Das gängige Sprichwort „Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen“ gilt besonders für Unternehmen. Sie können ein Geschäft nicht zum Laufen bringen, ohne Kosten zu erzeugen. Sie benötigen finanzielle Mittel für den Kauf von Vorräten, die Führung des Inventars, die Instandhaltung eines Standorts, die Einstellung von Mitarbeitern und vieles mehr.
Neben den Einstiegskosten gibt es auch eine lange Liste von laufende Kosten, die ein Unternehmen zu decken hat. Sofern es seine Türen offen halten will.
Viele wachsende Organisationen müssen ihren finanziellen Laufweg planen. Finanzteams haben eine Vorstellung davon, wann ihr Unternehmen ein ausgeglichenes Ergebnis erzielen kann.
Damit ihre Mittel ausreichen, um die Produktions- und Betriebskosten zu begleichen. Und das alles, bevor das Unternehmen tatsächlich positive betriebliche Erträge erzielen kann.
Jeder Typ von Unternehmen hat eine Vielzahl von Ausgaben, die es bestreiten muss. Sehen wir uns die Arten von Ausgaben an und erfahren wir, wie man sie verwalten kann.
Was sind Geschäftsausgaben?
Ausgaben werden einfach als der Abfluss von Geld beschrieben. Von einem Unternehmen zum anderen. Die Ausgaben entstehen, um Waren und Dienstleistungen zu beschaffen.
Geschäftsausgaben sind also alle Kosten, die zur Erhaltung und Führung eines Geschäftes anfallen.
Die Ausgaben können in zwei Kategorien unterteilt werden: Betriebsausgaben und nicht betriebliche Aufwendungen. Die Verwaltung dieser Ausgaben ist der Schlüssel für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens.
Wenn die Gesamtkosten dauerhaft die Einnahmen übersteigen, hat das Unternehmen keine Chance zu überleben.
Umsätze
– Wareneinsatz
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= Rohertrag
– Betriebsausgaben
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= Betriebsertrag
+/- Außerordentliche Betriebsausgaben/Betriebserträge
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= Jahresüberschuss
Betriebsausgaben
Alle anfallenden Ausgaben, die für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs notwendig sind, werden als Betriebsausgaben klassifiziert. Dies sind die Kosten, die ein Unternehmen zwangsläufig zu tragen hat.
Im Umsatzkostenverfahren gehören die Herstellungskosten übrigens nicht zu den Betriebsausgaben. Diese Ausgaben werden als Cost of Goods Sold (englisch für „Kosten der verkauften Waren“, kurz COGS) klassifiziert.
Ein Unternehmen muss zur Deckung seiner Betriebsausgaben das Geld ausgeben, das es in seinem Besitz hat. Deshalb ist der Cashflow so wichtig.
Wenn ein Unternehmen keinen ausreichenden Cashflow hat, kann es nur für eine bestimmte Zeit Kredite aufnehmen.
Nicht alle Unternehmen haben die gleichen Betriebsausgaben. Ein Reinigungsdienst wird andere Ausgaben haben als ein Bauunternehmen.
Auch die Größe des Unternehmens hat einen Einfluss auf die Betriebsausgaben. Eine Ein-Mann-Baufirma wird viel geringere Ausgaben haben. Besonders im Vergleich zu einem großen Bauunternehmen, das Niederlassungen in mehreren Ländern hat.
Nicht betriebliche Aufwendungen
Die Ausgaben, die nicht mit dem Kerngeschäft verbunden sind, werden als nicht betriebliche Ausgaben bezeichnet.
Es gibt mehrere Arten von nicht betrieblichen Ausgaben. Am wichtigsten sind die Investitionsausgaben (auch CAPEX, für englisch capital expenditure). Das sind Investitionen, die über einen längeren Zeitraum aktiviert oder abgeschrieben werden.
Zum Beispiel der Kauf eines großen Maschinenparks. Oder eines Patents.
Zu den nicht betrieblichen Ausgaben gehören auch:
- Finanzierungskosten, wie die Zinsen für geliehenes Geld;
- Abschreibungen auf Vermögenswerte;
- Verlust aus dem Verkauf von Vermögenswerten;
- Gebühren für Fremdwährungsumtausch, usw.
Einmalige Ausgaben sind oft nicht betriebliche Ausgaben. Zum Beispiel können die Kosten für den Umzug eures Ladens als solche klassifiziert werden. Andere Beispiele sind einmalige Kosten für Rechtsberater, Unternehmensberater, usw.
Besonders, wenn sie im Zusammenhang mit Umstrukturierungen stehen. Oder nimm z. B. ein Unternehmen, das COVID-Tests für Mitarbeiter bezahlen muss. Diese Ausgaben können gegebenenfalls als nicht betrieblich eingestuft werden.
Die Unterscheidung von Betriebsausgaben und nicht betrieblichen Aufwendungen ist wichtig. Die tatsächliche finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens wird erst dann sichtbar, wenn diese beiden getrennt aufgeführt werden. So können Fehler in der Finanzplanung vermieden werden.
Ein weiterer Einblick in die Betriebsausgaben
In den meisten Unternehmen fallen generell einige oder alle der unten aufgeführten Betriebsausgaben an. Die Gehaltsabrechnung für das Personal ist eine der grundlegendsten Ausgaben.
Je mehr Personen ein Unternehmen beschäftigt, desto mehr muss es an Gehalt zahlen. Und dazu kommen die damit verbundenen Ausgaben. Wie z. B. Sozialleistungen, Krankenversicherung der Mitarbeiter, Zuschläge und mehr.
Die Kosten für die Geschäftsräume sind auch ein wesentlicher Teil der Betriebsausgaben. Beispielsweise Miete, Instandhaltung, Büromaterial und Nebenkosten. Sie sind proportional zu der Größe des Unternehmens.
Ein Unternehmen mit mehreren Standorten wird in diesem Bereich viel höhere Ausgaben haben. Vor allem im Vergleich zu einem Unternehmen mit nur einem einzigen Büro.
Unternehmen können auch beträchtliche Summen für Marketing- und Werbemaßnahmen ausgeben. Auch wenn diese Ausgaben diskretionär sind (sie können in schlechten Monaten reduziert werden), sind sie dennoch Betriebsausgaben.
Die Höhe ist abhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, und der Zielgruppe, die Sie ansprechen möchten. Je wettbewerbsintensiver die Branche desto höher der Kostenaufwand. Nur um potenzielle Kunden auf Ihre Botschaft aufmerksam zu machen.
Beim Gesamtkostenverfahren werden die Betriebskosten in Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen und sonstige Betriebsausgaben aufgeteilt.
Das Umsatzkostenverfahren verfolgt eine andere Aufteilung. Es unterteilt sie nach Kostenstellen wie Entwicklung, Vertrieb und Verwaltung sowie nach sonstigen Kosten.
Die häufigsten Betriebsausgaben:
- Löhne
- Rentenbeiträge
- Büromiete und Reparaturen
- Geschäftsausstattung
- Büromaterial
- Nebenkosten
- Versicherungen
- Ausgaben für Fahrzeuge
- Geschäftsreisen
- Verkaufsprovisionen
- Verkaufsmaterialien wie Broschüren
- Werbung (einschließlich Facebook/Google/usw.)
Aber wie können Sie die Leistung des Unternehmens mit der Ihrer Wettbewerber vergleichen? Allein auf die Gesamtzahl der Verkäufe am Ende des Monats zu schauen, wird kein genaues Ergebnis liefern.
Berechnen Sie dazu die Betriebsausgabenquote. Diese gibt an, wie erfolgreich Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen in der Branche ist.
Berechnen der Betriebsausgabenquote
Die Betriebsausgabenquote oder die sogenannte OER, stellt einen direkten Vergleich zwischen Ihren Ausgaben und Ihren Einnahmen dar. Es ist ein Maß dafür, wie viel Sie für Produktions- und Betriebskosten im Verhältnis zu Ihren Einnahmen ausgeben.
Eine niedrige Betriebskostenquote bedeutet, dass Sie weniger von Ihren Einnahmen aufwenden, um die Ausgaben zu decken. Und das ist in der Regel eine gute Sache.
Die Berechnungsformel für die Betriebsausgabenquote lautet:
OER = (Cost of Goods Sold + Betriebsausgaben) / Einnahmen
Beispiel:
| Umsatz | 400.000 EUR |
| Wareneinsatz | 100.000 EUR |
| Betriebsausgabenquote | 140.000 EUR |
Mit diesen Beispielwerten ergibt die Formel einen OER von 0,6. Dies zeigt, dass das Unternehmen von jedem erwirtschafteten Euro 60 Cent für die mit dem Betrieb des Unternehmens verbundenen Kosten ausgibt.
Der Vergleich der OER Ihres Unternehmens mit Branchen-Benchmarks zeigt dann, ob das Ergebnis gut oder schlecht ist.
Ein hoher OER-Wert im Vergleich zu anderen kann ein Zeichen für einen Rückgang der Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens sein. Sie sollten dann Maßnahmen ergreifen, um die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen. Und damit die Betriebsausgabenquote zu senken.
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Wie Sie Ihre Betriebsausgaben verwalten können
Wie wir gesehen haben, ist Ihre Rentabilität teilweise von den Betriebsausgaben abhängig. Wenn diese höher sind, wird das Unternehmen weniger Gewinn machen. Es gibt nur begrenzte Möglichkeiten für ein Unternehmen, die Rentabilität zu erhöhen.
A. Sie können die Preise erhöhen, um Ihre Margen zu steigern. Aber das kann ein riskanter Schritt sein.
Ihre Kunden sind vielleicht nicht bereit, höhere Preise für das gleiche Produkt zu zahlen. Das würde sie dazu bringen, zu einem Konkurrenten zu wechseln. Also selbst wenn die höheren Preise zu mehr Einnahmen führen, könnte der Umsatzverlust das annullieren.
B. Eine weitere Möglichkeit, die Margen zu steigern, besteht darin, die Herstellungskosten zu senken. Dies würde bedeuten, mehr Wert aus der Lieferkette herauszuholen.
Für große Produktionsunternehmen ist dies eine gängige Praxis. Und ihre Lieferanten können dies in den meisten Fällen durch Skaleneffekte erreichen.
Allerdings kann sich das letztendlich auf die Qualität des Produkts auswirken. Zum Beispiel, wenn billigere Arbeitskräfte und Rohmaterialien verwendet werden.
Für Kunden, denen die Produktqualität wichtig ist, wäre das wiederum ein Anreiz zu wechseln. Vor allem, wenn das minderwertige Produkt zum gleichen Preis verkauft wird. Oder sogar zu einem höheren Preis als zuvor.
Aus diesem Grund ist der erste Aktionsplan der meisten Organisationen, die ihre Margen steigern wollen, die Betriebsausgaben zu kürzen.
Eine gründliche Überprüfung der Ausgaben wird einige Bereiche aufdecken, in denen Kürzungen vorgenommen werden können. Ohne die Qualität zu senken oder die Preise erhöhen zu müssen.
Die Auslagerung von Arbeit ist ein bewährtes Mittel, um die Betriebskosten zu senken. Alle großen Konzernunternehmen machen das.
Sie verlagerten Kundendienstteams und online Support-Jobs auf kostengünstigere Märkte. Dies kann auch in anderen Bereichen zu Einsparungen führen.
Wenn das gesamte Kundendienstteam nun im Ausland angesiedelt ist, kann das Unternehmen in kleinere Büros umziehen. Es spart an Mieten, Nebenkosten und Büromaterial.
Seit kurzem setzen Unternehmen ihre Hoffnungen auf künstliche Intelligenz (englisch artificial intelligence, AI), um die Effizienz zu verbessern. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz zielen sie darauf ab, repetitive Aufgaben zu automatisieren.
Bots, die durch maschinelles Lernen trainiert wurden, können Aufgaben von der Terminplanung bis zum Abgleich von Kontoauszügen übernehmen.
Alles, was in der Vergangenheit komplexe Tabellenkalkulationen und manuelle Eingriffe erforderte, steht jetzt auf dem Prüfstand.
Die Automatisierung der Geschäftsausgaben
Automatisierung kann auch bei der Verwaltung der Ausgaben eine große Rolle spielen. Der Einsatz von Software zur Verfolgung und Kontrolle der Mitarbeiterausgaben kann Ihnen bereits eine deutliche Senkung der Betriebskosten ermöglichen.
Ein integriertes Ausgabenmanagement-Tool, wie das SimpledCard-System, kann einen entscheidenden Unterschied machen. Sie können damit Bezahlkarten ausgeben, die mit einer Smart Spending Software verbunden sind.
Durch die Integration der Zahlungsmethode entfällt der mühsame Abgleich von Bankauszügen und Spesenangaben. So können Sie als Finanzmanager eine bessere Kontrolle über die Ausgaben ausüben. Einschließlich Ihrer Betriebsausgaben.
Die intelligenten Karten können schnell ausgegeben und flexibel an Mitarbeiter vergeben werden. Mit voreingestellten Limits haben Sie immer die Kontrolle über den finanziellen Aufwand des Unternehmens.
Die Karten können in Echtzeit aufgeladen werden. Das Guthaben der Bezahlkarte kann in wenigen Sekunden erhöht werden. Zum Beispiel, wenn einer Ihrer Mitarbeiter eine ungeplante Geschäftsausgabe tätigen muss.
Intelligente Ausgabensoftware bietet Ihnen Zugang zu den neuesten Transaktionsdaten mit Echtzeit-Reporting.
Die Plattform von SimpledCard integriert sich dabei mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware, um einen automatisierten Datenaustausch zu ermöglichen. Ihre rollenbasierten Genehmigungsprozesse können abgebildet werden, was Ihnen eine bessere Steuerung ermöglicht.
Außerdem wird es für die Mitarbeiter einfacher, ihre Geschäftsausgaben zu begründen und Belege einzureichen.
Das alles kann über die mobile App erledigt werden. Belege können auch unterwegs hochgeladen und mit Tags versehen werden.
Must-haves für Ihr Betriebsausgaben-System
Ihre Organisation sollte über einen Ausgabenmanagementplan verfügen. Der Plan listet die Prozesse auf, die zur Optimierung der Ausgaben im Rahmen der Geschäftsaktivitäten verwendet werden. Dies betrifft nicht die Lohnabrechnung oder die normalen Betriebskosten.
Vielmehr wird die Ausgabenmanagementrichtlinie helfen, kurzfristig beeinflussbare oder vermeidbare Kosten einzuschränken.
Dies kann einmalige Kosten, monatliche Software-Abonnements, Reisekosten und mehr beinhalten. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel die Anzahl der nicht-wertschöpfenden Geschäftsreisen für die Vertriebsmitarbeiter reduzieren. Es könnte sie bitten, stattdessen mehr Meetings virtuell durchzuführen.
Wenn Mitarbeiter Firmenkarten erhalten, wird die Richtlinie vorschreiben, was sie für das Unternehmen ausgeben dürfen und was nicht.
Entsprechende Kostenarten und Budgets können dann den einzelnen Teams zugewiesen werden.
Die Rechtfertigung von Ausgaben
Mitarbeiter müssen die Ausgaben, die sie mit Firmenkarten tätigen, belegen. Nur wenn sie Geld aus eigener Tasche ausgegeben haben, müssen sie eventuell noch einen klassischen Kostenerstattungsantrag stellen.
Ein robustes Ausgabenmanagement-System automatisiert und vereinfacht die Rechtfertigung jeder Transaktion. Zum Beispiel das SimpledCard-System, mit dem sich die Mitarbeiterausgaben einfach begründen lassen.
Immer wenn Mitarbeiter ihre Bezahlkarte verwenden, können sie die Ausgaben sofort belegen. Dazu fotografieren sie den Kassenbon mit ihrem Mobiltelefon und verknüpfen ihn über die App automatisch mit der Transaktion.
Als Finanzmanager überprüfen Sie alle Ausgaben über ein einziges Dashboard. Und Sie können bei Bedarf schnell zusätzliche Informationen anfordern.
Das vereinfacht die Dinge sowohl für den Mitarbeiter als auch für Sie. Mitarbeiter müssen nicht mit Dutzenden von Belegen herum jonglieren. Oder wertvolle Zeit mit Papierkram verschwenden, nur um einen Spesenantrag einzureichen.
Sie können Ausgaben sofort über die mobile App belegen. Und sie verwenden die firmeneigenen Kostenarten, um die Kosten zu klassifizieren.
Überblick über Ausgaben für Finanzteams
Als Finanzmanager profitieren Sie von der Berichterstattung in Echtzeit. Sie haben einen vollständigen Überblick über die Karten und alle Transaktionen. Alle Kostenbegründungen werden sofort zur Genehmigung vorgelegt.
Sie müssen sich also nicht um Papierformulare kümmern. Hierdurch entfallen sich wiederholende Aufgaben wie das Scannen von Dokumenten. Auch müssen Sie keine Mitarbeiter wegen fehlender Belege hinterherjagen.
Alles läuft digital und in Echtzeit ab. Darüber hinaus können Mitarbeiter Kostenpositionen einfach aufteilen oder Referenzen zu Ausgaben hinzuzufügen. Dies führt zu einer besseren Buchführung. Transaktionen können sortiert und für Sammelbearbeitungen gefiltert werden.
Ein Unternehmen mit mehreren Einheiten kann mehrere Umgebungen auf der SimpledCard Plattform nutzen. So können Sie Ihre Ausgaben genau verfolgen. Für jede Einheit mit ihren eigenen separaten Büchern.
Alle relevanten MwSt.-Stufen, Kostenarten und Kostenstellen können schnell pro Konto zugewiesen werden. Und Sie können eigenen Regeln festlegen. Wie z.B. das automatische Aufladen von Budgets, die jeder Karte zugewiesen sind.
Mit dem Einblick, den das System von SimpledCard bietet, erlangen Sie eine bessere Kontrolle über ihre Betriebsausgaben. Sie steigern die Effizienz im Prozess der Ausgabenverwaltung. Und Ihre Teams können dazu beitragen, ihre eigenen Ausgaben zu optimieren. Das ist schon mal ein guter Schritt hin zu einer niedrigeren OER!
Haben Sie Fragen zu Betriebsausgaben? Oder wie Sie die Ausgaben für Ihre Organisation am besten kontrollieren? Zögern Sie nicht, uns für ein Erstberatungsgespräch zu kontaktieren. Mit unseren Experten schauen Sie sich die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an und stellen gemeinsam einen Plan auf.
Von Christel Heije
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