Wie lassen sich die Kosten für Remote-Arbeitnehmer verwalten
Eine Aufschlüsselung der häufigsten Kosten für Remote-Arbeit und Möglichkeiten zur effektiven Verwaltung dieser Ausgaben für dein Unternehmen.
By Bram Harton on 25 May 2023
Angesichts der zunehmenden Remote- und Hybridarbeit ist es klar, dass das Kostenmanagement zu einer gewissen Herausforderung geworden ist.
In den letzten Jahrzehnten betrug der durchschnittliche Anteil der Lohnnebenkosten in den Niederlanden 22,9 % der Arbeitnehmergehälter. Ähnlich sieht es in Deutschland aus, wo der durchschnittliche Anteil der Lohnnebenkosten 22,2 % der Arbeitnehmergehälter ausmacht.
Im Folgenden findest Du eine Aufschlüsselung der häufigsten Kosten für Remote-Arbeit und Möglichkeiten zur effektiven Verwaltung dieser Ausgaben für dein Unternehmen.
❯ Online-Tools und Software-Abonnements
1. Online-Tools und Software-Abonnements
Tools wie Slack und Zoom wurden zu beliebten Werkzeugen für Online-Teams – zusammen mit weiteren Nischen-Tools, die speziell für die Remote-Arbeit entwickelt wurden. KLM ist beispielsweise eine Partnerschaft mit GoodHabitz eingegangen, um seine hybride Lernkultur zu verbessern.
GoodHabitz wird eingesetzt, um Online-Schulungen für Piloten und anderes fliegendes Personal anzubieten, die keine festen Arbeitszeiten oder ein Büro haben, das sie aufsuchen können. GoodHabitz Online-Schulungen werden auch für die Schulung von Mitarbeitern eingesetzt, die schwere Arbeiten verrichten, z. B. in der Gepäckaufbewahrung. Die Ausstattung deines Teams mit den notwendigen Online-Tools und Abonnements ist der Schlüssel zum Management von Remote-Teams und zur Gewährleistung der Produktivität.
Eine Lösung für diese Herausforderung sind Prepaid-Karten für Mitarbeiter. Prepaid-Kreditkarten und Spesenmanagementsysteme bieten Lösungen für:
- Mehr Sicherheit bei Online-Ausgaben;
- Vereinfachte Abonnementverwaltung;
- Weniger Probleme und Risiken bei der Weitergabe vertraulicher Informationen.
2. Home-Office-Ausstattung und -Technik
Die Ausstattung von Remote-Arbeitern mit Home-Office-Geräten gewährleistet nicht nur die Produktivität von Remote-Arbeit, sondern ist auch gesetzlich vorgeschrieben, sodass Du diesen Prozess so einfach wie möglich gestalten solltest.
Rechtliche Anforderungen für die Niederlande
- In den Niederlanden ist es wichtig, das Gesetz über die Arbeitsbedingungen bei der Arbeit von zu Hause aus einzuhalten. Ausstattung wie gute Bürostühle und zusätzliche Computerbildschirme müssen zur Verfügung gestellt werden, wobei die Möglichkeit besteht, Mittel zu erstatten und auszuleihen.
- Der Remote-Arbeitsplatz der Mitarbeiter muss ergonomisch einwandfrei sein. Du musst deinen Mitarbeitern Ausstattung, technische Systeme und Funktionen zur Verfügung stellen, die speziell auf die Verbesserung der Sicherheit ausgerichtet sind. Beispiele für diese Ausgaben für die Remote-Arbeit sind:
- Ergonomische Mäuse;
- Richtige Beleuchtung;
- Geeignete Tastaturen.
- Seit dem 1. Januar 2022 musst Du außerdem eine Heimzulage von 2,15 € pro Tag zahlen.
Rechtliche Anforderungen für Deutschland
- Home Office erfordert nach deutschem Recht eine gegenseitige Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wenn dies vereinbart wurde, muss der Arbeitnehmer nach deutschem Datenschutzrecht Computer, Smartphones oder Tablets zur Verfügung stellen. Diese Geräte können gemietet oder geleast werden und müssen nicht unbedingt gekauft werden.
- Für Strom- und Internetkosten kann auch eine Nutzungspauschale vereinbart werden. Alle Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer können in der deutschen Steuererklärung angegeben werden.
- Die deutschen Minister haben beschlossen, die derzeitige Steuerermäßigung von 5 Euro pro Tag beizubehalten und zu verbessern. Arbeitnehmern, die von zu Hause aus arbeiten, muss ein Freibetrag von 5 Euro pro Tag gewährt werden, den sie zur Senkung ihrer Einkommensteuerlast nutzen können.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, deine Arbeit als Finanzmanager zu vereinfachen und gleichzeitig die Produktivität deines Remote-Teams aufrechtzuerhalten. Dazu gehört, dass Du herausfindest, welche Arten von Geschäftsausgaben bei Remote-Teams anfallen, Budgets mit Höchstgrenzen festlegst und sicherstellst, dass der Einkauf für deine Mitarbeiter einfach ist.
- Die Mitarbeiter fragen, was sie brauchen: Finde heraus, was deine Mitarbeiter über Laptops, Mäuse und Schreibtische hinaus brauchen. Dadurch lassen sich sowohl die Arbeitsmoral als auch die Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Um sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter von zu Hause aus wie ein Profi arbeiten können, solltest Du über Home-Office-Ausstattung nachdenken: tragbare Ablagemöglichkeiten, Schreibtischlampen, Ladeadapter, Mikrofone, Kopfhörer und sogar die Möglichkeit, täglich einen Kaffee zu trinken.
- Festlegen von Budgets: Als Manager kannst Du eine Ausgabenmanagement-Software verwenden, um Budgets für die Heimbüroausstattung zuzuweisen. Mit einer Prepaid-Firmenkarte haben deine Mitarbeiter beispielsweise die Möglichkeit, Einkäufe zu tätigen, ohne die Kartendaten austauschen zu müssen, und Du ersparst dir die Suche nach der richtigen Ausrüstung. So kannst Du dich einfach zurücklehnen und die Ausgaben bestätigen oder ablehnen.
- Einkaufen leicht gemacht: Um den Einkauf zu erleichtern, haben sich viele Unternehmen für Firmenkonten auf beliebten Marktplatzplattformen entschieden. Das bol.com-Geschäftskonto wird zum Beispiel von mehr als 300.000 Unternehmern in den Niederlanden und Belgien genutzt, darunter Partou Kinderopvang und Bouwcenter. Mit den Prepaid-Kreditkarten des Unternehmens kannst Du eine Vielzahl von Ausgaben für Remote-Arbeit nachverfolgen und überprüfen.
Eine Budget- und Zahlungslösung für die Kosten des Home Office zu haben, bedeutet:
- Klare Budgetierung;
- Vereinfachte Überwachung der Ausgaben für Ausrüstung;
- Zeitersparnis für die Finanzabteilung.
3. Zusätzliche Kosten aus eigener Tasche
73 % der Arbeitnehmer in den Niederlanden und 68 % der Arbeitnehmer in Deutschland halten flexible Arbeit für die neue Norm, aber das bedeutet nicht, dass Du die Unternehmenskultur aufgeben musst.
Das Anbieten von Geschenken oder Gutscheinen kann eine gute Möglichkeit sein, um diesen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie wichtig sind und nicht vergessen werden. Diese einmaligen Kosten werden in der Regel aus der Bargeldkasse beglichen – eine unübersichtliche Lösung.
Example: UberEats
Die UberEats-Lösungen für die Remote-Arbeit bieten beispielsweise Zuschüsse für die Lieferung von Lebensmitteln, um die Kosten für einzelne Mahlzeiten zu decken. Unternehmen wie Unilever nutzten UberEats-Gutscheine, um ihre Mitarbeiter zu belohnen – eine Initiative, die für echte Begeisterung und durchweg positive Reaktionen sorgte. Eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter, einschließlich der Remote-Mitarbeiter, als Teil deines Unternehmens fühlen.
Wenn es dir als Finanzmanager gelingt, eine positive Unternehmenskultur zu etablieren, kannst Du von der Möglichkeit profitieren, die Produktivität deiner Mitarbeiter zu steigern, gute Entscheidungen zu treffen und die Fluktuation zu verringern. Wenn Du eine produktive Unternehmenskultur schaffen willst, dann ist das Angebot von Schulungen oder Kursen für deine Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Indem Du Budgets für Prepaid-Firmenkarten für Kurse bereitstellst, kannst Du sicherstellen, dass sich deine Mitarbeiter unterstützt fühlen.
Example: ING
Ein weiteres Beispiel ist die ING, die individuelle Weiterbildungsbudgets von 1.500 Euro pro Mitarbeiter als neuen Standard festgelegt hat. Die Mitarbeiter von ING können Zertifikate und Fachwissen erwerben und haben gleichzeitig die Wahl, welche Fähigkeiten sie verbessern möchten. Ob intern oder extern, die Mitarbeiter haben stets das Gefühl, auf ihrem Weg der beruflichen Weiterentwicklung unterstützt zu werden.
Einmalige Kosten wie dieses Beispiel können mit Prepaid-Firmenkarten abgedeckt werden:
- Die Abschaffung der Bargeldkasse;
- Verbesserung der Unternehmenskultur.
Kostenmanagement für maximale Kontrolle
Die Vorteile der Remote-Arbeit liegen auf der Hand, aber wir alle brauchen Hilfe, wenn es darum geht, die Herausforderungen der Remote-Arbeit zu bewältigen. Ein Kostenmanagementsystem und eine mobile App sind in der heutigen digitalisierten Welt unverzichtbar geworden und es ist an der Zeit, sich die Möglichkeit zunutze zu machen, die Verfolgung deiner Betriebsausgaben zu erleichtern.
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