Als medewerkers vaak reizen om klanten te bezoeken dan hebben zij een manier nodig om de onkosten te betalen. Het is een gedoe om per regio betaal- of tankpassen te organiseren. Eén centraal systeem waar alle reiskosten samen komen biedt hier de oplossing.
Wanneer medewerkers vaak reizen om klanten te bezoeken dan hebben zij een manier nodig om de onkosten te betalen. Het is dan een gedoe om per regio betaalkaarten of tankpassen te organiseren. Eén centraal systeem waar alle reiskosten samen komen biedt hiervoor de juiste oplossing.
Wanneer er voor meerdere kantoren met lokale banken onderhandeld moet worden over creditcards en limieten, wordt het een omslachtig proces. Daarnaast geven reguliere creditcards vaak geen goed zicht op de cashflow. Vele kleine uitgaves maken het tijdrovend om voor meerdere teams alle declaraties op tijd te verwerken.
SimpledCard levert bankonafhankelijke Mastercard® & Maestro® passen voor medewerkers om hun reiskosten te betalen. Hiermee stel je eenvoudig individuele budgetten in en de bonnen kunnen digitaal gekoppeld worden aan de transactie.
Zelf kaarten en limieten toekennen
Onderhandelingen over nieuwe creditcards en limieten zijn met onze betaalkaarten verleden tijd. De kaarten zijn op prepaid basis, je kent zelf een budget per pas toe vanaf het hoofdsaldo.
Je hebt het uitgeven van kaarten en het maximale bestedingslimiet helemaal zelf in de hand en bent dus niet afhankelijk van een bank. De passen kun je tevens gemakkelijk opnieuw toewijzen aan een andere medewerker.
Altijd actueel inzicht
Er is vaak geen duidelijk overzicht welke kaarten er actief zijn en wie deze precies in beheer heeft.
Met het SimpledCard Card Management Systeem houd je centraal bij welke kaarten in gebruik zijn en bij welke medewerker of team deze kaart precies hoort. Verder zijn alle transacties realtime inzichtelijk wat zorgt voor een actueel overzicht van de gemaakte kosten.
Gemakkelijk en tijdbesparend proces
Wanneer er door veel medewerkers relatief kleine onkostenvergoedingen worden ingediend kan het verwerken hiervan veel tijd in beslag nemen. Organisaties spenderen gemiddeld 15 minuten aan het indienen en controleren van één declaratie.
De meeste kostentoewijzingen worden door de medewerker zelf ingediend via de app en daardoor verloopt het proces soepeler en sneller. Ook de controle organiseer je sneller door zelf de goedkeuringstappen, decentraal of centraal, in te stellen.
Wij kunnen voor meerdere entiteiten of kantoorlocaties al jouw zakelijke uitgaven centraliseren. Tegelijkertijd wordt het betalings- en verantwoordingsproces juist onderverdeeld. Dit zorgt onder andere voor een snellere implementatie en een gemakkelijker afhandelingstraject van declaraties.
Minder beslaglegging op het management
❯ Directie is niet meer nodig bij de aanvraag van nieuwe betaalkaarten of aanpassen van bestedingslimieten
❯ Zelf eigen Maestro of Mastercard passen uitgeven
❯ Heldere budgettering met gescheiden budgets per locatie en functie
❯ Declaraties zijn met slechts een paar handelingen gecontroleerd en verwerkt
Betere financiële discipline
❯ Uniforme processen voor zakelijke uitgaven tussen de verschillende locaties
❯ Altijd up-to-date over alle gemaakte kosten in één centraal systeem
❯ Vlekkeloze integratie van rappporten in verschillende boekhoudingen
Organisaties uit verschillende sectoren vertrouwen op SimpledCard om de controle te krijgen over hun lokale reiskosten. Lees hier hun succesverhalen.
Gecompliceerde zaken zoals de onderhandeling over creditcardlimieten en het matchen van betaalbewijzen aan transacties zijn met onze kaarten niet meer aan de orde. De betaalpassen kunnen daarnaast ook als vervanging dienen voor kasgeld, de organisatie van onkosten bij projecten op locatie en uitgaven die online worden gedaan.
Contant geld vervangen
Het organiseren van kasgeld naar verschillende locaties neemt ontzettend veel tijd van medewerkers in beslag. Dan spreken we nog niet over de risico’s die daarbij komen kijken en de administratieve last voor het bijhouden van kasboeken. Met onze betaaloplossing maak je hier een einde aan.
Projectkosten organiseren
Wanneer er meerdere teams voor een langere tijd op project gaan kan het overzicht over de gemaakte uitgaven gemakkelijk kwijtraken. De kosten voor bijvoorbeeld autohuur, hotels en etentjes stijgen in deze periodes sterk. Onze flexibel inzetbare kaarten kun je zelf aan een team toekennen en hier een bepaald limiet aan koppelen.
Online betalingen
Gebruik je binnen jouw organisatie voornamelijk een reguliere creditcard? Er moet voor verschillende software abonnementen betaald worden en een creditcard is dan vaak de enige betaalmogelijkheid. Het is niet gemakkelijk om deze binnen de teams onder te verdelen. Met onze Mastercards kan dit wel en kun je de budgetten per team splitsen.
sales@simpledcard.com
Haarlemmerstraat 124 E-F
