So kann mobiles Spesenmanagement zur Produktivitätssteigerung beitragen

Sehen wir uns zunächst an, warum Sie Ausgaben automatisieren sollten. Wenn Ihre Mitarbeiter Geschäftsausgaben aus eigener Tasche bezahlen, sind Sie Rückerstattung der Kosten verpflichtet. Mit einer Firmenkreditkarte oder einer Prepaid-Karte wird der Papierkram bereits erheblich reduziert.

Wenn Sie Mitarbeitern Zahlungskarten zur Verfügung stellen, dann bedeutet dies eine Zeitersparnis bei der Kostenerstattung, weil Sie die Transaktionsdetails sofort sehen. Aber das ist noch nicht alles. Als Unternehmen sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Rechenschaft über die Ausgaben abzulegen. Zum Beispiel:

1. Sie können die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern, ohne den Nachweis, dass Sie diese bezahlt haben;

2. Ohne die Nachweise, dass die getätigten Ausgaben tatsächliche Geschäftskosten waren, können Sie Ihre Einkommenssteuer nicht ordnungsgemäß abwickeln.

Zur Abrechnung dieser Kosten werden der Beleg und die Übereinstimmung mit einer tatsächlich durchgeführten Transaktion benötigt. Unabhängig davon, auf welche Art die Mitarbeiter für Geschäftsausgaben bezahlen, müssen diese Informationen immer eingeholt werden. Welcher Zeitpunkt eignet sich besser für das Einholen von Belegen, als direkt nach der tatsächlichen Transaktion? An diesem Punkt kommt eine mobile Reisekostenabrechnungs-App ins Spiel.

Mit solch einer App können Sie die Belege in der App speichern und auch gleich die Ausgaben begründen. Nicht ganz unerheblich: Die Mitarbeiter erhalten die von ihrem Privatgeld bezahlten Beträge zurück.

Viele Unternehmen scheinen dies immer noch recht altmodisch zu handhaben. Und das in einer Zeit, in der man alles, mit ein paar Klicks auf den Smartphones bestellen kann, von Einkäufen bis hin zu Taxis. Genau aus diesem Grund sind Abrechnungs-Apps auf dem Vormarsch und helfen, der Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern.

Ihre Mitarbeiter können ihre Spesen mit mobilen Reisekostenabrechnungs-Apps einfach über ihre mobilen Geräte einreichen. Sie können den Beleg sofort abfotografieren, begründen und zur Genehmigung einreichen. Dies schützt sie auch vor dem Verlust von vorgelegten Ausgaben, weil sie den Beleg verloren oder verlegt, oder weil sie die rechtzeitige Einreichung der Belege versäumt haben.

Der Finanzmanager erhält nach der Deklaration eine Meldung und kann die Einreichung kontrollieren und darüber entscheiden. Die App sorgt für einen stets aktuellen Überblick. Das Finanzteam kann Erstattungen daher schnell bearbeiten und Kosten im Handumdrehen kontrollieren.

Eine mobile Reisekostenabrechnungs-App hilft, die Begründung von mit der Firmenzahlungskarte getätigte Ausgaben zu vereinfachen. War ein mit der Firmenzahlungskarte getätigter Einkauf im Supermarkt eine private oder eine geschäftliche Ausgabe? Der Mitarbeiter kann beispielsweise den Beleg hochladen, um nachzuweisen, dass der Kauf für das Auffüllen der Kaffeestation im Büro bestimmt war.

Die Einreichung von Ausgaben mit einer App ist meist ganz einfach. Sobald eine Kartentransaktion durchgeführt wurde, fotografiert der Karteninhaber den Beleg über die App und gibt dann die Erklärung ein. In der Begründung wird dann der Mehrwertsteuersatz und die Kostenart ausgewählt, um die Deklaration abzuschließen und einzureichen.

Auch Ihre Mitarbeiter profitieren von einer mobilen Reisekostenabrechnungs-App. Sie brauchen sich keine Sorgen über Geldverluste zu machen, weil sie Belege verlegt oder verloren haben. Sie können jederzeit und von überall aus Spesenabrechnungen einreichen.

Finanzmanager können die Kosten auf diese Weise viel schneller abrechnen. Wenn alle Aufgaben ausgeführt sind, wie die Zuordnung von Mehrwertsteuersätzen, Belegen und Kostenstellen und -arten können sie schneller zur Analyse übergehen. Die App gewährleistet stets einen detaillierten Überblick, sodass das Finanzteam die Kontrollaufgaben viel besser durchführen kann.

Dies gibt einen besseren Überblick über die Geschäftsausgaben der Mitarbeiter und zeigt schnell Verbesserungsmöglichkeiten auf. Sind die Treibstoffkosten eines Mitarbeiters im Vergleich zum Vormonat deutlich gestiegen? Oder geben Mitarbeiter mehr als die veranschlagte Tagespauschale für Reisen aus?

Wenn alle diese Daten zentralisiert und übersichtlich dargestellt werden, vereinfacht dies den Überblick über die Geschäftsausgaben. Auf diese Weise haben Finanzmanager den Überblick, ohne in einem Papierberg suchen zu müssen.

Im Idealfall sollte die von Ihnen gewählte Ausgabenmanagementlösung die Möglichkeit bieten, Prepaid-Zahlungskarten an Mitarbeiter auszugeben. Dies erhöht die Transparenz der Ausgaben und begrenzt die Fälle, in denen Mitarbeiter eigenes Geld für Geschäftsausgaben vorlegen müssen. Darüber hinaus brauchen Sie Transaktionen nicht mehr manuell mit den entsprechenden Belegen abzugleichen.

Die App sollte für Mitarbeiter natürlich benutzerfreundlich sein. Die Möglichkeit, Fotos von Belegen zu machen, ist ein Muss wie auch die Möglichkeit, Begründungen hinzuzufügen. Und das nicht nur in freiem Text, sondern mit vordefinierten Labels, die zu Ihren Kostenkategorien passen. Die App sollte auch Belege mit Transaktionen verknüpfen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Der Schutz der Daten muss gewährleistet sein. Je nach Land sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Aufzeichnungen einschließlich der Belege 5 oder 10 Jahre unverändert aufzubewahren. Stellen Sie sich vor, dass alle Belege durch einen Unfall in Ihrem Archiv verloren gehen. In den meisten Fällen ist ein cloudbasiertes Ausgabenmanagementsystem dann weitaus sicherer als ein altmodisches Archiv.

Bei der Suche nach einer Lösung sollten Sie auch darauf achten, dass Informationen einfach und nahtlos mit Ihrem Buchhaltungsprogramm integriert werden können. Einige alte Abrechnungs-Apps senden nur eine Zusammenfassung per E-Mail an das Finanzteam. Niemand möchte dies alles manuell in das Buchhaltungsprogramm eingeben. Informieren Sie sich rechtzeitig darüber, wie die Daten digital integriert werden können.

Von einfachen Lösungen zur Ausgabenverfolgung bis hin zu Apps mit zahlreichen Funktionen, die Benutzern die Kontrolle ihrer Zahlungskarten ermöglichen – die Zahl an Reisekostenabrechnungs-Apps ist unerschöpflich. Wählen Sie eine, die Ihrem Unternehmen Ihrer Meinung nach den größten Nutzen bietet. Die App sollte bessere Kontrolle über die Ausgaben ermöglichen und die Produktivität im gesamten Unternehmen zu steigern.

SimpledCard bietet mehr Funktionalität als die meisten Ausgabenmanagementlösungen. Sie ermöglicht Unternehmen das Ausgeben bankenunabhängiger Zahlungskarten an Einzelpersonen, Teams oder Abteilungen. Die Prepaid-Karten von Maestro und Mastercard werden weltweit akzeptiert.

Finanzmanager können das Budget und die Ausgabenlimits in Echtzeit kontrollieren. Sie können Belege und Begründungen über ein einziges Dashboard überprüfen. Es ist sogar möglich, spezifische Regeln für die automatische Aufladung von Budgets der Karteninhaber einzustellen. All dies geschieht über das SimpledCard Card Management System, das sich direkt in jedes ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren lässt.

Die mobile Reisekostenabrechnungs-App bietet Ihren Mitarbeitern unvergleichliche Flexibilität. Die SimpledCard-App kann auf jedem Smartphone und Tablet installiert werden, und ermöglicht sofortigen Zugriff auf die Transaktionshistorie. Die App liefert alle Details der zugewiesenen Karte und ermöglicht die sofortige Einreichung von Abrechnungen.

Bei jeder Zahlung über die SimpledCard-Karte erhalten Karteninhaber eine Push-Nachricht auf ihrem Gerät. Der Mitarbeiter kann dann den Beleg über die App fotografieren, er wird automatisch mit der Transaktion verknüpft. Für jede Ausgabe kann danach die Begründung hinzugefügt sowie die Mehrwertsteuer und die Kostenart ausgewählt werden, bevor die Begründung eingereicht wird.

Der gesamte Prozess wird für alle Beteiligten optimiert, wodurch sich das Niveau der Kontrolle und Produktivität Ihrer Mitarbeiter während der Arbeitszeit deutlich erhöht.

Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über das System. Lassen Sie sich von einem unserer Experten die App und das Card Management System von SimpledCard erklären. Buchen Sie eine kostenlose Beratung und ermitteln Sie darin, welche Vorteile sich für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ergeben.