Een financieel gezonde organisatie begint met goed cashmanagement. Als finance professional wil je tenslotte altijd duidelijk inzicht hebben in de financiële stromen van je organisatie.
In dit blog vind je de definitie van cashmanagement, waarom het noodzakelijk is, en welke voordelen cash management solutions bieden. Lees hoe een dergelijke oplossing je helpt om financiële processen te verbeteren en zo de financiële gezondheid van je organisatie te versterken.
Wat is cashmanagement?
Cashmanagement draait om het beheren van de geldstromen binnen een organisatie, zodat er altijd voldoende middelen beschikbaar zijn om aan alle financiële verplichtingen te voldoen. Dit betekent dat je de juiste balans tussen inkomsten en uitgaven moet vinden, rekening houdend met investeringen, betalingen en onverwachte kosten. Cashmanagement is dus een continu proces. Cashmanagement staat ook bekend als de ‘financiële logistiek’ van een bedrijf. Net zoals bij de logistiek van goederen, gaat het om het efficiënt plannen en regelen van stromen, maar dan met geld.
Een effectieve cashmanagementstrategie richt zich op het optimaliseren van de beschikbare liquide middelen en het beheersen van de uitgaven. Dit proces is nauw verbonden met de cashflow: de continue stroom van inkomsten en uitgaven die in en uit je bedrijf vloeien gedurende een bepaalde periode, zoals een maand, kwartaal of jaar. We spreken ook wel van ‘kasstroom’.
Een slim beheer van deze geldstromen zorgt ervoor dat jouw bedrijf financieel gezond blijft en flexibel kan inspelen op veranderingen of kansen in de markt. Met een goed systeem voor cashmanagement kunnen bedrijven hun financiële positie versterken en risico’s minimaliseren.
Waarom is cashmanagement noodzakelijk?
Of je nu een kleine onderneming runt of een grote organisatie beheert, een goede cashmanagementstrategie is onmisbaar. Naarmate er grotere bedragen zijn en meer transacties plaatsvinden, wordt het beheren van deze geldstromen steeds complexer. Het belangrijkste doel van een cashflow overzicht is om een beeld te krijgen van hoeveel geld de organisatie beschikbaar heeft om te gebruiken. Goed cashmanagement heeft verschilende voordelen:
- Zorgt voor stabiliteit en rust binnen de organisatie
- Creëert mogelijkheden om kosten te besparen
- Maakt het makkelijker om financiële risico’s onder controle te houden
- Versterkt de relaties met klanten, leveranciers en banken
De drie belangrijkste onderdelen van cashmanagement
Cashmanagement bestaat uit drie basisonderdelen die samen zorgen voor een optimaal beheer van de geldstromen: cashflowmanagement, liquiditeitenbeheer en saldobeheer. We leggen ze hieronder kort uit:
- Cashflow management draait om het beperken van onnodige verplaatsingen van liquide middelen en het verbeteren van het rendement op de geldstromen. Het doel is om de beschikbare middelen zo effectief mogelijk in te zetten, zonder financiële verspilling.
- Liquiditeitenbeheer zorgt ervoor dat je organisatie altijd genoeg geld heeft om rekeningen (op tijd) te betalen, en dat dit op de meest kostenefficiënte manier gebeurt.
- Saldobeheer richt zich op het maximaliseren van rente-inkomsten en het minimaliseren van rentekosten, door ervoor te zorgen dat het saldo op de rekening-courant zo dicht mogelijk bij nul blijft.
Wat is een cash management solution?
Een optimaal cashmanagementsysteem vraagt om samenwerking tussen verschillende teams binnen de organisatie. Controllers en finance managers brengen financiële expertise in, terwijl operationeel managers inzicht geven in operationele kosten en processen die de geldstromen beïnvloeden. IT-specialisten zorgen voor de implementatie en ondersteuning van digitale cashmanagementoplossingen, en projectmanagers houden toezicht op projectgebonden budgetten. Door deze krachten te bundelen, zorg je voor een duidelijke en efficiënte aanpak en leg je een stabiele financiële basis voor je organisatie.
Een cash management solution kan de samenwerking tussen teams naar een hoger niveau tillen. Dit is een softwareoplossing die bedrijven helpt met realtime inzicht in hun geldstromen en deze efficiënt te beheren. Het wordt ook wel ‘cash management services’ genoemd. Met een dergelijk online platform worden repetitieve en tijdrovende taken geautomatiseerd, waardoor teams efficiënter kunnen werken. Daarnaast verklein je de kans op fouten door ingebouwde controles en slimme processen.
Bespaar tijd met geautomatiseerd uitgavenbeheer
Een cashmanagementoplossing helpt niet alleen bij het beheren van alle geldstromen, maar geeft ook meer controle over de dagelijkse uitgaven van medewerkers. Door digitale tools in te zetten, wordt het proces eenvoudiger, sneller en transparanter.
Op deze manier krijg je meer grip op uitgaven van medewerkers met cash management services:
Stel een helder onkostenbeleid op
Een duidelijk onkostenbeleid biedt structuur en zorgt voor een soepele afhandeling van uitgaven. Hierin leg je bijvoorbeeld vast welke uitgaven zijn toegestaan, wat de limieten zijn en hoe snel declaraties verwerkt moeten worden.
Digitaliseer onkostenregistratie
Traditionele creditcards hebben een aantal risico’s, vooral wanneer meerdere medewerkers dezelfde kaart gebruiken. Denk aan:
- Gegevensdeling: het delen van creditcardnummers en CVC-codes tussen teamleden verhoogt het risico op fraude.
- Beheersbaarheid: het is lastig om overzicht te houden als meerdere transacties via één kaart verlopen.
- Beperkte controle: medewerkers kunnen vaak betalingen doen zonder dat managers hier realtime inzicht in hebben.
Digitaliseer onkostenregistratie
Met digitale systemen kunnen medewerkers uitgaven eenvoudig en direct registreren. Ze kunnen bijvoorbeeld foto’s van bonnen uploaden naar het platform, waardoor handmatige verwerking overbodig wordt. Dit bespaart tijd en minimaliseert fouten.
Controleer uitgaven dagelijks
Het dagelijks afstemmen van transacties zorgt ervoor dat je altijd grip houdt op de financiële situatie. Digitale oplossingen maken dit proces eenvoudig en geven je direct inzicht in actuele gegevens.
Realtime inzicht in uitgaven
Door uitgaven realtime te volgen, voorkom je overschrijdingen van budgetten. Met een digitaal systeem worden betalingen automatisch geregistreerd, waardoor je precies weet wanneer en waar geld wordt uitgegeven. Dit biedt de mogelijkheid om snel in te grijpen als dat nodig is.
Kies voor de cash management solution van SimpledCard
Met digitaal uitgavenbeheer van SimpledCard krijg je grip op alle zakelijke uitgaven van je organisatie in één gebruiksvriendelijk platform. Je regelt betaalkaarten, budgetlimieten en declaraties centraal, waardoor je tijd bespaart en een helder overzicht krijgt. Dankzij realtime inzicht in uitgaven krijg je direct toegang tot de volledige transactiegeschiedenis van medewerkers en zie je altijd het actuele saldo van zakelijke betaalkaarten. Daarnaast kun je workflows op maat instellen door eigen kostenstructuren en goedkeuringsstappen te bepalen. Zo verbeter je het onkostenbeheer, minimaliseer je fouten en houd je grip op je budgetten.
Wil je weten hoe SimpledCard jouw bedrijf kan helpen? Neem vandaag nog contact met ons op of plan een demo en ontdek hoe je zakelijke betalingen efficiënter, veiliger en overzichtelijker kunt maken.
Door Jurre Robertus
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
