De activa en passiva zijn de onderdelen van de balans. Samen geven ze een duidelijk beeld van de financiële gezondheid van jouw organisatie. Maar wat betekenen deze boekhoudkundige termen precies? En waarom moeten ze altijd gelijk aan elkaar zijn?
In dit blog leggen we uit wat activa en passiva zijn, en hoe ze je helpen om de financiële situatie van jouw organisatie nauwkeurig in kaart te brengen.
Wat is het verschil tussen activa en passiva?
Op de balans staan de activa aan de linkerkant (debetzijde) en de passiva aan de rechterkant (creditzijde). Activa laten zien wat jouw organisatie bezit, zoals geld op de bank, bedrijfsauto’s en voorraden. Passiva geven aan hoe deze bezittingen zijn betaald, bijvoorbeeld met eigen vermogen of leningen. Simpel gezegd: activa laten zien wat je hebt, en passiva laten zien hoe je dat hebt gefinancierd. Het is belangrijk dat deze twee altijd in evenwicht zijn, zodat je een juist beeld hebt van de financiële situatie van je organisatie. Als de balans niet in evenwicht is, betekent dit dat er ergens een fout is gemaakt in de boekhouding.
Activa uitgelegd
Activa zijn alle bezittingen van jouw organisatie en staan aan de linkerkant van de balans. Deze bezittingen kun je opdelen in twee categorieën: vaste activa en vlottende activa.
Vaste activa
Vaste activa zijn langetermijninvesteringen die je langer dan één jaar in je bezit hebt. Denk bijvoorbeeld aan:
- Materiële vaste activa: Dit zijn tastbare zaken zoals een bedrijfspand, machines of wagenpark.
- Immateriële vaste activa: Dit zijn niet-tastbare bezittingen, zoals patenten, merknamen of intellectueel eigendom.
- Financiële vaste activa: Dit zijn financiële bezittingen, zoals aandelen in een ander bedrijf of langlopende leningen die je hebt verstrekt.
Vlottende activa
Vlottende activa zijn bezittingen die je op korte termijn (binnen een jaar) omzet in geld. Je kunt ze onderverdelen in:
- Voorraad: Hier gaat het om ingekochte producten, onderdelen, verpakkingsmateriaal en werk dat nog niet is afgerond (onderhanden werk). Denk bij het laatste aan een bouwproject dat wordt uitgevoerd en waarvoor nog geen factuur is verstuurd. Deze bezittingen maken tijdelijk deel uit van je voorraad totdat ze verkocht zijn. Na de verkoop stuur je een factuur, en worden ze onderdeel van je debiteuren.
- Debiteuren: Dit zijn de klanten die nog niet hebben betaald voor de producten of diensten die ze hebben ontvangen. Het gaat dus om openstaande facturen. Dit is geld waar je recht op hebt en de kosten zijn al gemaakt. Daarom mag je dit bedrag bij je bezittingen rekenen.
- Liquide middelen: Dit is het geld dat je direct beschikbaar hebt, zoals het geld op de zakelijke bankrekening, creditcardrekening of contant geld in kas.
- Overlopende activa: Denk aan vooruitbetaalde diensten of producten die nog geleverd moeten worden, zoals een verzekeringspremie.
Passiva uitgelegd
Passiva staan aan de rechterkant van de balans, ook wel de creditzijde of schuldkant genoemd. Ze laten zien hoe de activa zijn betaald. Passiva weergeven dus de financiële verplichtingen van je organisatie, maar ook je eigen vermogen maakt hier deel van uit. De passiva bestaan uit:
- Eigen vermogen: Het eigen vermogen van een organisatie is het verschil tussen de bezittingen en schulden van een organisatie. Oftewel, activa minus passiva.
- Lang vreemd vermogen: Dit zijn schulden met een looptijd van langer dan een jaar, zoals een hypotheek of een andere langlopende lening bij een bank.
- Kort vreemd vermogen: Dit zijn schulden met een looptijd van minder dan een jaar, zoals openstaande facturen van leveranciers of nog te betalen belastingen.
- Voorzieningen: Hier worden verwachte toekomstige uitgaven opgenomen, zoals een oudedagsreserve. Het gaat hierbij om uitgaven waarvan de exacte omvang of het moment van betaling nog niet zeker is, maar waarvan je weet dat ze op termijn zullen komen.
Waarom moeten activa en passiva altijd gelijk zijn?
De activa en passiva vormen de basis van je balans. Als je de totale activa en totale passiva optelt, moet het balanstotaal aan beide zijden gelijk zijn. Dit evenwicht is belangrijk voor finance managers om een duidelijk beeld te krijgen van de financiële gezondheid van het bedrijf en weloverwogen beslissingen te kunnen nemen. We geven je een voorbeeld: je schaft een nieuwe machine van € 50.000 aan. Dit bedrag wordt toegevoegd aan je activa, omdat je een nieuwe bezitting hebt. De machine is gefinancierd met een lening, waardoor de passiva stijgen met € 50.000. Hierdoor blijft de balans in evenwicht: de activa laten zien wat je bezit, en de passiva laten zien hoe je dat bezit hebt gefinancierd.
Wat als activa en passiva ongelijk zijn?
Als de balanstotalen van de activa en passiva niet hetzelfde zijn, moet je actie ondernemen. Stel dat je schulden, zoals salarissen, leningen en huur van het kantoorpand, hoger zijn dan de waarde van je activa, zoals apparatuur, voorraad en banksaldo. In dat geval heb je een negatief eigen vermogen. Dit betekent dat je passiva niet volledig worden gedekt door je activa en dat jouw organisatie mogelijk niet aan de financiële verplichtingen kan voldoen. Voor finance managers is dit een belangrijk signaal om te handelen, bijvoorbeeld door kosten te verlagen of extra financiering aan te trekken, om de financiële situatie weer op orde te krijgen.
Zakelijke prepaidkaarten voor optimaal uitgavenbeheer
Een slimme manier om grip te houden op je vlottende activa, zoals liquide middelen, is het gebruik van de zakelijke prepaidkaarten van SimpledCard. Met deze kaarten kun je eenvoudig budgetten toewijzen aan medewerkers, teams of afdelingen, waardoor je meer controle hebt over uitgaven en ongewenste verrassingen voorkomt.
Het bijbehorende Card Management Systeem geeft je realtime inzicht in alle transacties, zodat je direct kunt zien waar het geld naartoe gaat en tijdig kunt bijsturen. Daarnaast integreert ons platform naadloos met verschillende boekhoudprogramma’s, wat zorgt voor een efficiënte verwerking van je financiële gegevens. Dit maakt het beheren van de activa en passiva van jouw organisatie niet alleen eenvoudiger, maar ook nauwkeuriger.
Plan een demo in
Wil je meer grip op je bedrijfsuitgaven en zorgen voor een evenwichtige balans tussen activa en passiva? Ontdek hoe onze prepaid zakelijke betaalkaarten van jouw organisatie kunnen helpen bij het optimaliseren van het uitgavenbeheer.
FAQ
Wat zijn activa en passiva?
Activa zijn alle bezittingen van een organisatie, zoals machines, voorraad en banktegoeden. Passiva geven aan hoe deze bezittingen zijn gefinancierd, bijvoorbeeld met eigen vermogen of leningen.
Wat is het verschil tussen activa en passiva?
Activa laten zien wat een organisatie bezit, terwijl passiva aangeven hoe deze bezittingen zijn betaald. Activa staan aan de debetzijde van de balans, en passiva aan de creditzijde. Ze moeten altijd in evenwicht zijn.
Waarom moeten activa en passiva gelijk zijn?
Activa en passiva moeten in balans zijn om een juist beeld te geven van de financiële gezondheid van een organisatie. Ongelijkheid kan wijzen op fouten in de boekhouding.
Wat te doen als activa en passiva niet in evenwicht zijn?
Als activa en passiva niet gelijk zijn, kan dit wijzen op een negatief eigen vermogen. Mogelijke oplossingen zijn kostenreductie, extra financiering of fouten opsporen in de boekhouding.
Wat zijn zakelijke prepaidkaarten en hoe helpen ze bij activa?
Zakelijke prepaidkaarten, zoals die van SimpledCard, helpen bij het beheren van vlottende activa zoals liquide middelen. Ze bieden realtime inzicht in uitgaven, verbeteren budgetbeheer en integreren met boekhoudsystemen.
Door Jurre Robertus
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
