Mehr Zeit und Aufmerksamkeit für Pflege und Betreuung
Branchen-Special Gesundheitswesen
Das deutsche Gesundheitssystem wird von vielen Einrichtungen und Akteuren getragen und selbst verwaltet. Es gilt allgemein als einer der am stärksten regulierten Bereiche überhaupt. Durch den Einsatz von selbstverwalteten Teams geben Organisationen diesen Fachleuten Verantwortung zurück.
Lose Quittungen und kleine Kassen
In der Alten- und Krankenpflege, wie auch in der Betreuung von geistig und/ oder körperlich Behinderten, dreht sich alles um das Wohlergehen der Menschen und ihr Leben in den verschiedenen Einrichtungen. Dabei geht es nicht nur um die Verabreichung der erforderlichen Medikamente, sondern um echten Kontakt, Austausch und die möglichst angenehme Alltagsgestaltung der Betroffenen. Dazu gehört beispielsweise das Organisieren von Ausflügen, ein gemeinsamer Markt- oder Ausstellungsbesuch oder auch das stellvertretende Bestellen einer CD.
Solche Aufgaben sind auch immer mit Ausgaben verbunden, die die Pflegekräfte entweder vorab beantragen müssen, als Bargeld in der Finanzabteilung abholen oder gegebenenfalls vorschießen, wenn sich die Buchhaltung an einem anderen Standort befindet. Nach der Aktivität müssen die Beträge abgerechnet und mit Quittungen belegt werden. Und genau das ist die Herausforderung für Einrichtungen im Pflege- und Betreuungssektor.
Wann ist die Buchhaltung erreichbar, um dort einen Vorschuss abzuholen? Wann werden die Belege eingereicht, um die BargeldAbholung im Nachhinein abzurechnen oder den vom Pflegepersonal aus eigener Tasche bezahlten Betrag auszugleichen? Und wie und wann wird dies – eventuell einen Monat später – in die Buchhaltung integriert?
Die praktischen Probleme, die sich daraus für Personal und auch Verwaltung ergeben, liegen auf der Hand: So sind Pflegepersonal und Betreuer dazu gezwungen, vorab Geld abzuholen oder vorzuschießen, und dann mit Bargeldbeträgen unterwegs, die erst im Nachhinein abgerechnet und belegt werden. Je nach Betrag ist das nicht unbedingt sicher. Die Verantwortung der Ausgaben erfolgt auch erst, wenn diese bereits getätigt sind. Oft gehen dabei Quittungen verloren, sodass Ausgaben nicht belegt oder nicht erstattet werden können. Keines von beiden ist für einen guten Arbeitsverlauf wünschenswert, es lenkt zudem vom Kern der Pflegetätigkeit ab.
Abrechnung in Echtzeit
Hat eine Pflegeeinrichtung mehrere Standorte, dann gibt es oft an jedem Standort eine kleine Kasse, die pro Standort abgerechnet und mit dem Hauptsitz abgeglichen wird. Auch da tritt das Problem der verlorenen Belege und der zeitlichen Verzögerung in Abrechnung und Verbuchung auf. Einige Einrichtungen haben einzelne Bankkonten eingerichtet oder Firmenkreditkarten für entsprechende Abteilungen angeschafft. Auch hier gilt, vor allem bei Kreditkarten: Die Abrechnung erfolgt zeitlich verzögert und nicht in Echtzeit. Ganz gleich, welche Strategie des Ausgabenmanagements angewandt wird, beide Varianten – Bargeld und Firmenkonten/Firmenkreditkarten – sind mit zusätzlichem Papierkram und unnötigen Arbeitsschritten verbunden, die mit dem Bezahlkartensystem von SimpledCard in wenigen Schritten zusammengefasst werden.
Lesen Sie hier mehr über den Einsatz und die Vorteile von Prepaid-Firmenkarten.
Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zeit für die Altenpflege
Carintreggeland ist ein Unternehmen in der Alten- und Gesundheitspflege und mit Wohnlösungen für ältere Menschen verbunden. An über 30 Standorten sorgen über 3.500 Altenpfleger und 3.000 Freiwillige dafür, die Lebensqualität der Bewohner so hoch wie möglich zu halten oder zu verbessern. Kurzzeitige Aufnahmen gehören ebenso zum Aufgabenspektrum, wie Tagespflege und Hausbesuche bei Menschen, die noch selbstständig wohnen können. Im Rahmen der Digitalisierung und Modernisierung ersetzen die Bezahlkarten von SimpledCard das Bargeld und umständliches Sortieren von Quittungen im Nachhinein. Derzeit sind insgesamt 267 Bezahlkarten von SimpledCard in Gebrauch. Diese Karten sind jeweils einem Team, nicht einer Person, zugeordnet. Direkt nach einer Bezahlung, sei es online, im Geschäft oder an der Theaterkasse, wird der Beleg fotografiert und in die App hochgeladen. Der Beleg als auch die Ausgabe sind damit parallel in der Finanzbuchhaltung einzusehen – wodurch die Kontrolle in Echtzeit entsteht. Auf jede Karte wird ein festgelegtes Budget geladen, das nach Bedarf angepasst oder eingefroren werden kann. Somit sind die Mitarbeiter weniger mit administrativen Kleinigkeiten beschäftigt, die nur von der eigentlichen Tätigkeit abhalten.
Sorgenlos und übersichtlich bezahlen
Bei Syndion dreht sich alles um die Begleitung und Unterstützung von jungen und alten Menschen mit geistiger und/oder körperlicher Behinderung. Seit 1967 unterstützt das Unternehmen Klienten dabei, sich so gut wie möglich entwickeln, lernen, wohnen und arbeiten zu können, um nach den gegebenen Möglichkeiten angenehm zu leben. Das reicht von der Tagesbetreuung bis hin zur Begleitung im SyndionWohnheim, im jeweils kleinstmöglichen Umfang zur Erhaltung des persönlichen Kontakts. An verschiedenen Standorten sind insgesamt 1.500 Mitarbeiter und 350 Freiwillige für die Betreuung von 1.600 Patienten zuständig.
Der Verwaltungsleiter Corné Deijkers war immer wieder mit verlorenen Quittungen und mit falsch oder nicht eingebuchten Ausgaben konfrontiert, die der Bargeldkasse entnommen wurden. Dazu kamen unerfreuliche Diskussionen mit Mitarbeitern über fehlende Belege und die unmögliche Zuordnung von Ausgaben. Da das Hauptaugenmerk der Mitarbeiter auf der Betreuung liegt und solche buchhalterischen Fehler letztlich der gesamten Organisation schaden, schlug die Hausbank das System von SimpledCard vor.
Einblick in Echtzeit bietet Ihnen bessere Kontrolle
Bei SimpledCard können Bezahlkarten für Teams nach Bedarf ausgegeben werden, die jeweils mit einem bestimmten Guthaben für Bar- oder Internetzahlungen ausgestattet sind. Dank der Begrenzung des Budgets werden die Risiken der missbräuchlichen Verwendung minimiert, auch kann das Budget jederzeit erhöht oder zurückgehalten werden. Nicht zuletzt erleichtert man den Mitarbeitern die Abrechnung, da Belege direkt in die zugehörige App eingepflegt und an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden. So haben Finanzbuchhaltung und Verwaltung die Ausgaben immer in Echtzeit im Blick.
Von SimpledCard
Bleiben Sie auf dem Laufenden
Unsere neuesten Blogartikel, Geschäftsentwicklungen und Finanznachrichten. Direkt in Ihren Posteingang.
81739 München 
