Bargeldkasse: Notwendigkeit oder ein Ärgernis?

Von lokalen Sportvereinen bis hin zu Wohltätigkeitsorganisationen und von KMUs bis hin zu (halb-)staatlichen Einrichtungen: Bargeld ist in allen Arten von Organisationen zu finden.

Im Allgemeinen eignen sich Bargeldkassen am besten für Unternehmen mit weniger als fünfzig Mitarbeitern oder mit bis zu zehn Abteilungen, die regelmäßig kleine Bargeldbeträge benötigen.

Oft wird die tägliche Verwaltung der Portokasse von jemandem übernommen, der speziell für diese Aufgabe ernannt wurde. Dies kann ein Schatzmeister oder ein Freiwilliger sein, der die Verantwortung freundlicherweise übernimmt.

Die Regeln und Prinzipien für die Aufbewahrung von Bargeld sind fast überall gleich, aber jede Branche und jede Organisation hat ihre eigenen spezifischen Herausforderungen, wenn es um das Geldmanagement geht. Wir werden einige davon hervorheben.

❯ Einzelhanden

Oft werden Sie feststellen, dass an Orten, an denen die Kassen ständig klingeln, immer noch Bargeld verwendet wird. Zum Beispiel im Einzelhandel, wo Ladenmanager regelmäßig kleine Geldbeträge benötigen, um ihr Geschäft zu führen.

Natürlich möchten Sie vermeiden, zu diesem Zweck Bargeld aus der Kasse zu verwenden.

Nehmen Sie zum Beispiel die Pizzakette Domino’s, wo Laden- und Gebietsleiter oft kleine Geschäftsausgaben für einzelne Filialen haben (oder genehmigen) und Bargeld regelmäßig den Besitzer wechselt.

Um die vielen Bargeldkassen in den verschiedenen Filialen besser in den Griff zu bekommen, benötigte Domino’s eine landesweite, universelle Lösung.

❯ Gesundheitswesen

Von psychiatrischen Einrichtungen bis zur häuslichen Pflege, von Kliniken bis zu Pflegeheimen, Sie werden feststellen, dass Bargeld in Organisationen des Gesundheitswesens immer noch lebendig ist.

Natürlich unternehmen auch in diesem Bereich Organisationen Schritte in Richtung Bargeldlosigkeit. Das heißt aber nicht, dass alle Mitarbeiter, Patienten und Besucher dafür bereit sind.

Sie wollen ein Geschenk für einen Kollegen zum Jahrestag besorgen? Brauchen Sie ein paar Briefmarken für das Büro? Oder Kunden mit dem Tagesbudget versorgen? Dann wird Bargeld sicherlich nützlich sein.

In diesem Fall müssen wir dann hoffen, dass die Mitarbeiter des Gesundheitswesens ihre Aufzeichnungen organisiert halten. Besonders bei selbstverwaltenden Teams kann dies eine Sorge sein, da es zusätzliche Arbeit zu ihren bereits vollen Terminkalendern hinzufügt.

❯ Kindertagesstätten
In Kindertagesstätten müssen nicht nur die kleinen Kinder beaufsichtigt werden, sondern auch die manchmal vielen kleinen Ausgaben.

Eine Bargeldkasse kann Mitarbeiter durchaus ganz schön auf Trab halten. Vor allem, wenn die Kindertagesstätte oder der Hort Teil einer größeren Organisation ist.

Zum Beispiel erhielten die 25 einzelnen Filialen von BSO Zus en Zo früher jede Woche einen Umschlag mit Bargeld und die Cash Manager an jedem Standort gaben am Ende der Woche das übrig gebliebene Wechselgeld und die Quittungen von Einkäufen zurück.

Sehr umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig. Das könnte man sicher verbessern.

❯  Bildung
Rätselraten, Übertragungen von Geschäftsausgaben auf private Konten und Ungewissheit über Haushaltsdefizite oder -überschüsse. Klingt wie ein Rezept für buchhalterische Katastrophen.

Nichtsdestotrotz sind dies keine ungewöhnlichen Szenarien für Grund- und Sekundarschulen, wenn sie Exkursionen und/oder Klassenfahrten (ins Ausland) organisieren.

Oft überweist die Schulleitung noch einen Vorschuss auf die Privatkonten der am Ausflug beteiligten Mitarbeiter.

Nach der Rückkehr von der Klassenfahrt werden die Konten erstellt und Geld muss zurückerstattet oder nachgezahlt werden. Dies schafft zusätzliche Arbeit und zusätzliche manuelle Transaktionen, was das Risiko von Fehlern erhöht.

Die Carmelcollege-Stiftung teilte diese Erfahrung. Die Stiftung bietet Bildung an mehr als 50 Standorten in den Niederlanden an und brauchte eine sichere Alternative zu dem verwirrenden und ineffizienten System der Vorkassenzahlungen.