Veel bedrijven voeren projecten uit op de locatie van de klant: een team van experts reist naar een van de locaties van de klant, nationaal of in het buitenland, en verblijft daar enkele dagen of weken – zelfs tot enkele maanden – om aan een project te werken.
Dit kunnen IT- of bedrijfsadviseurs zijn die de IT-systemen reviseren of interviews afnemen op de locatie van de klant. Of een gespecialiseerd evenementen-team dat naar festivallocaties reist om de steeds complexere licht- en geluidssystemen voor dergelijke evenementen op en af te bouwen.
Een ander voorbeeld zijn technici die naar de locatie van klanten van hun bedrijf reizen om specifieke onderdelen te installeren, zoals connectoren voor industriële pompen, of hele delen van een nieuw gebouw, zoals bijvoorbeeld de speciale vloeren in musea. Vaak blijven de technici langer om het eerste gebruik te controleren en te monitoren of alles goed functioneert.
Zo divers de beroepen en taken ook mogen zijn, vanuit financieel oogpunt hebben deze projecten enkele gemeenschappelijke kenmerken: de projectuitgaven pieken tijdens deze periodes, omdat werknemers moeten betalen voor hotelovernachtingen, maaltijden, reizen en specifieke apparatuur. Vaak kunnen zulke projecten ook tot grote verrassingen in de kosten leiden.
Bij problemen kan het nodig zijn apparatuur voor een veel langere periode te huren of moet een goedbetaalde adviseur heen en weer vliegen tussen de locaties.
De meest voorkomende uitdagingen voor projectmatige uitgaven
❯ De beschikbaarheid van middelen
Kasvoorschotten zijn meestal niet geschikt voor langere projecten, vanwege de daarmee verbonden risico’s en de omgang met vreemde valuta’s, zodat creditcards vaak worden gebruikt om deze te omzeilen.
Maar creditcards hebben hun grenzen. Bij enkele onvoorziene uitgaven kan de kredietlimiet snel worden bereikt. Het kan een pijnlijke ervaring zijn om deze met de bank te heronderhandelen en om dit snel te doen, zodat medewerkers op locatie geen tijd verliezen.
❯ Tijdig inzicht in de kosten
Om dramatische budgetoverschrijdingen te voorkomen, is het van vitaal belang om het overzicht te bewaren over de projectkosten. Omdat creditcardafschriften maar één keer per maand binnenkomen, kunnen ze niet de precieze controle bieden die financiële managers verwachten.
En omdat het reizende team vaak iets anders te doen heeft dan de dagelijkse kostenrapportage, is het volledige inzicht pas beschikbaar bij terugkomst van het team . Als ze niet meteen naar hun volgende project vliegen…
❯ Correcte toewijzing van kosten
De financiële afdeling heeft ontvangstbewijzen en een heldere verantwoording van uitgaven nodig voor de juiste toewijzing van kosten. Als werknemers onderweg zijn kunnen ze makkelijk kwitanties of het overzicht verliezen van de onkostendeclaraties. Dit maakt het moeilijk om de kosten te controleren en toe te wijzen aan de juiste kostenplaatsen.
Als de uitgaven aan de klant moeten worden gefactureerd, wordt dit een uitdaging en onzekerheid over de uitgaven kan ook toekomstige projectoffertes beïnvloeden en daarmee de concurrentiepositie.
Klinkt dit bekend in de oren? Dan ben je misschien al op zoek gegaan naar mogelijkheden om de dilemma’s van projectkosten en personeelsvriendelijke uitgaven op te lossen.
Veel bedrijven vervangen contant geld door creditcards, maar de vraag naar budgettering en controle blijft bestaan. Gebrek aan real-time inzicht kan zo van veelbelovende projecten een verlieslatende onderneming maken.
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Wat je kunt doen om het beheer van de projectkosten te verbeteren
In één woord: digitalisering. Concreet kun je de volgende mogelijkheden onderzoeken en één of alle van deze stappen uitvoeren:
❯ digitaliseer de betaalmethoden van medewerkers op locatie voor een beter inzicht in de transacties. Sommige leveranciers van creditcards bieden al een service met periodieke of digitale overzichten aan.
❯ digitaliseer het declaratieproces. Dit maakt het voor werknemers gemakkelijker om bonnetjes direct in te dienen en verantwoordingen en kostensoorten meteen toe te voegen. De financiële afdeling is dan snel op de hoogte van de uitgaven. Verschillende software-oplossingen voor declaraties bieden deze functie aan en sommige zijn zelfs goed met jouw boekhoudsysteem te integreren.
Projecten op locatie: begin vandaag nog
Afhankelijk hoe vaak deze problemen zich voordoen, kun je eerst analyseren welk aspect voor je het belangrijkst is. Op internet kun je makkelijk informatie vinden over de digitalisering van betalingen en/of declaraties. Of meld je zich bij ons aan om meer nuttige tips te ontvangen.
Neem voor een snellere oplossing contact met ons op en vertel over je probleem. SimpledCard is uniek gepositioneerd om ondersteuning te bieden bij zowel betalings- als declaratiestromen. We hebben al veel organisaties geholpen hun problemen rond projectkosten op te lossen.
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
sales@simpledcard.com
Haarlemmerstraat 124 E-F
