De bekende uitspraak ‘you need to spend money to make money’ geldt vooral voor bedrijven. Je kunt geen bedrijf starten zonder kosten te maken. Je zult geld nodig hebben voor o.a. materiaal, voorraad, kantoorruimte en werving van personeel.
Los van de opstartkosten, zijn er ook veel lopende kosten die bedrijven moeten betalen. Tenminste, als ze draaiende willen blijven.
Groeiende organisaties moeten hun financiële pad vooruitplannen. Finance teams weten wanneer hun bedrijf break-even draait. En welk kasniveau voldoende is om de productie- en bedrijfskosten te betalen.
Dat is allemaal nodig voordat het bedrijf daadwerkelijk een positief bedrijfsresultaat kan behalen.
Elk soort bedrijf heeft uiteenlopende uitgaven die het moet doen. Laten we eens nader kijken naar de typen uitgaven en hoe je ze kunt beheren.
Wat zijn bedrijfskosten?
Uitgaven kun je simpel beschrijven als de uitstroom van geld. Van het ene bedrijf naar het andere. Uitgaven worden gedaan om goederen en diensten aan te schaffen.
Uitgaven kun je opsplitsen in twee categorieën. Operationele en niet-operationele kosten. Het goed beheren van deze uitgaven is van groot belang voor de financiële gezondheid van een bedrijf. Als de uitgaven namelijk structureel hoger zijn dan de inkomsten heeft het bedrijf geen kans van slagen.
Verkoop
– Kostprijs van verkochte goederen
———————————————————————-
= Brutowinst
– bedrijfskosten
———————————————————————-
= Bedrijfsopbrengsten
+/- Uitzonderlijke bedrijfskosten / opbrengsten
———————————————————————-
= Nettowinst
Operationele kosten
Alle kosten, die worden gemaakt om een bedrijf draaiende te houden, worden tot operationele kosten gerekend. Dit zijn kosten die een onderneming genoodzaakt is te maken.
Uitgaven die gedaan worden tijdens productie worden niet meegerekend als operationele kosten. Dat soort uitgaven vallen onder de ‘kosten van verkochte goederen’ (Cost of Goods Sold – COGS).
Om de bedrijfskosten te dekken, moet een organisatie betalingen doen van het geld dat het in bezit heeft. Daarom is cashflow zo belangrijk. Als een bedrijf niet genoeg cashflow heeft, kan het maar beperkt leningen afsluiten.
Niet alle bedrijven hebben dezelfde soort bedrijfskosten. Een schoonmaakbedrijf heeft andere kosten dan een bouwbedrijf.
De omvang van een bedrijf heeft ook invloed op de bedrijfskosten. Een eenmans-bouwbedrijf zal lagere kosten dan een groot bouwbedrijf met vestigingen in meerdere landen.
Niet-operationele kosten
Kosten, die niet gerelateerd zijn aan de kernactiviteiten van je organisatie, worden niet-operationele kosten genoemd.
Er zijn verschillende soorten niet-operationele kosten. De meest in het oog springende zijn kapitaaluitgaven, oftewel investeringskapitaal. Dit zijn investeringen die over een langere periode worden gekapitaliseerd of afgeschreven. Bijvoorbeeld de aankoop van grote machines of apparatuur. Of een patent.
Niet-operationele uitgaven omvatten ook:
- financieringskosten, zoals rente op geleend geld;
- afwaarderingen van activa;
- verlies op verkoop van activa;
- kosten voor het wisselen van vreemde valuta, enz.
Eenmalige uitgaven zijn vaak niet-operationele kosten. Bijvoorbeeld de kosten voor het verhuizen van je winkel kun je als zodanig kenmerken.
Andere voorbeelden zijn incidentele kosten voor juridische adviseurs, managementconsultants, etc. Zeker als deze in de arm zijn genomen in verband met een herstructurering. Of neem bijvoorbeeld een bedrijf dat betaalt voor COVID-tests voor medewerkers. Dat zijn ook niet-operationele uitgaven.
De splitsing tussen operationele en niet-operationele kosten is belangrijk. Je kunt de werkelijke financiële prestaties van je bedrijf pas goed zien als je de twee soorten kosten apart vermeldt. Op die manier vermijd je fouten in je financiële prognoses.
Operationele kosten inzichtelijk gemaakt
Over het algemeen hebben de meeste bedrijven te maken met sommige of alle van de onderstaande bedrijfskosten.
De loonkosten voor het personeel zijn een van de meest basale uitgaven. Hoe meer mensen een bedrijf in dienst heeft, hoe meer het aan salarissen moet betalen.
En moet je daar ook de bijbehorende kosten bij optellen. Zoals secundaire arbeidsvoorwaarden, ziektekostenverzekering, toelagen, enzovoorts.
De kosten voor kantoorruimte vormen ook een groot onderdeel van de operationele kosten. Zoals huur, onderhoud, kantoorbenodigdheden en gas, water en licht. Deze kosten zijn lager of hoger naar gelang de omvang van het bedrijf.
Een bedrijf met meerdere locaties zal hiervoor veel hogere uitgaven hebben dan een bedrijf met slechts één kantoor.
Bedrijven geven soms ook aanzienlijke bedragen uit aan marketing- en reclame. Hoewel deze aangepast kunnen worden tijdens een slechte maand, zijn het nog steeds operationele kosten.
De hoogte van deze kostenpost hangt af van de branche waarin jouw bedrijf opereert en de doelgroep waarop je je wilt richten. Hoe meer concurrentie, hoe hoger de kosten. En dat om ‘gewoon’ je boodschap over te brengen aan potentiële klanten.
De meest voorkomende operationele kosten:
- Loon
- Pensioenbijdragen
- Huur en onderhoud van het kantoor
- Bedrijfsuitrusting
- Kantoorbenodigdheden
- Gas, water en licht
- Verzekeringen
- Autokosten
- Zakenreizen
- Verkoopcommissies
- Marketingmateriaal zoals brochures
- Reclame (inclusief Facebook/Google/etc)
Maar hoe vergelijk je de prestaties van je bedrijf met die van concurrenten?
Afgaan op het totaal aantal verkopen aan het einde van de maand levert geen nauwkeurig beeld op. Het is de operating expense ratio (OER). Of ook wel operationele kostenratio genoemd. Het maakt inzichtelijk hoe jouw organisatie het doet vergeleken met anderen in de branche.
Hoe bereken je de operationele kostenratio (OER)?
De operationele kostenratio, of de zogenaamde OER, geeft een vergelijking van je uitgaven met je inkomsten. Het is een maatstaf voor hoeveel inkomen er wordt uitgegeven aan operationele en productiekosten.
Een lage OER betekent dat er minder inkomsten worden uitgegeven om de kosten te dekken. En dat is meestal een goede zaak.
De formule om de operationele kostenratio te berekenen is:
(Prijs van Verkochte Goederen + Operationele Kosten) / Opbrengsten = OER
Voorbeeld:
| Opbrengsten | € 400.000 |
| Prijs van verkochte goederen | € 100.000 |
| Operationele kosten | € 140.000 |
Met de bovenstaande getallen krijg je volgens de formule een OER van 0,6. Dat betekent dat het bedrijf van elke verdiende euro 60 cent besteedt aan kosten die gerelateerd zijn aan het runnen van het bedrijf.
Vergelijk de OER van jouw bedrijf met benchmarks in de sector om te kijken of je resultaten goed of slecht zijn.
Een hoge OER in vergelijking met anderen kan wijzen op een afname van het operationeel rendement van je bedrijf. Je zult dan maatregelen willen nemen om het rendement te verhogen. En zo de OER omlaag te brengen.
Hoe houd je je operationele bedrijfskosten in de hand?
Zoals we hebben gezien, hangt je winstgevendheid gedeeltelijk af van de bedrijfskosten. Als die hoger zijn, zal je bedrijf minder winst maken. Er zijn voor bedrijven enkele, maar beperkte, mogelijkheden om te proberen de winstgevendheid te verhogen.
A. Je zou de prijzen kunnen verhogen om de marges te verhogen. Maar dat is ook riskant. Klanten zijn misschien niet bereid hogere prijzen te betalen voor hetzelfde product.
Een prijsverhoging zou hen ertoe kunnen aanzetten over te stappen naar een concurrent. Dus zelfs als de hogere prijzen tot meer inkomsten leiden, zou het omzetverlies dat teniet kunnen doen.
B. Een andere manier om de marges te verbeteren is de kostprijs van de verkochte goederen te verlagen. In dat geval moet je meer rendement uit de supply chain halen.
Voor grote productiebedrijven is dit een vrij standaard proces. En hun toeleveranciers kunnen dit relatief makkelijk voor elkaar krijgen door schaalvoordelen.
Het kan echter wel een negatieve invloed hebben op de kwaliteit van je product. Bijvoorbeeld als er goedkopere arbeidskrachten of grondstoffen worden gebruikt.
Klanten, voor wie de kwaliteit van een product belangrijk is, schakelen in dat geval misschien over naar een concurrent. Vooral als het product van mindere kwaliteit tegen dezelfde prijs wordt verkocht. Of zelfs tegen een hogere prijs dan voorheen.
Dat is waarom organisaties, wanneer ze hun marges willen verhogen, meestal eerst kijken naar hoe ze kunnen bezuinigen op operationele kosten.
Een grondige analyse van alle uitgaven maakt vaak inzichtelijk op welke vlakken je nog kan bezuinigen. Zonder de kwaliteit te verlagen of de prijzen te verhogen.
Het uitbesteden (outsourcen) van werk is een bewezen manier om operationele kosten te drukken.
Alle grote multinationals doen aan outsourcing. Zij verplaatsen klantenserviceteams en online helpdesks naar landen waar dat goedkoper is. Dit leidt vaak ook tot besparingen op andere vlakken.
Als het hele customer service team in een ander land is gevestigd, kan het bedrijf naar een kleiner kantoor verhuizen. Dat bespaart huur, kantoorbenodigdheden en gas, water en licht.
Veel bedrijven hebben ook hoge verwachtingen van Artificial Intelligence (AI) om processen efficiënter te maken. Met kunstmatige intelligentie proberen ze bepaalde taken te automatiseren.
‘Bots’, die zijn getraind door machine learning, voeren dan taken zoals het plannen van afspraken of het afstemmen van bankafschriften, helemaal zelfstandig uit. Waar in het verleden complexe spreadsheets en/of handmatige verrichtingen voor nodig waren, kan wellicht in de toekomst op die manier worden ingericht.
De automatisering van zakelijke uitgaven
Automatisering kan ook een belangrijke rol spelen bij het beheer van bedrijfskosten. Software voor het bijhouden en controleren van personeelsuitgaven kan enorm helpen bij het terugdringen van zakelijke uitgaven.
Een geïntegreerde tool voor onkostenbeheer, zoals het platform van SimpledCard, kan een groot verschil maken. Organisaties kunnen betaalkaarten uitgeven en koppelen aan de slimme software-oplossing.
Door de betaalmethoden van je personeel op deze manier te integreren, hoef je geen tijd meer te verspillen aan het uitzoeken van credit card- of bankafschriften, losse bonnen enzovoorts. En finance managers houden zo de uitgaven beter in de hand. Inclusief hun operationele kosten.
De betaalkaarten geef je snel worden uit en wijs je flexibel toe aan medewerkers. Met vooraf ingestelde limieten is er altijd duidelijkheid over de financiële uitgaven van het bedrijf.
De kaarten kunnen in real time worden opgewaardeerd. Het saldo van de betaalkaart wordt dan in enkele seconden verhoogd. Bijvoorbeeld als een werknemer plotseling een onvoorziene zakelijke uitgave moet doen.
Met de slimme onkostensoftware heb je toegang tot de meest recente transactiedata door real-time rapportages. En je kunt het SimpledCard platform ook integreren met je ERP- en boekhoudsystemen voor automatische data-uitwisseling.
De rol-afhankelijke goedkeuringsprocessen worden inzichtelijk gemaakt, wat leidt tot betere governance. Finance managers hebben de mogelijkheid om per direct alle zakelijke uitgaven te zien.
Het platform maakt het voor medewerkers ook makkelijker om hun zakelijke uitgaven te verantwoorden en bonnen in te dienen. Dat kan allemaal via de mobiele app. Aankoopbonnen kunnen onderweg worden geüpload en getagd.
Must-haves voor je kostenbeheersysteem
Je organisatie moet een plan voor uitgavenmanagement hebben. Zo’n plan geeft een overzicht van alle processen die helpen de uitgaven ten opzichte van de bedrijfsactiviteiten te optimaliseren.
Het gaat hierbij niet om zaken als salarisadministratie of standaard bedrijfskosten maar een dergelijk beleid voor uitgavenbeheer helpt juist om niet-noodzakelijke of vermijdbare uitgaven te beperken.
Dit kan gaan om incidentele uitgaven, maandelijkse software-abonnementen, reiskosten of andere zaken. Een bedrijf kan bijvoorbeeld het aantal, niet echt noodzakelijke, zakenreizen beperken en salesmanagers vragen om in plaats daarvan meer virtuele meetings te houden.
Op het moment dat werknemers een bedrijfsbetaalkaart krijgen, schrijft het declaratiereglement voor waar ze wel en niet geld aan mogen uitgeven. Vervolgens kun je specifieke kostensoorten en budgetten per team of medewerker toewijzen.
De verantwoording van uitgaven
Werknemers moeten de uitgaven, die ze met de betaalkaarten doen, verantwoorden. Daarnaast kan het voorkomen dat ze toch een declaratie moeten indienen als ze geld uit eigen zak hebben voorgeschoten voor een zakelijke uitgave.
Een goed uitgavenbeheersysteem moet de verantwoording van al deze transacties automatiseren en gemakkelijker maken. Het systeem van SimpledCard doet dat. Door een eenvoudige manier van uitgavenverantwoording.
Na betaling met de betaalkaart verantwoorden medewerkers meteen de uitgave. Dit doen ze door via de app een foto van de aankoopbon te maken en de transactie in de app te verantwoorden.
Finance managers hebben zo alle onkostendeclaraties via één dashboard inzichtelijk. En kunnen, als nodig, snel aanvullende informatie opvragen.
Op deze manier gaan kostendeclaraties snel en gemakkelijk. Zowel voor je bedrijf als voor je werknemers. Ze hoeven niet meer tientallen bonnetjes te bewaren. Of kostbare tijd aan administratie te verspillen.
Medewerkers verantwoorden uitgaven meteen via de mobiele app. En wijzen eerder vastgestelde kostensoorten toe.
Inzicht in onkosten voor finance teams
Finance managers hebben baat bij realtime rapportage. Ze hebben volledig zicht op de betaalkaarten en alle transacties. Alle declaraties worden meteen ter goedkeuring voorgelegd.
Er is geen papierwerk meer, waarbij eindeloos kassabonnen en andere documenten moesten worden gescand. En ze hoeven niet meer achter medewerkers aan te jagen voor ontbrekende bonnetjes.
Alles gebeurt digitaal en in real time. Daarnaast kun je gemakkelijk regels splitsen of opmerkingen bij bepaalde uitgaven toevoegen. Hierdoor krijg je een nauwkeurige boekhouding. Transacties worden gesorteerd en gefilterd voor ‘bulk actions’.
Een organisatie dat uit meerdere entiteiten bestaat, kan in het platform van SimpledCard verschillende omgevingen inrichten. Met een aparte boekhouding per entiteit houd je de uitgaven nauwkeurig bij.
Alle relevante BTW-niveaus, kostensoorten en kostenplaatsen worden snel per account toegewezen. En je stelt je eigen regels in. Zoals het automatisch aanvullen van budgetten die per kaart zijn toegewezen.
Met de inzichten die het systeem van SimpledCard biedt, krijg je meer controle over je bedrijfskosten. Je maakt het uitgavenbeheerproces efficiënter. En je medewerkers dragen zelf bij aan het optimaliseren van hun uitgaven. Allemaal mooie stappen op weg naar een lagere OER!
Heb je nog vragen over bedrijfskosten? Of hoe je de uitgaven van jouw organisatie het beste beheert? Neem dan gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek. Samen met één van onze experts kijk je naar wat jouw bedrijf nodig heeft en stel je gezamenlijk een plan op.
Door Christel Heije
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
