Het beheren van zakelijke uitgaven is van groot belang voor elke organisatie. Maar het kan best lastig zijn om al deze uitgaven handmatig bij te houden. Het is eigenlijk een ineffectieve manier om het aan te pakken. Een betere oplossing voor het beheren van zakelijke uitgaven is het implementeren van een declaratiesoftware.
De productiviteit van medewerkers neemt af als ze tijd verliezen met het bewaren en ordenen van betaalbewijzen en het indienen van declaraties. Finance managers moeten vervolgens de bonnetjes en onkostennota’s handmatig doornemen en controleren voordat ze de declaraties goedkeuren.
Daarom is declaratiesoftware een onmisbare tool voor bedrijven. Vooral voor bedrijven die groeien.
Declaratiesoftware automatiseert het hele proces waardoor het een stuk efficiënter wordt. Declaraties kunnen snel worden ingediend en goedgekeurd. Waardoor de kans op fouten kleiner wordt en je grip krijgt op alle uitgaven.
Wat is declaratiesoftware?
Declaratiesoftware is een toepassing die zowel door medewerkers als door finance managers wordt gebruikt. Het doel ervan is het vereenvoudigen en automatiseren van het indienen en goedkeuren van onkostendeclaraties.
Werknemers gebruiken het om zakelijke uitgaven te melden door foto’s van aankoopbonnetjes online te uploaden en zo de gemaakte kosten te declareren.
Finance teams kunnen vervolgens de onkostenclaims van alle medewerkers op één centrale plek terugvinden. De declaraties kunnen worden gecontroleerd en onkosten kunnen worden vergoed via de software.
Het softwarepakket kan worden afgestemd op het onkostenbeleid van het bedrijf. Dat vermindert het risico op te hoge uitgaven voor goedgekeurde onkostenposten. Managers kunnen namelijk met de software bijtijds beleidsovertredingen opmerken.
Waarom heb je een declaratiesoftware nodig?
Software voor uitgavenbeheer biedt voordelen voor het hele bedrijf. Het management krijgt met de software een compleet beeld van alle onkosten-uitgaven in het bedrijf. En de declaratie-analyses kunnen vervolgens worden gebruikt om weloverwogen managementbesluiten te nemen.
Declaraties van medewerkers kunnen makkelijk worden gecontroleerd en goedgekeurd door finance managers. Het administratieve team kan snel nagaan of het onkostenbeleid van het bedrijf wordt nageleefd. En overtredingen van het beleid kunnen snel worden aangepakt.
Werknemers hoeven niet langer allerlei vervelende, handmatige, handelingen uit te voeren om onkosten te declareren. Er is minder papierwerk en geen risico dat een declaratie wordt afgewezen, omdat het bonnetje kwijt is.
Hoe kies je de beste software voor onkostendeclaraties?
Er is geen one-size-fits-all oplossing als het gaat om onkostensoftware. Een eenmanszaak heeft bijvoorbeeld een minder geavanceerd systeem nodig dan een grote multinational met duizenden werknemers.
Onkostensoftware kan doorgaans worden onderverdeeld in drie categorieën:
- Basisoplossingen waarmee het mogelijk is de uitgaven eenvoudig te vergelijken met de declaraties.
- Uitgebreide softwarepakketen, die een centraal dashboard, een mobiele app en individuele werknemersprofielen bieden.
- Full-scope onkostenbeheersystemen, die bovenstaande bieden plus de mogelijkheid om betaalkaarten uit te geven aan werknemers.
Declaratiesoftware is een snelgroeiende markt met producten in allerlei soorten en maten. Veel bedrijven kennen inmiddels de voordelen van het online organiseren en beheren van hun zakelijke onkosten.
Maar het kiezen van software dat aansluit bij de behoeften van je bedrijf, is zeker niet eenvoudig.
> Kenmerken waar je op moet letten
Hoe groter het bedrijf, hoe gevarieerder de uitgaven zullen zijn. Kies voor een softwarepakket dat grote teams kan ondersteunen en meerdere manieren voor het indienen van declaraties biedt.
> Betaalmogelijkheden integreren vereenvoudigt terugbetaling
Een centraal dashboard voor het volgen en monitoren van de zakelijke uitgaven is ook belangrijk. De software voor uitgavenbeheer moet het liefst ook worden geïntegreerd met gewenste betaaloplossingen. Op die manier kan het finance team de terugbetalingen in gang zetten vanuit het dashboard.
> Integratie met een declaratiesoftware is essentieel
De declaratiesoftware die je kiest, moet je ook kunnen integreren met externe boekhoudsoftware. Allerlei taken kunnen dan worden geautomatiseerd en de financiële administratie hoeft niet meer handmatig onkostendeclaraties te verwerken om de boeken bij te werken.
Top 3 gratis softwarepakketten (basis modules) voor onkostenbeheer
Om je te helpen de beste software te kiezen, zonder grote investeringen te hoeven doen, hebben we drie gratis softwareoplossingen geselecteerd.
1. Everlance
Everlance biedt naadloze onkostenregistratie. Gebruikers kunnen foto’s van aankoopbonnen uploaden om bedrijfsuitgaven te registreren. De app integreert ook bankrekeningen en creditcards om transacties automatisch vast te leggen. Het doet zelfs aanbevelingen, gebaseerd op de uitgaven, voor belastingaftrekmogelijkheden. Everlance is een goede declaratiesoftware voor freelancers, zelfstandigen en kleine bedrijven. De app is gratis beschikbaar voor zowel iOS- als Android-toestellen.
2. Mint
Mint biedt freelancers en kleine bedrijven een eenvoudige en gratis oplossing voor het bijhouden van bedrijfsonkosten. Het maakt gebruik van budgetcategorieën om gebruikers te helpen hun uitgaven bij te houden. Ze kunnen ook tags toevoegen om hun transacties verder te organiseren.
Het is toegankelijk via mobiele apps en webbrowser. Mint is gratis beschikbaar op zowel iOS- als Android-platforms.
3. Zoho Expense
Zoho Expense heeft een gratis versie die het in bulk uploaden van bonnetjes ondersteunt en ook automatische reminders verstuurt. Het biedt de mogelijkheid om onkosten in verschillende valuta, maar ook belastingen, bij te houden. Gebruikers kunnen bankkaarten en rekeningen koppelen om uitgaven automatisch vast te leggen. Het is een geweldige oplossing voor zelfstandigen, kleine bedrijven en freelancers. De Zoho Expense-app is gratis beschikbaar voor iOS- en Android-apparaten.
Top 3 augmented declaratiesoftware
Als je op zoek bent naar een meer geavanceerde softwareoplossing, ga dan voor ‘augmented software’. Deze, meer uitgebreide, softwarepakketten bieden veel controlemogelijkheden met praktische inzichten.
1. Concur
Concur biedt gedegen tracking van reis- en zakelijke onkosten. Via de app kunnen medewerkers op eenvoudige manier bonnetjes digitaal aanleveren. Finance managers krijgen alle onkosten in één centraal dashboard te zien. En het uitgavenbeleid kan goed worden gemonitord en, indien nodig, aangepast vanuit het dashboard.
Concur is geschikt voor zowel kleine als grote bedrijven. Prijzen beginnen bij $8 per gebruiker, per maand, met een abonnement voor kleine bedrijven dat 25 gebruikers ondersteunt.
2. Fyle
Fyle biedt een ‘mobile-first’ oplossing voor onkostenbeheer, met meerdere manieren om aankoopbonnen bij te houden. Medewerkers kunnen bonnen registreren door een foto te uploaden, via tekst of via apps zoals Slack en Gmail. De bonnen worden automatisch tegen de kaders van het onkostenbeleid gehouden, terwijl managers volledig inzicht hebben via het dashboard.
Fyle is ideaal voor kleine en middelgrote bedrijven. Prijzen beginnen bij $4,99 per gebruiker, per maand, met minimaal 5 (actieve) gebruikers.
3. Xero
Xero wil onkostendeclaraties snel en papierloos maken. Het indienen van declaraties gaat via het uploaden van foto’s van aankoopbonnen. Finance managers krijgen een melding zodra een declaratie wordt ingediend. Ook kunnen ze de uitgaven van alle medewerkers in de gaten houden via een dashboard.
De basismodule is bedoeld voor eenmanszaken en kleine bedrijven. Prijzen beginnen bij $24 per maand en nemen toe voor middelgrote en grote bedrijven.
Is een volledig geïntegreerd systeem beter?
Een ‘full-scope’ onkostenbeheersysteem biedt alle voordelen van de basis en ‘augmented’ oplossingen, die hierboven worden genoemd. Maar een dergelijke oplossing biedt daarnaast ook de mogelijkheid om prepaid betaalkaarten uit te geven aan werknemers, zodat je nog beter je bedrijfsonkosten kunt beheren. Bijvoorbeeld met SimpledCard.
Finance managers kunnen gemakkelijk limieten instellen op de bankkaarten en saldo’s aanvullen via het kaartbeheersysteem. De prepaid Maestro- en Mastercard-kaarten kunnen wereldwijd, zowel online als bij PoS-terminals, worden gebruikt. Dit biedt werknemers dus veel flexibiliteit met daarbij ook de mogelijkheid om contant geld op te nemen bij geldautomaten.
SimpledCard maakt het indienen van onkostendeclaraties nog eenvoudiger voor werknemers. De mobiele app stuurt een pushmelding nadat de kaart is gebruikt, waarna je een foto van het bonnetje kunt uploaden en de uitgave kan declareren. Op deze manier worden declaraties tijdig ingediend en snel vergoed.
Hoe integreer je de software in je eigen workflow?
Je kunt een declaratiesysteem in je eigen workflow integreren in drie stappen. Zorg eerst voor een portal of app die werknemers kunnen gebruiken voor het indienen van declaraties.
Deze gegevens moeten vervolgens worden verzonden naar een gecentraliseerd dashboard waar finance managers toegang toe hebben. Tot slot, moet het dashboard de mogelijkheid bieden om directe betaling in gang te zetten zodra de declaratie is goedgekeurd.
SimpledCard maakt zo’n naadloze integratie mogelijk. Het kan ook worden geïntegreerd met bestaande boekhoudsoftware om een soepele workflow tussen het onkostenbeheersysteem en de financiële boekhouding mogelijk te maken.
Ontdek de mogelijkheden van declaratiesoftware
Vragen naar aanleiding van het artikel over declaratiesystemen? Of wil je meer weten over hoe je SimpledCard kunt inzetten om je bedrijfsonkosten te beheren?
Onze financiële experts bespreken graag welke oplossing het beste past bij jouw organisatie.
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
