De elektronische factuur heeft de afgelopen jaren een flinke opmars gemaakt. In het bedrijfsleven is de papieren factuur al bijna verdwenen. Men is er al aan gewend dat bedrijven een elektronische factuur of digitale kassabon sturen. De kassa blijft soms nog achter. Maar ook hier doet de digitale bon langzaamaan zijn intrede.
Elektronische bedrijfsvoering
De afkorting van Universal Business Language (UBL) staat voor de standaard van elektronische bedrijfsvoering. Denk hierbij bijvoorbeeld aan digitale facturen. Financiële systemen kunnen door middel van UBL automatisch kassabonnen aanmaken en verwerken.
Deze vorm van factureren heeft de afgelopen jaren een flinke impuls gekregen. De rijksoverheid vraagt namelijk van leveranciers dat zij voor alle nieuwe contracten op deze manier factureren. Het is dus een must voor bedrijven om te digitaliseren.
De elektronische factuur en bon
Aangezien organisaties steeds verder digitaliseren, zal men vaker de factuur per e-mail, sms of mobiele applicatie versturen. Enerzijds om minder papier te verbruiken, maar anderzijds omdat een digitale opslagplaats voor bonnen veiliger is.
Wanneer iemand een aankoop doet, kiest de klant welk type ontvangstbewijs hij of zij wil. Kies je voor een digitaal ontvangstbewijs, dan ontvang je vaak een pdf versie per e-mail. Het e-mailadres wordt ingevoerd in het systeem en binnen enkele seconden ontvangen je de kassabon elektronisch. Steeds vaker gebeurd dit ook per sms of in een applicatie.
Op een elektronische kassabon wordt gewoonlijk de datum en het tijdstip vermeld, de wijze van betaling en andere details van de verkoop. Net zoals op een papieren bon.
Wanneer je online aankopen doet, voor bijvoorbeeld kantoorbenodigheden, ontvang je anno 2022 in 99% van de gevallen al een digitale factuur.
Als het voor kantoorartikelen kan, kan het ook voor een zakelijke lunch, of koffie-afspraak. Ook voor de dagelijkse boodschappen in de supermarkt zou het een uitkomst zijn. En inderdaad, de Britse supermarktketen Tesco startte al een proef met een elektronische bon.
In samenwerking met een IT-bedrijf heeft de supermarktketen een smartphone app ontwikkeld waarmee klanten bij de kassa een digitale bon ontvangen.
Ook in Nederland bieden steeds meer supermarkt-ketens de mogelijkheid om de papieren bon in de mobiele app te bekijken. Zoals het voorbeeld van Albert Heijn hieronder.
Een kassabon per mail
Volgens Friso de Jong, oprichter van het Platform E-Factureren, zou UBL ook in winkels prima kunnen worden toegepast. “Ik ben nog niet tegenkomen dat een bonnetje niet verwerkt kon worden in UBL.”
Hij ziet ook al de eerste stappen. Een voorbeeld is kantoorartikelenleverancier Staples. “Je kan daar aangeven dat je geen papieren bon wilt. Je krijgt dan een bon gemaild. Dat is nog wel steeds een PDF, maar ik heb een partij die mijn PDF’s omzet naar UBL. Als ik iets koop bij Staples, krijg ik de bon zo direct in mijn boekhoudpakket.”
Wat zijn de voordelen van een digitale kassabon?
De voordelen van deze aanpak zijn vrij duidelijk. De kans op het maken van fouten is kleiner en de verwerking gaat sneller. En dan is er nog het positieve effect op het milieu, omdat er minder papier, inkt of energie nodig is.
Zoals gezegd, in de B2B-omgeving is deze digitaliseringsslag volop aan de gang. Maar hoe zit het met fysieke transacties in winkels? Daar zijn papieren bonnetjes namelijk nog steeds de norm. Of, kassabonnen die goed bewaard dienen te worden als het gaat om zakelijke betalingen?
Steeds meer bonnen worden ook al in de app van een winkel verzameld. Zo hoeven er geen papieren bonnen meer meegegeven te worden. En nog belangrijker: je raakt een bon nooit mee kwijt.
Bij een oplossing zoals die van SimpledCard, upload je zo’n (digitale) kassonbon ook nog eens gemakkelijk in een declaratie-app. Dit is natuurlijk alleen nodig wanneer het een zakelijke betaling betreft.
De bon is een schat aan informatie
Er is nog een aanvullende reden voor leveranciers en detailhandelaren om dit te willen en dat zijn de kansen voor marketing. Naast een extra digitaal contactmoment, kan de elektronische kassabon ook een schat aan informatie opleveren over de klant.
Eigenlijk is dus wel duidelijk welke kant het op gaat. De vraag is niet óf, maar wanneer de elektronische bon de norm zal zijn. De Jong waagt zich voorzichtig aan een voorspelling.
Heb je nog vragen over de elektronische kassabon? Of wil je ook een digitalislag maken en alle bonnen van medewerkers digitaal opslaan? Neem dan contact op met ons team van experts. Ze adviseren je graag bij de digitalisatie van jouw administratie.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
