De Belastingdienst verplicht je alle facturen die je verstuurt of ontvangt te bewaren in je financiële administratie. Net zoals de bonnetjes van medewerkers. Veel administratief werk. Maar tegenwoordig mogen deze facturen en bonnetjes ook digitaal bewaard worden. Je bespaart een hoop tijd door je administratie te digitaliseren.
Inscannen van bonnetjes en bewaartermijn belastingdienst
Je bonnen moeten worden bewaard zoals je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen hoef je dus niet af te drukken, maar sla je digitaal op.
Je mag fysieke bonnen inscannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Als je aan de voorwaarden voldoet, hoef je de originele bonnetjes niet te bewaren.
Zo kun je volledig digitaal je financiële administratie digitaliseren en bijhouden en is deze altijd binnen handbereik.
Hier moet je aan voldoen:
❯ Alle gegevens inhoudelijk juist overzetten;
❯ Zorgen dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
❯ Geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd controleren, reproduceren en leesbaar maken;
❯ De uitkomsten van de interne controle bewaren.
Bewaarplicht administratie
Wettelijk ben je verplicht een administratie bij te houden en voor een bepaalde tijd te bewaren. Dit wordt ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd. Alle informatie over je organisatie die je op papier of digitaal vastlegt, maakt deel uit van de administratie. Deze administratie is dan weer de basis voor de belastingaangifte die je moet doen.
Het is van belang dat je de basisgegevens van ten minste 7 jaar bewaard. Dit is de minimale bewaartermijn voor organisaties.
De basisgegevens van een administratie bestaan uit:
- gegevens over de voorraad;
- het grootboek;
- loonadministratie;
- inkoop- en verkoopgegevens;
- debiteuren- en crediteurenadministratie.
Eenvoudig je administratie digitaliseren
Je kunt eenvoudig je volledige administratie digitaliseren door gebruik te maken van SimpledCard. Uitgevoerde transacties zijn direct zichtbaar in het transactieoverzicht van het Card Management Systeem en de mobiele declaratie app.
Door bonnen aan transacties te koppelen en vervolgens automatisch met de juiste referentie in je administratie te verwerken, waarborg je de betrouwbaarheid van je financiële administratie. Geen bonnetjes bewaren en achteraf declareren, maar tijd besparen met een gebruiksvriendelijk applicatie.
Nog vragen over dit artikel met betrekking tot het digitaliseren van bonnen? Neem vrijblijvend contact op met ons team om te kijken hoe je jouw betaal- en declaratieproces digitaliseert.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
sales@simpledcard.com
Haarlemmerstraat 124 E-F
