Als Finanzmanager wollen Sie, dass Ihre Organisation keine oder nur geringe finanzielle Risiken eingeht. Gleichzeitig wollen Sie die Kosten unter Kontrolle halten. Dies alles wird als „internes Rechnungswesen“ bezeichnet. Für Menschen im Finanzwesen stellt dies die Integrität der Finanz- und Verwaltungsberichterstattung sicher.
Was genau ist internes Rechnungswesen? Aus welchen Aspekten besteht sie? Und noch wichtiger: Wie stellen Sie einen wasserdichten Kontrollprozess sicher? Mit den praktischen Erklärungen und Tipps, die Sie im Folgenden finden, erhalten Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Prozesse.
Was ist internes Rechnungswesen?
Es gibt viele Definitionen von internem Rechnungswesen, die von kurz und bündig bis hin zu lang und kompliziert reichen. In erster Linie stellt das interne Rechnungswesen sicher, dass Sie die Gesetze und Vorschriften einhalten und Betrug im Unternehmen verhindern.
Sie hilft auch bei der Verbesserung betrieblichen Effizienz. Mit diesen Kontrollen werden die Finanzberichte genauer und werden schneller fertiggestellt.
❯ Effiziente betriebliche Aktivitäten
Die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv zu erledigen, ohne sich mit unnötigen oder schlecht durchdachten Aufgaben und Prozessen herumschlagen zu müssen.
Für Finanzteams ist es z.B. sinnvoll, dass alle im Unternehmen Rechnungen auf die gleiche Weise und über das gleiche System bereitstellen. Damit der Rechnungsstellungsprozess reibungslos abläuft. So wie Maschinen, die optimal eingestellt sind, um die bestmögliche Effektivität zu erreichen.
❯ Zuverlässige Finanzberichterstattung
Sie erhalten ein klareres Bild von der Finanzlage Ihrer Organisation, wenn alle Ausgaben in den Finanzberichten ausgewiesen sind (d.h. keine fehlenden Belege).
Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, wohlüberlegte Entscheidungen, z.B. über neue Investitionen, zu treffen.
❯ Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Alles, was in Ihrer Organisation geschieht, muss in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften sein. Diese reichen von Hygiene- und Sicherheitsvorschriften für Mitarbeiter bis hin zu Richtlinien für Gebäude und Maschinen.
Kurz gesagt, ist das interne Rechnungswesen der Prozess, bei dem jeder in der Organisation, vom Manager bis zu den Kollegen in der Werkstatt, versucht, die Ziele des Unternehmens zu erreichen.
Internes Rechnungswesen ist also alles, was ein Unternehmen tut, um erfolgreich zu sein und so effizient wie möglich zu arbeiten. Dies erfordert einen wasserdichten Prozess, also einen internen Rechnungswesen-Rahmen. Innerhalb dieses Rahmens identifizieren Sie unter anderem potenzielle Risiken, die Unternehmenskultur und die Unternehmenspolitik.
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Die Aspekte eines internen Rechnungswesen-Rahmens
Zum Glück müssen Sie das Rad nicht neu erfinden, wenn Sie einen effektiven Steuerungsprozess implementieren wollen. Es gibt einen weltweiten Standard: den COSO.
COSO bewertet die Beziehungen zwischen Risiken und dem internen Rechnungswesen-System. Es definiert das interne Rechnungswesen als den Prozess, der entworfen wurde, um eine angemessene Sicherheit für das Erreichen der Unternehmensziele zu bieten, wie z.B. die folgenden:
❯ Um strategische Ziele zu erreichen;
❯ Um Geschäftsprozesse effektiv und effizient zu organisieren;
❯ Um zuverlässige Informationen zu sammeln und zu verarbeiten;
❯ Zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.
Mit diesen Zielen vor Augen sind Sie in der Lage, ein wirksames internes Rechnungswesen-System einzurichten, zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern. Der COSO-Standard besteht aus fünf Komponenten:
1. Die interne Umgebung. Dies ist nicht nur die Grundlage für alle anderen Komponenten, sondern auch für Ihre Organisation. Es ist die Sammlung von Normen, Werten, Integrität und Ethik innerhalb eines Unternehmens. Dies sind einige Beispiele:
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- Stellen Sie die Integrität Ihrer (Finanz-)Manager sicher. Ihre Ethik ist ein Vorbild für den Rest der Organisation, was zu ehrlichen Mitarbeitern führt;
- Eine gute Personalpolitik, um das Risiko von Betrug unter den Mitarbeitern zu reduzieren;
- Eine eindeutige Organisationsstruktur, sodass ersichtlich ist, wer an wen berichtet.
2. Die Bewertung und Minderung von Risiken. Hier analysieren Sie, welche Risiken die Ziele Ihres Unternehmens gefährden. Da sich Risiken ständig ändern, ist es wichtig, sie kontinuierlich zu analysieren. Wenn Sie ein klares Bild davon haben, welche Risiken bestehen, können Sie diese mit geeigneten Maßnahmen reduzieren.
Nachdem die Risiken identifiziert wurden, müssen Sie sie mit Aktionen verbinden. Dadurch wird sichergestellt, dass für jedes Risiko geeignete Maßnahmen ergriffen werden, wie z.B.:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme sicher sind, um das Risiko zu verringern, dass Kriminelle sich in kritische Software einhacken;
- Halten Sie einen Notfall-Evakuierungsplan und feuerfeste Materialien bereit, um im Falle eines Brandes größere Schäden zu verhindern.
3. Kontrolltätigkeiten. Dies sind die Verfahren und Regeln Ihrer Organisation, die sicherstellen, dass die Richtlinie ordnungsgemäß umgesetzt wird. Die Aufgabentrennung ist hier das Wichtigste: Sie bedeutet, dass mehr als eine Person für eine Aufgabe erforderlich ist. Wie z. B. die Überwachung von Transaktionen oder die Verwaltung von Vermögenswerten eines Unternehmens. Diese Kontrollmaßnahme hilft, Betrug oder Diebstahl zu verhindern und lässt Sie Fehler frühzeitig erkennen.
4. Information und Kommunikation. Diese Komponente bezieht sich auf den Austausch von Informationen innerhalb Ihres Unternehmens. Wenn Manager und Mitarbeiter klar miteinander kommunizieren, kann jeder effektiv arbeiten. Als Finanzmanager ist es zum Beispiel sinnvoll, die Finanzberichte rechtzeitig zu erhalten, damit Sie sofort einen Einblick in Ihre finanzielle Lage haben. So können Sie schnell reagieren und mögliche negative Folgen minimieren.
5. Überwachung. Keine der oben genannten internen Rechnungswesen-Maßnahmen ist zeitlich festgelegt. Sie ändern sich je nach den Umständen, sowohl innerhalb des Unternehmens (z. B. durch Wachstum oder eine neue Organisationsstruktur) als auch außerhalb des Unternehmens (z. B. durch neue Vorschriften oder eine Wirtschaftskrise). Daher diese Komponente, die die Notwendigkeit unterstreicht, Ihre internen Rechnungswesen kontinuierlich zu bewerten und gegebenenfalls anzupassen: Funktionieren alle Kontrollen noch wie ursprünglich vorgesehen?
Diese Überwachung kann nicht nur durch die Geschäftsführung und den Vorstand, sondern auch durch eine spezielle Kontrollabteilung erfolgen. Stellen Sie sicher, dass auch unabhängige Vorstandsmitglieder in diesen Prozess einbezogen werden, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
Tipps und Tools für einen effektiven Steuerungsprozess
Aber wie stellen Sie einen effektiven Kontrollprozess auf der Grundlage Ihres internen Rechnungswesen-Rahmens sicher? Nutzen Sie diese Tipps und Tools:
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Richtlinie mit eindeutigen Standards, Werten und Verhaltensregeln haben. Bringen Sie diese regelmäßig per E-Mail und in Meetings zur Sprache, damit alle Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.
- Vergessen Sie auch nicht, persönliche Entwicklungspläne für Mitarbeiter zu erstellen und diese regelmäßig zu bewerten. Und schließen Sie spezifische Vereinbarungen über Karrieremöglichkeiten ein. Dies wird die Mitarbeiter zufrieden und motiviert halten und ihnen helfen, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten.
- Bewerten Sie Ihr Risikomanagement. Ist es ein struktureller Bestandteil der täglichen Arbeit für die Kollegen am Arbeitsplatz? Das kann alles sein: zum Beispiel das Tragen von Kopf- und Gesichtsschutz bei der Benutzung bestimmter Maschinen oder regelmäßiges Händewaschen bei der Arbeit mit Lebensmitteln. Prüfen Sie, wo Verbesserungen möglich sind und setzen Sie diese um.
- Prüfe, ob alle an der neuen Richtlinie Beteiligten über alle Benötigten Informationen verfügen. Nur so haben Sie das ganze Bild und können gute Entscheidungen über die interne Kontrolle treffen.
- Wählen Sie feste Zeiträume im Jahr, um jeden Teil des Rahmens zu bewerten. Also z.B. Risiken im März, Funktionstrennung im Juni und Kommunikation im September. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass alles abgedeckt wird.
- Nutzen Sie praktische Tools, um Ihre Finanzen besser in den Griff zu bekommen: zum Beispiel die Zahlungs- und Begründungslösung von SimpledCard.
Internes Rechnungswesen für Ihren Ablauf von Zahlungen und Belegen
Der Trend zu strengerer Compliance im Finanzsektor hält an. Ein solches Maß an Kontrolle erreichen Sie aber nur, wenn Sie auch den Zahlungs- und Begründungsprozess vollständig in Ihr Unternehmen integrieren. Die größte Herausforderung dabei ist, wie Sie es für Sie und Ihre Teams einfach halten können. Die Digitalisierung ist der Schlüssel dazu.
Eine der Optionen ist die Lösung für die Spesenzahlung und Begründung von SimpledCard. Mit dieser Lösung können Sie Ihre Geschäftsausgaben und Budgetlimits verwalten.
Das Dashboard gibt Ihnen Echtzeit-Einblick in die Geschäftsausgaben Ihrer Organisation und ermöglicht es Ihnen, sofort zu überprüfen, ob die Spesenabrechnungen korrekt sind. Auf diese Weise hilft Ihnen SimpledCard, eine bessere Kontrolle über die Geschäftsausgaben zu erlangen. Infolgedessen können Sie Ihrer Finanzberichterstattung blind vertrauen.
Kontaktieren Sie uns zum Thema internes Rechnungswesen
Haben Sie nach diesem Artikel über das interne Rechnungswesen noch Fragen? Oder möchten Sie weitere Informationen darüber, wie SimpledCard Ihnen helfen kann, die Geschäftsausgaben der Mitarbeiter in den Griff zu bekommen? Sprechen Sie uns an, unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter.
Von Christel Heije
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