Die Auswahl an geschäftlichen Bezahlmethoden wird immer größer. In den letzten 10 Jahren hat das Aufkommen des Internets und des mobilen Bankings einen tief greifenden Wandel herbeigeführt. Dies setzt ältere und etablierter Optionen unter Druck. Das altbewährte Bargeld wird heute als alles andere als ideal angesehen. Unternehmen nutzen jedoch immer noch eine Vielzahl unterschiedlicher geschäftlicher Bezahlmethoden für die Bezahlung von Mitarbeiterausgaben.
In einer Organisation müssen viele Zahlungen getätigt werden. Für all diese Ausgaben benötigt der Mitarbeiter eine Bezahlmethode.
Bei bestimmten Ausgaben können Sie oft nur auf eine bestimmte Weise bezahlen. Zum Beispiel können Sie eine Hotelbuchung nur mit einer Kreditkarte vornehmen. Während der Florist möglicherweise nur eine Debitkarte akzeptiert. Deshalb ist es wichtig, dass Sie in Ihrem Unternehmen verschiedene flexible Bezahlmethoden anbieten.
Den Überblick über alle Ausgaben zu behalten und diese zu verarbeiten, ist immer noch eine mühsame Aufgabe für Finanzteams. Es ist sehr zeitaufwendig und mühsam, eine gute Kontrolle über die Transaktionen und Kostenbegründungen zu behalten. Besonders wenn unterschiedliche Bezahlmethoden verwendet werden, ist es schwierig, den Monatsabschluss rechtzeitig fertigzustellen.
Die Tatsache, dass im letzten Jahrzehnt viele neue Zahlungslösungen hinzugekommen sind, ist Ihnen nicht entgangen. Dennoch haben die meisten noch nicht auf neue Bezahlmethoden innerhalb ihrer eigenen Organisation umgestellt.
Sie steht meist auf der langen Liste der langfristigen Projekte. Und das, obwohl diese neuen Lösungen die Geschäftsabwicklung oft einfacher und vor allem sicherer machen. Sehr zum Leidwesen vieler Finanzteams und Mitarbeiter. Zeit, alle Zahlungsoptionen und ihre Vorteile genauer unter die Lupe zu nehmen.
Das altbewährte Bargeld
Viele Organisationen arbeiten immer noch mit Bargeld. Am Standort ist dann Bargeld vorhanden, mit dem zum Beispiel ein Geburtstagsgeschenk gekauft wird. Wenn in einem Unternehmen Bargeld zirkuliert, arbeiten Sie mit einem Kassenbuch. Alle Barausgaben müssen im Kassenbuch geführt werden.
Viele Organisationen würden gerne zu einer bargeldlosen Arbeitsweise übergehen. Die Arbeit mit Bargeld und Kassenbüchern bringt viele Probleme mit sich.
Die Abwicklung von Zahlungen im Bargeschäft ist eine administrative Katastrophe. Neben dem zeitaufwendigen Prozess erfordert sie eine komplexe Einrichtung. Woher kennt der Kassierer den Status der verschiedenen Kassen? Woher bekommt er oder sie das Zusatzgeld? Haben Sie an den sicheren Transport des Geldes gedacht? Und wie überprüfen Sie, ob der volle Betrag in der Kasse angekommen ist?
Wenn Organisationen mit Bargeld arbeiten, gibt es oft einen festen täglichen Ablauf:
- Es gibt jeden Tag ein festes Startkapital in der Kasse;
- Der Mitarbeiter erhält Geld von Kunden und kann auch Ausgaben tätigen. Dies erfordert zwei sicher gelagerte und getrennte Portokassen;
- m Ende des Tages zählt der Mitarbeiter das Bargeld, erstellt den Saldo im Kassenbuch und übergibt das Bargeld an den Manager;
- ls letzten Schritt zahlt der Verwalter oder Kassierer das Geld bei einer Bank ein oder fordert einen Bargeldzuschlag an.
Es geht darum, dass alle Geldbewegungen korrekt im Kassenbuch eingetragen werden. Und, dass alle Belege enthalten sind. Als Verwaltung sind Sie oft noch damit beschäftigt, Mitarbeiter zur Vorlage ihrer Belege zu bewegen. Das Arbeiten mit Bargeld scheint eine schnelle Lösung zu sein, aber es gibt oft viele Haken und Ösen. Dies führt zu Ineffizienz bei der administrativen Bearbeitung.
Innerhalb eines Unternehmens müssen jedoch von Zeit zu Zeit immer wieder Barzahlungen geleistet werden. Egal, wie sehr man als Unternehmen digitale Transaktionen managt, manchmal kann man sich dem nicht entziehen. Zum Beispiel, wenn ein Geschäft unerwartet keine Debitkarte akzeptiert oder Sie einen Einkauf auf dem Markt tätigen müssen.
Vorteile: einfache Handhabung, fast immer in physischen Geschäften akzeptiert, keine zusätzlichen Kosten.
Nachteile: anfällig für Betrug, komplexe Verwaltung, Risiko bei der Verteilung.
Die normale Zahlungskarte (auch Debitkarte genannt)
Jeder hat eine, eine Debitkarte. Sie können eine solche Debitkarte auch für Geschäftsausgaben verwenden. Die bekanntesten Anbieter sind Maestro und V Pay. Debitkarten werden von Banken wie Deutsche Bank, Commerzbank und Sparkassen ausgegeben. Darüber hinaus sind in den letzten Jahren immer mehr Direktbanken hinzugekommen, wie zum Beispiel ING und N26. Als dritte Möglichkeit gibt es Gesamtlösungen für den geschäftlichen Zahlungsverkehr, wie zum Beispiel die SimpledCard. Sie kombinieren Firmenkarten mit Spesenmanagement und Integration in Ihr Buchhaltungssystem.
Mit einer Business-Bankkarte können Sie praktisch überall auf der Welt Bargeld abheben und kontaktlose Zahlungen vornehmen. Praktisch, wenn Sie viele Termine außer Haus haben oder oft auf Geschäftsreisen sind. Mit einer Firmenkarte halten Sie diese Ausgaben getrennt von Ihrem eigenen Privatkonto. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter niemals selbst Geld vorstrecken müssen.
Kontaktloses Bezahlen ist eine einfache Option, wenn Sie schnell in einem physischen Geschäft einkaufen möchten. Bei kleinen Beträgen müssen Sie zum Bezahlen keine PIN eingeben. Eine Tasse Kaffee während eines Geschäftstreffens oder ein schnelles Mittagessen, wenn Sie unterwegs sind, ist schnell bezahlt. Die Beträge müssen (kumulativ) unter 50 € liegen. Bei der fünften Zahlung wird standardmäßig ein Code angefordert.
❯ Eine Debitkarte als geschäftliche Bezalhmethode
Mit einer normalen Debitkarte Ihrer Hausbank können Sie Bargeld an einem Zahlungsterminal abheben oder elektronische Zahlungen vornehmen. Der Betrag wird dann direkt von Ihrem Geschäftskonto abgebucht.
Wenn Sie nicht möchten, dass die Debitkarten mit dem Hauptgeschäftskonto verknüpft werden, müssen Sie zunächst ein Unterkonto beantragen. Besonders wenn Sie mehrere Standorte mit unterschiedlichen Karteninhabern haben, kann dies schnell komplex werden. Die Verwaltung einer solchen Zahlungslösung ist dann sehr arbeitsaufwendig. Außerdem kann die Bank bei geringen Umsätzen das Interesse verlieren.
Das Abheben von Geld an einem Geldautomaten ist nicht immer kostenlos. Die Bank kann Ihnen zum Beispiel Gebühren berechnen, wenn Sie Geld an einem Automaten einer anderen Bank abheben. Denken Sie also daran, dass die Mitarbeiter dies immer bei den angeschlossenen Banken machen, um Kosten zu sparen. Elektronische Zahlungen mit einer Bankkarte (z.B. mit giropay) sind innerhalb der Eurozone kostenlos.
Wie viel Geld Sie pro Tag oder pro Woche abheben oder einzahlen können, ist oft begrenzt. Diese Limits können angepasst werden, aber nur durch den Kontoinhaber.
Dies schränkt Ihre Freiheit etwas ein. Zum Beispiel, wenn Sie unerwartet eine große Ausgabe tätigen müssen. Dann kann der Betrag auf dem Konto ausreichend sein, der abbuchbare Betrag pro Tag jedoch nicht. Eine Einstellung muss dann im System umgestellt werden. Dies geht oft über die Support-Abteilung Ihrer Bank, aber nicht in Echtzeit. Dies kann dazu führen, dass Sie die Zahlung nicht mehr am selben Tag abschließen können.
In manchen Fällen können Sie auch mit einer Debitkarte im Minus sein. Hierfür benötigen Sie die Erlaubnis der Bank. Das Geld, das Ihnen fehlt, leihen Sie sich dann bei der Bank. Dies ist natürlich nicht kostenlos und aus geschäftlicher Sicht nicht ideal.
Vorteile: kontaktlos, einfaches Geldabheben am Automaten, Online-Zahlungen mit giropay
Nachteile: Zinsen für Überziehungskredite, begrenztes Tagesbudget, nicht sehr flexibel für mehrere Standorte
❯ Eine Maestro Prepaid-Karte
Eine Prepaid-Debitkarte ähnelt in vielerlei Hinsicht einer regulären Debitkarte, hat aber auch eine Reihe von Eigenschaften einer Kreditkarte.
Sie laden im Voraus einen bestimmten Betrag auf die Karte, das „Guthaben“. Damit können Sie dann in einem Geschäft bezahlen oder an einem Geldautomaten abheben. Wenn dieser Betrag aufgebraucht ist, ist eine Zahlung nicht mehr möglich. Bei einer geschäftlichen Prepaid-Karte handelt es sich um das eigene Geld der Organisation.
Sie zahlen das Geld auf eine Prepaid-Karte von Ihrem Geschäftskonto auf die Karte ein. Dies belastet die liquiden Mittel, aber Sie vermeiden die Kosten für einen echten Kredit. Das Konto kann also nicht ins Minus gehen. Indem Sie die Karte regelmäßig auffüllen, können Sie die Geldabflüsse gut verteilen.
Sie haben oft die gleichen Vorteile und Nachteile wie bei einer normalen Zahlungs- oder Kreditkarte. Nur bei einer Prepaid Maestro-Karte können Sie als Finanzverantwortlicher entscheiden, wie viel Geld pro Karte ausgegeben wird. Auf diese Weise haben Sie eine bessere Kontrolle über die Budgets. Und Sie verhindern, dass Karten direkt mit Ihrem Hauptgeschäftskonto verknüpft werden. Schließlich wollen Sie nicht jedem Mitarbeiter Zugriff auf alle Unternehmensressourcen geben.
Vorteile: alle Vorteile einer normalen Debitkarte, abgekoppelt vom Firmenkonto, keine Kosten für Überziehung
Nachteile: einmalige Einrichtung der Kartenaufladungen (je nach Ausgabenverhalten), wird von manchen Online-Plattformen nicht akzeptiert
Eine Firmenkreditkarte
Kreditkarten sind ein beliebtes und klassisches Zahlungsmittel in der geschäftlichen Zahlungslandschaft. Innerhalb Europas können Sie fast immer „kostenlos“ mit Ihrer Kreditkarte bezahlen. Anderseits zahlen Sie oft zusätzliche Kosten für das Abheben von Geld.
Eine Business-Kreditkarte wird häufig für Zahlungen im Ausland verwendet, da sie weltweit akzeptiert wird. Es eignet sich daher hervorragend, wenn Sie auf eine Geschäftsreise gehen. Außerdem können Sie damit bequem online bezahlen.
❯ Reguläre Kreditkarte
Wenn Sie ein Geschäftskonto haben, können Sie auch eine Geschäftskreditkarte beantragen. Sie verwenden dies für alle geschäftlichen Ausgaben, wie z. B. Geschäftsreisen, Tanken, den Kauf von Büromaterial oder andere Online-Einkäufe.
Mit einer normalen Kreditkarte von einer Bank leihen Sie sich Geld, um zu bezahlen. Dabei gibt es verschiedene Arten von Rückzahlungsmethoden:
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- Eine klassische Kreditkarte, bei der Sie das geliehene Geld sofort oder in Raten zurückzahlen können. Sie zahlen die Zinsen ab dem Zeitpunkt der Kreditlaufzeit.
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- Eine Chargecard, bei der Sie einen Kredit innerhalb von 30 Tagen zurückzahlen müssen. Der vollständige Betrag wird dann automatisch vom Referenzkonto abgebucht. Bis zu dem Abrechnungstag verfügen Sie über einen zinsfreien Kredit. Nach diesem Zeitraum werden die Zinsen sehr hoch.
Die American Express Karten sind alle Charge-Karten. Das ist aber auch bei Visa und Mastercard meist der Fall. Der Betrag wird nicht sofort von Ihrem Konto abgebucht. Am Anfang oder Ende des Monats erhalten Sie eine Rechnung über alle im Vormonat gezahlten Beträge. Visa und Mastercard bieten Ihnen oft die Möglichkeit, den Betrag in Raten zurückzuzahlen.
Wenn Sie eine Kreditkartenabrechnung im selben Monat bezahlen, fallen für Sie als Unternehmen oft keine zusätzlichen Kosten an. Wenn Sie dies länger hinauszögern, wird Ihnen ein Zinssatz berechnet, der von der jeweiligen Bank abhängt. Deshalb müssen Sie dafür ein Kreditvertrag abschließen.
Obwohl die Kreditkarte als geschäftliche Bezahlmethode von vielen Unternehmen genutzt wird, hat sie auch viele Nachteile. Bei der Beantragung einer Kreditkarte ist eine Menge Papierkram zu erledigen. Das ist oft nicht so schnell zu organisieren.
Wenn Sie den Papierkram erledigt haben, wird die Karte mit einem festen Limit versehen. Der Betrag hängt von der gewünschten Karte ab, liegt aber oft schon über 1.000€. Es ist geschäftlich gesehen kein gutes Gefühl, Mitarbeiter mit so viel „Geld“ loszuschicken. Leider kann das Limit selbst nicht flexibel an den Bedarf angepasst werden.
Es gibt auch noch die Daily-Charge-Karte. Diese ist eigentlich eine Zwischenform einer Prepaid und einer regulären Kreditkarte. Hier legen Sie einen Saldo auf einem Konto an, von dem alle Zahlungen sofort abgebucht werden (Debit), bis der Saldo Null ist. Dann werden weitere Ausgaben von der Bank vorgestreckt (Kredit). Am Monatsende wird die Abrechnung erstellt und offene Beträge werden direkt von Ihrem Referenzkonto (meist Girokonto) abgebucht.
Vorteile: weltweites kontaktloses Bezahlen, umfangreicher Versicherungsschutz für Einkäufe
Nachteile: festes Limit, nicht flexibel, Formalitäten für das Antragsverfahren
❯ Eine Prepaid-Kreditkarte
Mit einer normalen Kreditkarte einer Bank leihen Sie sich Geld, um damit zu bezahlen. Dies ist bei einer Prepaid-Kreditkarte nicht der Fall.
Eine Prepaid-Karte ist eine Firmenkarte, bei der sich das Geld auf einem gesicherten Drittkonto befindet.
Bei dieser Prepaid-Variante können Sie nur Geld ausgeben, das Sie selbst vorgestreckt haben. Wenn Sie Geld über eine normale Bank auf die Karte überweisen, waren Sie bis vor kurzem oft an eine Bearbeitungszeit von 2 oder 3 Werktagen gebunden.
Viele Banken führen mehr und mehr neue Protokolle für Echtzeitüberweisungen ein. Dies wurde zunächst für Inlandszahlungen, später aber auch für Zahlungen innerhalb Europas eingeführt. Dies ist nützlich, wenn Sie regelmäßig unvorhergesehene Ausgaben haben. Bei den meisten dieser Karten erhöhen Sie dann einfach das Limit in Echtzeit.
Wenn wir in Europa von einer Prepaid-Kreditkarte sprechen, meinen wir eigentlich die Prepaid-Debitkarte. Eine Karte bei der Sie den Betrag auf ein separates Konto überweisen und nur dieses genutzt werden kann.
Wenn Sie oder Ihre Organisation den Due-Diligence-Prozess durchlaufen haben, ist es danach oft einfacher, weitere Karten zu erhalten. Sie können dann neuen Mitarbeitern schnell eine eigene Prepaid-Karte zuweisen. Da Prepaid-Karten mit E-Geld arbeiten, können die Transaktionen digital in Echtzeit verfolgt werden. Das macht sie ideal als Basis für moderne Ausgabenmanagement-Systeme wie SimpledCard.
Vorteile: flexibles Budget, Karten an neue Mitarbeiter selbst ausgeben, Einblick in Echtzeit
Nachteile: nicht immer online akzeptiert
❯ Die gesicherte Kreditkarte
Bei einer gesicherten Kreditkarte zahlen Sie im Voraus eine Anzahlung auf Ihr Konto beim Kreditinstitut. Diese Kaution ist die Sicherheit für den Kartenaussteller. Für den Fall, dass Sie mit Ihren Zahlungen im Rückstand sind.
Diese Kreditkarte wird eigentlich hauptsächlich in angelsächsischen Ländern eingesetzt. Es hilft Menschen mit einer schlechten Kreditwürdigkeit, wieder eine positive Kredithistorie aufzubauen. Sonst würden sie wahrscheinlich nie wieder eine Kreditkarte bekommen.
Die Bank vergibt also einen Kredit und Sie müssen die monatlichen Ausgaben immer ordnungsgemäß zurückzahlen. Die Einlage bleibt im Prinzip unangetastet. Gleichzeitig ist die Höhe Ihres Kreditlimits gleich der Einzahlung.
Vorteile: für Personen mit negativer Kredithistorie
Nachteile: Sicherheitskaution erforderlich, begrenztes Kreditlimit
Lesen Sie hier mehr über den Einsatz und die Vorteile von Prepaid-Firmenkarten.
Online-Zahlungsdienste
Heutzutage ist es für eine Organisation unmöglich, nur Einkäufe in physischen Geschäften abzuwickeln. Der Großteil der geschäftlichen Transaktionen findet online statt. Daher ist es notwendig, eine geeignete Methode zum Online-Bezahlen zu haben.
Obwohl man hier zuerst an die klassische Kreditkarte denkt, gibt es immer mehr spezifische Bezahldienste für Online-Einkäufe. Wie unterscheiden sich diese von einer Kreditkartenzahlung? Und wie stellen Sie sicher, dass Sie sie geschäftlich nutzen können? Lesen Sie hier weiter.
❯ giropay
Die giropay-Zahlung ist eine direkte Online-Überweisung von Ihrem Bankkonto auf das Bankkonto eines Unternehmers. Die Schnittstelle öffnet sich in der Umgebung Ihrer eigenen Bank und alle notwendigen Informationen werden automatisch eingegeben.
Nach der Autorisierung wissen Sie sofort, ob die Zahlung erfolgreich war. Das ist sicher und schnell. Verbraucher, die keine Kreditkarte besitzen, können auf diese Weise trotzdem problemlos Online-Einkäufe tätigen.
Obwohl giropay eigentlich eine Bezahlmethode für Verbraucher schlechthin ist, wird diese Zahlungslösung auch regelmäßig von Unternehmen genutzt. Wenn ein Geschenk für den Geburtstag eines Kollegen bestellt wird oder wenn online eingekauft wird.
Diese Lösung wird manchmal von Unternehmen bevorzugt. Vor allem, weil die Überweisung dann sofort abgeschlossen ist. Die Transaktion erfolgt innerhalb von Sekunden und sorgt so für eine Beschleunigung des Bestellvorgangs. Es gibt keinen Buchhaltungsaufwand bei nicht akzeptierten Kartenzahlungen. Das macht die Methode für Unternehmen interessant.
Im Gegensatz zu einer Kreditkartenzahlung bietet giropay keinen Käuferschutz. Wenn das, was Sie bestellt haben, nicht ankommt, müssen Sie selbst versuchen, das Geld vom Lieferanten zurückzubekommen.
giropay arbeitet mit mehr als 1.500 teilnehmenden Banken und Sparkassen vertraglich zusammen.
Vorteile: schnelle Bezahlmethode wird von vielen Webshops in Deutschland angeboten
Nachteile: bietet keinen Käuferschutz
❯ PayPal
PayPal ist eine beliebte Bezahlmethode weltweit. In Deutschland ist es mit über 29 Millionen Nutzern eines der meistgenutzten Zahlungssysteme. PayPal liegt an erster Stelle, noch vor Rechnungskauf und der (Firmen-)Kreditkarte.
PayPal wird auch häufig auf Auktionsseiten wie eBay und Zalando verwendet. Im Gegensatz zu giropay bietet PayPal, wie viele Kreditkarten, einen Käuferschutz. Sollte das Produkt nicht geliefert worden sein, sorgt PayPal dafür, dass Sie Ihr Geld zurückerhalten.
Auch diese Methode wird hauptsächlich von Verbrauchern genutzt. Benutzer fügen ein Bankkonto oder eine Kreditkarte zu ihrem PayPal-Konto hinzu. Dies wird als E-Wallet bezeichnet. Ein Vorteil ist die Sicherheit. Bei der Zahlung über ein solches E-Wallet werden die Informationen über das Bankkonto oder die verwendete Firmenkarte nicht an den Verkäufer weitergegeben.
PayPal speichert die Daten zwar auf seinen Servern, verspricht aber, diese stark vor Hackern zu schützen. Das funktioniert anders als bei den sogenannten gerätebasierten digitalen Geldbörsen, zum Beispiel Apple Pay und Samsung Pay. Diese speichern Ihre Kartendaten nur auf Ihrem Telefon oder Computer.
PayPal bietet in vielen Ländern auch eine Business-Lösung an. Diese B2B-Zahlungslösung sorgt dafür, dass auch automatische Abbuchungen über das System laufen.
Im Prinzip sind mit der Nutzung keine Kosten verbunden. Sie können kostenlos ein Konto anlegen und unendlich viele Transaktionen durchführen. Nur im Falle eines Umtauschkurses wird dieser zusätzlich zum Kaufpreis berechnet. Die Händler, bei denen Sie bestellen, zahlen eine Provision an PayPal, wenn Sie sie nutzen.
Vorteile: weltweit akzeptiert, keine zusätzlichen Kosten für Käufer, Käuferschutz
Nachteile: zusätzliches Konto erforderlich, weniger Überblick für das Finanzteam
❯ Bitcoins als geschäftliche Bezalhmethode
In den Nachrichten sieht man regelmäßig spannende Geschichten über Preisspekulationen mit Bitcoins. Die neue digitale Währung ist ein starkes Stück Technik. Sie basiert auf verschlüsselten Berechnungen, die in tausenden von Schritten auf verschiedenen Computern durchgeführt werden (die sogenannte Blockchain).
Sie können einen Bitcoin mit einer E-Mail vergleichen, die ein Passwort enthält. Jeder Bitcoin hat sein eigenes Passwort, das nur der Besitzer hat, bis er Geld überweist.
Der Bitcoin gehört nicht 1 zentralem Emittenten, wie es zum Beispiel bei einer regulären Bank der Fall ist. Die Benutzer zahlen über eine Software. In der Praxis ist die Anzahl der Geschäfte, die Bitcoins akzeptieren, jedoch noch sehr gering. Zum Beispiel können Sie bei Amazon nicht direkt mit Bitcoins bezahlen.
Vorteile: sicher und anonym, keine Vermittler oder Bank erforderlich
Nachteile: geringe Akzeptanz, Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf das Netzwerk
Kauf auf Rechnung
Als Organisation ist es am besten, hohe Rechnungen im Nachhinein zu bezahlen. Sie wissen dann, ob die Leistung erbracht wurde und haben während der Zahlungsfrist noch Zugriff auf das Geld. Was natürlich den Cashflow verbessert.
Das Problem ist, dass bei einem Kauf bei einem neuen Lieferanten dieser in der Regel zuerst eine Bonitätsprüfung durchführen möchte. Sie wollen sicherstellen, dass Sie sich den Kauf tatsächlich leisten können.
Außerdem nehmen Sie nicht einfach jede Organisation in Ihren Lieferunterstamm auf. Das Einrichten eines neuen Profils nimmt Zeit in Anspruch und muss nach der Verifizierung freigegeben werden. Das kommt der Geschwindigkeit nicht zugute. Was sich wiederum auf die Lieferzeit auswirkt.
Rechtlich muss ein Webshop die Möglichkeit des Rechnungskaufs anbieten. Viele Anbieter wollen das Risiko nicht selbst eingehen. So sehen Sie den Kauf auf Rechnung immer häufiger als Zahlungsmethode von Zahlungsdiensten angeboten. Denken Sie an Unternehmen wie AfterPay und Klarna. Sie machen es immer einfacher, mit ein paar Klicks auf Rechnung zu kaufen.
Auch B2B-Webshops nutzen inzwischen diese Möglichkeiten. Da es bei solchen Zahlungen oft um größere Beträge geht, ist dies eine relevante Bezahlmethode im geschäftlichen Bereich.
Bei B2B-Käufen sind fast immer mehrere Personen innerhalb der Organisation an der Kaufentscheidung beteiligt. Eine Zahlung muss von der entscheidungsbefugten Person genehmigt werden. Bei wiederkehrenden Einkäufen, aber auch bei einmaligen Rechnungen, ist Rechnungskauf eine gute Option.
❯ Rechnungskauf
Viele Unternehmen bevorzugen immer noch die Zahlung per Rechnung. Die ausstehende Rechnungen werden dann zuerst gesammelt. Wenn diese von der verantwortlichen Person freigegeben wurde, können die Zahlungen vorbereitet werden. Nach der Autorisierung können die Beträge von jemandem aus der Finanzabteilung überwiesen werden.
Dies wird von verschiedenen Personen innerhalb der Organisation durchgeführt, um sicherzustellen, dass es korrekt in die Buchhaltung eingegeben wird. Und genauso wichtig, dass die Betrugsgefahr begrenzt ist.
Dies kann manuell erfolgen, erhöht aber das Fehlerrisiko erheblich. Dieses Problem können Sie mit einer digitalen Zahlungsanforderung lösen. Deshalb geschieht dies immer häufiger. Anschließend wird ein digitaler Zahlungslink erstellt und mit der Rechnung verschickt. Dies kann zum Beispiel auch über einen QR-Code erfolgen.
Vorteile: bewährte Zahlungsmethode
Nachteile: Risiko von Fehlern, manuelle Arbeit
❯ AfterPay
Einer der bekanntesten Anbieter auf dem niederländischen Markt ist AfterPay. Das Unternhemen übernimmt als Dienstleister für Online-Händler Abwicklung und Risiko beim Rechnungs- und Ratenkauf.
2014 wurde es von der Arvato-Tochter Arvato Financial Solutions übernommen. Mittlerweile ist AfterPay in der DACH-Region, allen nordischen Ländern und den Benelux-Staaten verfügbar.
Wenn Sie AfterPay als Bezahlmethode in einem Webshop wählen, können Sie die bestellte Ware zunächst im Büro ansehen, bevor Sie die Produkte tatsächlich bezahlen.
Letztendlich zahlen Sie nur für das, was Sie behalten. Dies erspart der Buchhaltung eine Menge Ärger, da sie sonst alle Rückerstattungen in der Buchhaltung verarbeiten muss.
AfterPay selbst erhebt keine Kosten oder Zinsen. Den Webshops selbst steht es jedoch frei, Transaktionskosten für die Zahlung über AfterPay zu berechnen. Je nach Größe des Auftrags kann dies für den Geschäftskunden dennoch eine gute Lösung sein.
Vorteile: sicherer Prozess, Sie zahlen nur für Produkte, die Sie behalten
Nachteile: zusätzliches Konto erforderlich
Der Lastschrifteinzug als geschäftliche Bezahlmethode
Eine häufig verwendete geschäftliche Bezahlmethode ist das Lastschriftverfahren. Hierfür wird eine einmalige oder manchmal auch eine periodische Zahlung geleistet. Sie erteilen dazu eine Einzugsermächtigung, in dem Sie dem Verkäufer die Erlaubnis geben, den Betrag automatisch abzubuchen. Dies kann direkt über das Geschäftskonto oder über einen Dritten wie zum Beispiel Buckaroo erfolgen.
In der Vergangenheit musste eine Vollmacht immer schriftlich erteilt werden. Dies kann heutzutage auch digital stattfinden. Sie bekommen eine E-Mail gesendet, in der Sie die Unterschrift innerhalb einer sicheren Umgebung digital platzieren können.
Vorteile: Sicherheit durch Zahlungsvereinbarung
Nachteile: Zahlung läuft manchmal weiter, ohne dass Sie es merken
Wie integrieren Sie die richtige Bezahlmethode in Ihren Workflow?
Aufgrund der vielen Optionen und Anbieter ist es manchmal schwierig zu entscheiden, welche Zahlungsmethode am besten zu Ihren Geschäftsabläufen und Ihren Mitarbeitern passt. Sie wollen es den operativen Teams im Unternehmen so einfach wie möglich machen, aber selbst nicht die Kontrolle verlieren. Darüber hinaus ist es natürlich wichtig, dass die Zahlungen sicher erfolgen.
Letztendlich wird das tatsächliche Zahlungsverhalten Ihrer Mitarbeiter mit darüber entscheiden, was Sie bevorzugen. Die Wahl der Bezahlmethode(n) innerhalb Ihres Unternehmens hängt auch davon ab, wie Sie Ihre Zahlungs- und Abwicklungsstrategie umsetzen.
Eine gute Zahlungs- und Abwicklungsstrategie für Geschäftsausgaben kann für Sie als Unternehmen von großem Nutzen sein. Obwohl es oft als nachträglicher Einfall gesehen wird, gibt es Ihnen als Organisation die Kontrolle, die Sie brauchen. Um die richtige Methode zu wählen, können Sie sich eine Reihe von Fragen stellen:
❯ Wie ist die Häufigkeit der Ausgaben, fallen die Ausgaben regelmäßig an oder sind sie oft einmalig?
❯ Wie viele Mitarbeiter sollen die Bezahlmethoden nutzen können?
Wie verteile ich das Geld und kann ich neue Mitarbeiter einfach anschließen?
❯ Stimmen die Bezahlmethoden mit dem gewünschten Ausgabeverhalten überein (Online- vs. physische Einkäufe, Inland vs. Ausland, Barabhebungen möglich oder nicht)?
❯ Was ist das beste Preis-/Qualitätsverhältnis der Bezahlmethode?
❯ Welchen Grad an Kontrolle möchte ich als Finanzmanager sicherstellen? Einrichtung von Maximalbudgets, schneller Einblick in Transaktionen, direkte Rückmeldung mit Kaufbelegen, Mehraugenprinzip, etc?
❯ Wie binde ich die Zahlungen in unseren Betriebsausgaben-Workflow ein? Wie stelle ich eine reibungslose Anbindung an die Buchhaltung sicher?
❯ Bietet der Anbieter kompetente Unterstützung bei Zahlungsproblemen? Wie werden potenzielle Betrugsvorfälle erkannt und behandelt?
Die Umsetzung Ihrer Zahlungsstrategie
Wenn Sie die oben genannten Fragen beantwortet haben, können Sie den geschäftlichen Zahlungsprozess für Ihr Unternehmen weiter einrichten. Das läuft auf die folgenden drei Schritte hinaus:
- Auswahl und Beschaffung eines der Produkte;
- Einrichtung innerhalb der Buchhaltung und des Workflows;
- Die Einführung im Team und in der Organisation.
Nachdem eine neue Bezahlmethode vollständig im Unternehmen eingeführt wurde, ist es wichtig, ihre Nutzung zu überwachen. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick und Einblick. Sie können dann die Prozesse bei Bedarf anpassen und optimieren.
Schließlich ist es immer gut, sich über neue Entwicklungen im geschäftlichen Zahlungsverkehr auf dem Laufenden zu halten. Hören Sie den Mitarbeitern zu und sammeln Sie Feedback von den operativen Teams. Welche neuen Bezahlmethoden gibt es und wie passt das in unser Geschäft? So können Sie rechtzeitig auf die sich ändernden Zahlungsanforderungen innerhalb Ihrer Branche reagieren.
Wir haben bei SimpledCard mehrere Experten, die Sie bei der Auswahl und Implementierung des richtigen Zahlungsprodukts beraten. Wenn Sie Fragen zur besten Lösung für Ihr Unternehmen haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Gemeinsam schauen wir uns die Bedürfnisse an und helfen Ihnen, einen Aktionsplan zu erstellen.
Von Christel Heije
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