Als finance manager of ondernemer weet je hoe belangrijk het is om een goed georganiseerde administratie te hebben. Niet alleen is het wettelijk verplicht om een zakelijke administratie bij te houden, het is ook cruciaal om te zorgen dat een bedrijf financieel gezond is. Een belangrijk onderdeel van de zakelijke administratie is de crediteuren administratie. Dit proces helpt je om overzicht te houden over je betalingsverplichtingen en zorgt er mede voor dat je cashflow gezond blijft.
In deze blog lees je wat crediteuren administratie is, waarom het belangrijk is, hoe het verschilt met debiteuren administratie en hoe je dit efficiënt beheert. Daarnaast delen we praktische tips en laten we zien hoe onze tools je kunnen helpen om je financiële processen te stroomlijnen.
Wat is crediteuren administratie?
Crediteuren administratie draait om het bijhouden van alle openstaande facturen die jij nog moet betalen aan je crediteuren. Dit kunnen bijvoorbeeld leveranciers, dienstverleners of andere partijen zijn. Je te betalen facturen zijn schulden die aan de creditzijde van de balans staan en maken onderdeel uit van de passiva van jouw organisatie.
Crediteuren administratie heeft meerdere doelen. Het zorgt ervoor dat je altijd inzicht hebt in openstaande facturen en betaaltermijnen. Daarnaast draagt het bij aan cashflowbeheer, betrouwbaarheid en kredietwaardigheid, sterke relaties met leveranciers, nauwkeurige boekhouding, kostenbeheersing en budgettering en planning.
Het verschil tussen een crediteur en debiteur
Om de crediteuren administratie goed te begrijpen, is het handig om het verschil debiteuren en crediteuren helder te hebben.
Crediteuren betekenis: Dit zijn de partijen aan wie je geld schuldig bent. Dit kunnen leveranciers zijn die diensten of producten hebben geleverd waarvoor je nog moet betalen. Stel, jij laat een webdeveloper een website voor jouw bedrijf bouwen en deze stuurt jou een factuur, dan is de webdeveloper jouw crediteur. Crediteuren staan vermeld onder de schulden op je balans, omdat je het nog moet betalen.
Debiteuren betekenis: Dit zijn klanten die jou nog moeten betalen voor geleverde goederen of diensten. Als jij bijvoorbeeld voor een bedrijf social media berichten hebt gemaakt en je stuurt de factuur, dan is dit jouw debiteur totdat deze klant heeft betaald. Debiteuren staan vermeld onder de activa op je balans, omdat zij toekomstige inkomsten vertegenwoordigen. Lees hier meer over hoe je een goede debiteurenadministratie kan opzetten.
Waarom is een goede crediteuren administratie belangrijk?
Een goede crediteuren administratie heeft verschillende voordelen:
- Betere financiële planning: Je hebt inzicht in je toekomstige verplichtingen, wat helpt bij het plannen van uitgaven.
- Relatiebeheer: Door op tijd te betalen, onderhoud je goede relaties met je leveranciers.
- Kostenbeheersing: Het negeren van betalingstermijnen kan leiden tot aanmaningen, boetes of zelfs juridische procedures.
- Overzicht: Met een gestructureerde administratie voorkom je dat facturen verloren gaan of dubbel betaald worden.
Hoe beheer je je crediteuren administratie?
Volg de onderstaande stappen om je crediteuren administratie efficiënt te beheren:
- Controleer inkomende facturen: Controleer iedere factuur zorgvuldig. Kloppen de gegevens, zoals bedragen en leveringen? Zijn de goederen of diensten geleverd zoals afgesproken? Zo voorkom je dat je fouten over het hoofd ziet. Let op: tegenwoordig komt het regelmatig voor dat nepfacturen worden verstuurd. Controleer daarom je facturen extra goed.
- Houd betalingstermijnen in de gaten: Let op de afgesproken betalingstermijnen met je leveranciers. De meeste bedrijven hanteren een termijn van 30 dagen, maar dit kan variëren. Zeker als je leverancier een kleine onderneming is, komen kortere termijnen van 21 of 14 dagen voor. Door deadlines in je administratie te noteren, voorkom je te late betalingen.
- Plan je betalingen: Zorg dat je betalingen zo plant dat je altijd voldoende liquide middelen hebt.
- Check het betaalmiddel: De meeste betalingen gaan tegenwoordig via iDEAL. Maar, sommige organisaties hebben specifieke wensen, controleer deze op de factuur of in de inkoopvoorwaarden.
Wat gebeurt er na een crediteuren betaling?
Wanneer je een factuur betaalt, wordt deze verwerkt in je balans. De schuld verdwijnt van de creditzijde en je liquide middelen op de debetzijde nemen af. Door je administratie up-to-date te houden, zie je direct wat de impact is op de financiële situatie van jouw organisatie.
Wat gebeurt er als je een factuur vergeet te betalen?
Vergeet je een factuur te betalen? Dan krijg je één of meerdere betalingsherinneringen van je crediteur. Betaal je dan nog steeds niet, dan volgt een aanmaning. Blijf je in gebreke, dan kan je crediteur een incassoprocedure starten. Dit kan schadelijk zijn voor je zakelijke reputatie. Het is dus essentieel om je crediteurenadministratie op orde te houden. Het voorkomt onnodige stress en houdt je relaties met leveranciers goed.
Tips voor een efficiënte crediteuren administratie
- Digitaliseer je administratie: Stap over van papieren bonnen en Excel-sheets naar een gebruiksvriendelijk systeem. Dit zorgt onder andere voor tijdswinst en meer overzicht.
- Werk met automatische herinneringen: Veel boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om herinneringen in te stellen voor betalingstermijnen.
- Maak een wekelijkse routine: Reserveer wekelijks tijd om je crediteurenadministratie bij te werken.
- Communiceer duidelijk: Bespreek betalingsvoorwaarden met je leveranciers en wees transparant als je een betaling niet op tijd kunt voldoen.
Hoe kan SimpledCard je helpen met crediteuren administratie?
Met onze mobiele declaratiebeheer-tool kun je eenvoudig onkosten beheren, goedkeuren en betalen. Dit voorkomt rommelige declaratiestromen en biedt je realtime inzicht in uitgaven. Dankzij een volledig digitaal proces werk je efficiënter en houd je controle over de cashflow, wat bijdraagt aan een soepel financieel beheer.
Daarnaast kan je SimpledCard koppelen aan jouw boekhoudprogramma. Zo behoud je een uniforme workflow, worden je uitgaven direct correct doorgevoerd en houd je dus een goed overzicht van je crediteurenadministratie.
Kies voor mobiel declaratiebeheer
Wil je jouw financiële administratie overzichtelijker maken? Ontdek hoe je met onze oplossing voor declaratiebeheer tijd bespaart, fouten voorkomt en meer inzicht krijgt.
Lees meer over mobiel declaratiebeheer met SimpledCard of neem direct contact met ons op voor meer informatie.
FAQ
Wat is crediteuren administratie?
Crediteuren administratie betreft het bijhouden van alle openstaande facturen die je nog moet betalen aan leveranciers, dienstverleners en andere partijen. Het helpt je inzicht te houden in je betalingsverplichtingen en draagt bij aan gezond cashflowbeheer.
Wat is het verschil tussen een crediteur en een debiteur?
Een crediteur is een partij aan wie je geld verschuldigd bent (bijvoorbeeld een leverancier), terwijl een debiteur een klant is die jou nog moet betalen voor geleverde goederen of diensten.
Waarom is een goede crediteuren administratie belangrijk?
Het biedt voordelen zoals betere financiële planning, kostenbeheersing, het onderhouden van goede relaties met leveranciers en het voorkomen van vergissingen zoals verloren of dubbel betaalde facturen.
Hoe kan ik mijn crediteuren administratie efficiënt beheren?
Zorg ervoor dat je inkomende facturen goed controleert, betalingstermijnen bewaakt, betalingen plant en gebruik maakt van digitale systemen die automatische herinneringen sturen.
Wat gebeurt er als ik een factuur vergeet te betalen?
Het niet betalen van een factuur kan leiden tot herinneringen, aanmaningen en mogelijk een incassoprocedure, wat schadelijk is voor je zakelijke reputatie. Het is essentieel om je administratie op orde te houden om dit te voorkomen.
Heb je nog vragen over online betalingen met onze kaarten of 3D Secure? Neem gerust contact op met ons team van experts.
Door Jurre Robertus
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
