Bargeldvorschüsse auf Schulausflügen sind nicht mehr nötig

Branchen-Special Bildungswesen

Von SimpledCard am 17. Mai 2019

4 min

Im deutschen Schulwesen sind Lehrer immer wieder mit größeren Bargeldbeträgen unterwegs, z.B. wenn sie Eintrittsgelder für Museen während einer Klassenfahrt bezahlen wollen. Zudem kommt es häufig vor, dass Lehrkräfte die Unterrichtsmaterialien aus eigener Tasche vorschießen und diese im Nachhinein anhand von Belegen mit der Verwaltung abrechnen müssen, sofern die entsprechenden Quittungen noch vorhanden sind und nicht mit Einkäufen für den Eigenbedarf kombiniert waren.

Ausflüge und Klassenfahrten

Klassenfahrten erfreuen sich großer Beliebtheit bei Schülern, während manche Eltern – und teils auch Lehrer – die immer weiter entfernte Reiseziele mit gemischten Gefühlen betrachten. Denn mit einer Reise nach London oder Florenz sind ganz andere Kosten verbunden als mit einer Klassenfahrt nach Berlin oder an die Nordsee.

Je weiter weg die Reise geht, desto teurer ist sie und umso tiefer müssen Eltern in ihre eigenen Taschen greifen. Geringverdiener können eventuell finanzielle Unterstützung beantragen, falls es bei einer exklusiveren Reise bleibt.

Die größten Kostenposten sind hierbei jeweils die Unterkünfte, der Transport und die Verpflegung. Dazu kommen noch Kosten für das Programm vor Ort dazu, wobei Schüler mehr am Freizeitprogramm, als an den kulturellen Aspekten einer solchen Fahrt interessiert sind.

Befreiung von Bargeld

Das bedeutet dann, dass Lehrer mit größeren Bargeldbeträgen unterwegs sind und dadurch einer heiklen Situation ausgesetzt sind. Während der Reise muss dann nicht nur auf die Schüler, sondern auch auf das Aufbewahren der Zahlungsbelege geachtet werden, die nach der Klassenfahrt mit der Schule abgerechnet werden… falls sie nicht verloren gehen.

Ein ähnliches Problem taucht auch bei Tagesausflügen auf: Ein Museumsbesuch wird an einem sonnigen Tag vielleicht noch mit einem Besuch in einer Eisdiele kombiniert. Dabei ist der Museumsbesuch meist vorab bezahlt, während das Eis essen spontan vom Lehrer vorgeschossen und im Nachhinein, wenn überhaupt, abgerechnet wird.

In solchen Fällen ist eine Bezahlkarte von SimpledCard sehr praktisch, da mit ihrem Einsatz kein Bargeld mehr nötig ist. Diese kann auf eine Klasse oder einen Lehrer ausgestellt und mit einem bestimmten Budget aufgeladen werden. Sie ist an eine App gekoppelt, in die gleich nach der Bezahlung auch die fotografierte Quittung hochgeladen werden kann.

Diese Belege sind jeweils in Echtzeit in der Finanzbuchhaltung der Schule einsehbar. Dadurch ist eine zeitnahe Abrechnung möglich und das Thema der verloren gegangenen Quittungen gehört der Vergangenheit an.

Der Zahlungsvorgang mit Kreditkarte

Für Lehrer der Primarstufe ist die Situation ein wenig anders. Hier geht es weniger um kostspielige Eintrittsgelder für Museen als um Materialien für den Schulunterricht oder gar das Klassenzimmer.

Ausgaben für Wachsmalstifte, Folien, Bunt- und Tonpapier, sowie Druckerpatronen für Kopien am heimischen Computer sind keine Seltenheit, laut Aussagen einiger Lehrer in einem Artikel im Spiegel (Was Lehrer aus eigener Tasche bezahlen, 18.05.2018). Die so entstehenden Beträge werden entweder später abgerechnet oder in der Steuererklärung geltend gemacht.

Vorher arbeiteten wir mit Bargeldvorauszahlungen. Jetzt erledigen wir alles schneller und unser Prozess ist um ein Vielfaches effizienter. Saskia van der Stok Business Administrator – Carmel College

Lesen Sie hier mehr über den Einsatz und die Vorteile von Prepaid-Firmenkarten.

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Kleinausgaben für das Klassenzimmer

Wie einfach wäre es jedoch, wenn Lehrer sich nur auf ihre eigentliche Arbeit – den Unterricht und dessen inhaltliche Vorbereitung – konzentrieren könnten, anstatt sich mit Nebensächlichkeiten zu beschäftigen? Eine Möglichkeit dies umzusetzen, liegt in der Nutzung von SimpledCard-Karten. Es sind Prepaid-Bezahlkarten, mit denen im Geschäft, im Museum, in Unterkünften oder online bezahlt werden kann.

Die Zuteilung der Karten übernimmt die Schulverwaltung, ebenso wie die Ausstattung der Karten mit Budgets. Das Budget kann, je nach Bedarf, kurzfristig erhöht oder eingefroren werden. Somit hat die Schulverwaltung jederzeit einen Überblick über die extra Ausgaben der Lehrer, ohne dass diese sich für ihre Deklarationen schuldig fühlen müssen.

Quasi ein kleines Einmaleins.

Einblick in Echtzeit bietet bessere Kontrolle

Bei SimpledCard können Bezahlkarten für Teams nach Bedarf ausgegeben werden, die jeweils mit einem bestimmten Guthaben für Bar- oder Internetzahlungen ausgestattet sind.

Dank der Begrenzung des Budgets werden die Risiken der missbräuchlichen Verwendung minimiert, auch kann das Budget jederzeit erhöht oder zurückgehalten werden.

Nicht zuletzt erleichtert man den Mitarbeitern die Abrechnung, da Belege direkt in die zugehörige App eingepflegt und an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden. So haben Finanzbuchhaltung und Verwaltung die Ausgaben immer in Echtzeit im Blick.

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