gehört auch eine App zur Bezahllösung, womit Belege direkt vor Ort fotografiert und ins System eingetragen werden können. Die Finanzbuchhaltung erhält die Belege somit viel früher als in der ursprünglichen Situation und muss keine verloren gegangenen Quittungen mehr fürchten. Die Mitarbeiter verwenden für die Kostenzuordnung einfach die vorab eingespeisten Kostenstellen und -arten.

Übersicht in Echtzeit

Der Busfahrer hat am Wochenende kurzfristig einen Reiseeinsatz von einem kranken Kollegen übernommen und muss unterwegs anhalten. Vor der Abfahrt war keine Gelegenheit mehr dazu, in der Buchhaltung vorbeizugehen, um ein entsprechendes Reisebudget abzuholen. Was nun? Selbstverständlich legt der Busfahrer die Kosten aus, denn die Fahrt ist gebucht und die Reise soll schließlich reibungslos verlaufen. Da die Busfahrer von Lanting Reizen in der Hochsaison vor allem Ausgaben im Ausland tätigen und zudem auch kurzfristige Einsätze zu den Gegebenheiten zählen, stattet Lanting seine Fahrer mit SimpledCard-Karten aus. So können auch unerwartete Auslagen ohne weiteres getätigt werden, wobei jeweils im Voraus ein bestimmtes Limit pro Karte und Fahrer festgelegt ist. Nach jeder Zahlung kann nun die Quittung mit der App fotografiert und an die Buchhaltung gesendet werden. Zudem ist es möglich, das Budget auch kurzfristig aufzustocken, im Falle einer Notsituation. Die Übersicht über und Kontrolle der Ausgaben in Echtzeit mit der SimpledCard-App vereinfacht die Verwaltung der geschäftlichen Ausgaben enorm. Und erleichtert den Fahrern gleichermaßen ihre Arbeit.

Lesen Sie hier mehr über den Einsatz und die Vorteile von Prepaid-Firmenkarten.

Broschüre herunterladen

Zeitgemäßes Deklarieren

Auch in Deutschland gehört die Tourismusbranche zu den ökonomischen Schwergewichten und größten Arbeitgebern. Laut Branchenangaben und dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) zufolge sind in Deutschland über 2.500 Reiseveranstalter, ca. 4.000 Busunternehmen und knapp 10.000 Reisebüros tätig. Auch diese Unternehmen kennen die Thematik, eine gute Übersicht über die Ausgaben in Echtzeit zu haben und auch den Mitarbeitern mehr Sicherheit zu bieten, da sie mit der Bezahlkarte eben nicht mehr mit größeren Bargeldbeträgen unterwegs sind. Selbstverständlich sollen sich die Einkäufer bzw. Mitarbeiter frei bewegen können, wenn sie neue Reiseziele erkunden und Hotels oder Campings testen. Je nach Kontinent geht es dann darum, in Fremdwährungen zu bezahlen und die vorab erhaltenen Vorschüsse in die jeweiligen Landeswährungen zu wechseln. Wie viel einfacher ist es, vor Ort einfach mit der für alle Währungen gültigen Karte zu bezahlen und diese Zahlung dann auch direkt administrieren zu können? Auf diese Weise gibt es keine nennenswerte Verzögerung zwischen der Bezahlung der Spesen und der Deklaration der Kosten. Selbst wenn der Mitarbeiter noch viel länger unterwegs ist, so ist der Zahlungsbeleg bereits in der Buchhaltung eingetroffen.