Es gibt immer noch Unternehmen, die sich schwertun, den Überblick über ihre Portokasse-Transaktionen zu behalten. Das ist bedauerlich, denn eine detaillierte Verwaltung der täglichen Geschäftsausgaben ist für jedes Unternehmen ziemlich wichtig.
Kleine Beträge können sich zu großen Summen aufaddieren. Und wenn die richtigen Registrierungsprozesse und Strukturen nicht vorhanden sind, sind Fehler vorprogrammiert.
Haben Sie alles im Griff?
Dies könnte zu unerwarteten finanziellen Rückschlägen, einer verzerrten Sicht auf die finanzielle Gesundheit der Unternehmen oder sogar zu Compliance-Problemen führen.
Deshalb sollten Sie in ein robustes Kassenführung-System investieren.
Was ist Kassenführung?
Kassenführung bezieht sich auf die Finanzlogistik und -strukturen innerhalb eines Unternehmens. Dessen Ziel? Die Portokasse-Transaktionen im Griff zu behalten, indem Cashflows für Geschäftsausgaben optimiert, überwacht und verwaltet werden.
Unternehmen, die über ein solides Kassenführung-System verfügen, haben einen kontinuierlichen Einblick in den Status ihres Cashflows und ihres Betriebskapitals. Darüber hinaus bietet ein gut strukturiertes System Unternehmen die Möglichkeit, ihre Liquidität zu optimieren, die Kosten des Cashflows zu minimieren und die Zinserträge zu maximieren.
Ist dies das Ende der Portokasse?
Viele Organisationen in den Deutschland verwenden immer noch eine Portokasse für kleine, alltägliche Geschäftsausgaben.
Blumen für einen Kollegen kaufen, den Firmenwagen volltanken oder einen potenziellen Kunden zum Mittagessen einladen. Mit einer Portokasse sind solche Geschäftsausgaben schnell und einfach bezahlt.
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen hat, können Sie jedem Standort ein bestimmtes Budget zuweisen und jemanden mit der Kassenführung betrauen. Dieser Kollege wird dafür verantwortlich sein, den Überblick zu behalten, welcher Betrag von wem und wofür ausgegeben wird. Er oder sie wird alle Transaktionsbelege sammeln und bei Bedarf mehr Budget anfordern.
Durch den Wegfall des oft zeitaufwändigen Prozesses der Beantragung von Vorschüssen und die Einbeziehung der Finanzabteilung bei jedem kleinen Einkauf können Entscheidungen auf Abteilungs- oder Büroebene effizient getroffen werden.
Klingt gut, oder? Auf dem Papier ist es sicherlich, aber es ist vielleicht auch ein bisschen altmodisch. Der Umgang mit Bargeld birgt gewisse Risiken und sorgt auch für viel Aufregung und Ärger. Deshalb werden immer mehr Organisationen bargeldlos.
Ein gut organisiertes Portokassensystem ist sehr wichtig
In der Theorie ist die Portokasse eine einfache Lösung für kleine, alltägliche Geschäftsausgaben. In der Praxis tun sich jedoch viele Finanzteams schwer damit.
Ein häufiges Problem ist, dass die Verwaltung von Portokassen mit der Zeit immer weniger effektiv ist. Hierfür gibt es gute Gründe:
- Oft hat der verantwortliche Manager keinen finanziellen Hintergrund.
- Oder die Verwaltung von Portokassen gehört nicht zu ihren Kernaufgaben.
- Der Verwaltungsaufwand für die Führung von Büchern für die Portokasse ist hoch.
- Viele Unternehmen arbeiten immer noch mit Papierbelegen und verwirrenden, unvollständigen Tabellen.
Zu guter Letzt: Weil wirksame Checks & Salden bei kleinen Geldbeträgen oft fehlen, ist die Gefahr von Fehlern (oder gar Betrug) hoch.
Unregelmäßigkeiten können lange Zeit unbemerkt bleiben und werden erst durch externe Audits aufgedeckt.
Zum Glück gibt es viele Möglichkeiten, Ihre Kassenführung auf Kurs zu bringen und
Geschäftsausgaben effektiver zu verwalten.
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So organisieren Sie Ihre Portokasse
Sie möchten Ihre Kassenführung langfristig verbessern? Dann zermürben Sie sich nicht durch ständiges Löschen von bargeldbezogenen Bränden in Ihrer Organisation.
Dies könnte kurzfristig eine gewisse Erleichterung bringen, aber die zugrundeliegenden Probleme werden wahrscheinlich unverändert bleiben.
Es ist besser, mit den Grundlagen zu beginnen:
- Bestimmen Sie, wie viel Zeit Ihre Kassenführung-Prozesse derzeit in Anspruch nehmen und wie viel Geld dies kostet.
- Berechnen Sie, wie viele Arbeitsstunden für den Transport von Bargeld zu den verschiedenen Standorten aufgewendet werden.
- Erstellen Sie für jede Portokasse eine Übersicht über die Anzahl der Benutzer und die Anzahl der Zahlungen pro Abrechnungszeitraum.
- Überlegen Sie, welche (Un-)Vorteile eine zentrale Kasse gegenüber mehreren lokalen Kassen hat. Und fragen Sie sich, ob z. B. Zahlungen oder bestimmte Verwaltungsprozesse digitalisiert und/oder automatisiert werden könnten?
Was auch immer Sie tun, bleiben Sie konzentriert!
Indem Sie klare Prioritäten setzen, an einer Aufgabe nach der anderen arbeiten und die richtigen Personen zur richtigen Zeit einbeziehen, arbeiten Sie effizienter und zielgerichteter an einer Lösung.
Beginnen Sie z.B. mit einer neuen Struktur für Spesenbelege. Überlegen Sie, was nötig wäre, um diese Ausgaben schneller zu erfassen und zu bearbeiten.
Die Digitalisierung ist ein naheliegender Schritt, denn sie schafft in der Regel große Effizienzsteigerungen.
Nutzen Sie bereits eine Kassenführung-Software?
Es ist sonnenklar, dass es für finanziell gesunde Organisationen sehr wichtig ist, den Überblick über kleine Ausgaben zu behalten und alle Transaktionen genau zu erfassen.
Ein digitales Kassenführung-System kann Ihnen dabei helfen.
Eine solche (Online-)Plattform automatisiert zeitaufwändige Aufgaben und reduziert Fehler, indem sie die richtigen Checks und Salden hinzufügt.
So bekommen Sie die Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeiter besser in den Griff:
Richten Sie eine Unternehmensausgabenrichtlinie ein
Mit einer klaren Geschäftsausgabenrichtlinie für Ihr Unternehmen werden Ausgaben schnell und sauber abgewickelt. Darin sollte zum Beispiel angegeben werden, für welche Zwecke Portokassen verwendet werden können, wie hoch die Höchstgrenzen sind und in welchem Zeitraum Spesenabrechnungen bearbeitet und bezahlt werden.
Spesenabrechnungen digitalisieren
Durch die Digitalisierung kleinerer Geldbeträge können die Mitarbeiter diese schneller und einfacher nutzen: Viele Online-Tools bieten die Möglichkeit, Fotos von Papierbelegen direkt in Ihr Finanzverwaltungssystem hochzuladen.
Stimmen Sie Ihre Konten täglich ab
Behalten Sie Ihre Finanztransaktionen im Griff, indem Sie Ihre Konten täglich abstimmen. Erwägen Sie die Verwendung einer App, um alle täglichen Ausgaben nachzuverfolgen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie immer über genaue und aktuelle Daten verfügen.
Verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit
Durch die Verfolgung der Ausgaben in Echtzeit verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmensbudgets überschritten werden, erheblich.
Mit der richtigen digitalen Lösung können Mitarbeiter sofort nach dem Kauf Geschäftskostenbelege einreichen und Ausgaben online erfassen.
So erhalten Sie in Echtzeit einen Einblick, wenn Budgetgrenzen überschritten werden könnten.
Innovative Online-Unterstützung für die Kassenführung
Egal wie die Kassenführung in Ihrem Unternehmen organisiert ist, die Chancen stehen gut, dass Sie sie mit SimpledCard auf die nächste Stufe heben können.
Dank der benutzerfreundlichen Online-Plattform von SimpledCard benötigen Sie keine Kassenbücher mehr, denn die Erfassung, Begründung und Kontrolle von Geschäftsausgaben ist vollständig digitalisiert.
Die designierten Mitarbeiter erhalten eine Prepaid-Debitkarte mit einem persönlichen Ausgabenbudget, das von den Finanzkollegen auf Knopfdruck angepasst werden kann.
Ausgaben können in Echtzeit, jederzeit und von überall eingesehen werden. Und Belege für Ausgaben werden einfach über das sichere Online-System gespeichert.
Dies spart Ihren Mitarbeitern viel Zeit und stellt sicher, dass Ihre Finanzabteilung immer einen Echtzeit-Einblick hat, sodass Sie schnell und präzise finanzielle Entscheidungen treffen können.
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Sie fragen sich, wie Sie die SimpledCard in Ihrem Unternehmen einfach einführen können, um Ihren Mitarbeitern eine sichere Alternative zum Bargeld zu bieten und Ihre Geschäftsausgaben schnell in den Griff zu bekommen?
Unsere Finanzexperten diskutieren gerne mit Ihnen, welche Lösungen am besten zu Ihrer Organisation, Ihren Wünschen und Ambitionen passen.
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