In de verpleeg- en verzorgingshuizen & thuiszorgsector werken verpleegkundigen en verzorgenden die bewust voor dit vak kiezen. Hun taak en doel is duidelijk: zo goed mogelijk zorg verlenen aan cliënten. Verschillende afdelingen in een zorginstelling proberen de zorgverleners daarin te faciliteren.
Zo heeft de financiële afdeling een belangrijke, ondersteunende rol om ervoor te zorgen dat zij zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan overbodige administratie. Denk hierbij aan het handmatig verantwoorden van noodzakelijke uitgaven voor teams en cliënten, zoals uitstapjes en boodschappen. Lees hier hoe je een veilig altenatief voor contant geld kan implementeren.
Uitgaven onder controle met alternatief voor contant geld
Uit onderzoek van de branchevereniging V&V blijkt dat zorgpersoneel werkdruk en spanning ervaart door onder andere overbodig administratief werk, waaronder het verantwoorden van aankopen die worden gedaan voor de locatie, afdeling, team of cliënt.
Deze aankopen moeten uiteraard worden verantwoord aan de financiële afdeling, zodat deze grip en overzicht houdt op de uitgaande geldstromen en deze correct kan verwerken in de boekhouding.
Zorginstellingen werken met tal van teams die verschillen in werkwijze en omvang. Elk team krijgt maandelijks een budget voor de nodige uitgaven, die in veel gevallen nog worden gedaan met contant geld, waarbij gebruik wordt gemaakt van de kleine kas op de afdeling of locatie.
Betaalpas in plaats van contant geld
Zorginstellingen die werken met contant geld vullen de kleine kas met geld dat wordt verstrekt door de financiële afdeling. Elke maand haalt het afdelingshoofd of teamleider een envelop met geld op.
Als er nood aan de man is, kan er altijd extra geld worden opgehaald of schieten zorgverleners het geld zelf voor. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van creditcards.
Het is aan de teamleider om een overzicht te creëren van al deze uitgaven, gedaan door verschillende soorten betalingsmiddelen. Het geld wordt gebruikt voor attenties voor het personeel, maar ook voor voeding van cliënten en uitstapjes.
Het liefst willen medewerkers op stap met een betaalpas die op dezelfde manier werkt als hun eigen bankpas, maar met minder administratieve lasten dan het gebruik van contant geld, zoals het bijhouden van aankopen in een kasboek.
Dus wat is nou een veilig alternatief voor contant geld?
Vraag naar duidelijke verantwoording
Elke betaling die een zorgverlener doet, moet worden verantwoord met de juiste bon en de juiste kostenplaats. Dat gebeurt soms in een geïmproviseerd kasboek.
Veel zorgpersoneel is niet administratief opgeleid en vindt het lastig om naast de zorgtaken de administratie bij te houden. De financiële afdeling moet daardoor elke maand handmatig verschillende soorten overzichten en bonnetjes invoeren. Daarnaast zien ze pas na een maand waar het geld is heen gegaan.
Steeds meer financiële afdelingen van zorginstellingen krijgen vanuit de directie de opdracht om een alternatief te zoeken voor contant geld. De eerste stap naar een cashless organisatie. Het tellen, beheren en opslaan van contant geld vraagt om veel tijd en vertrouwen. Contant geld vertroebelt en vertraagt het zicht op de zakelijke uitgaven, zowel op teamniveau als eind van de maand op de financiële afdeling.
Ook vinden veel zorgmedewerkers het niet prettig om contant geld op zak te hebben, bedragen privé voor te schieten en daarvan de administratie bij te houden en te moeten wachten op de teruggave.
Zelfsturende teams in de zorg
Er zijn zorginstellingen die werken met zelfsturende teams.
Kort samengevat bestaan zelfsturende teams uit zorgverleners die hun werkwijze zelf invulling geven, gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen doordat taken elkaar overlappen, uitgaven van het budget beheren en uiteindelijk op kosten besparen doordat er een deel van het operationeel management overbodig wordt.
Doordat deze teams zelfstandig de dagelijkse werkzaamheden organiseren en inrichten, vraagt dit ook om een oplossing die hierbij aansluit. Zelfsturende teams werken optimaal als zij de vrijheid hebben uitgaven te doen, binnen de regels van de zorginstelling, en deze snel en simpel kunnen verantwoorden zodat de financiële administratie enkel nog de uitgaven hoeft te controleren en goed te keuren.
Totaaloplossing: alternatief voor contact geld
Ontwikkelaars van enkel declaratiesoftware bieden maar een deel van de oplossing. Want veel uitgaven die buiten het teambudget vallen moeten dan toch nog privé worden voorschoten en verrekend. Verder zijn er nog steeds verrassingen achteraf omdat er opgespaarde bonnen naar boven komen en geen realtime inzage is.
Het is dan ook niet vreemd dat de grootste zorginstellingen gebruik maken van een totaaloplossing bestaande uit bankonafhankelijke prepaid betaalpassen en de daarbij horende mobiele app. Wanneer met deze betaalpas bijvoorbeeld een pak melk wordt gekocht, wordt gevraagd een foto van de bon te maken, kostenplaats in te voeren en dit naar de financiële afdeling te verzenden.
Alle transacties en bonnen worden automatisch gekoppeld en zijn realtime online inzichtelijk voor zowel het team, de teamleider en de financiële afdeling. In geval van nood kan de financiële administratie realtime geld overmaken op de pas.
In geval van twijfel of zorg kan de financiële administratie direct ingrijpen.
Kies nu voor een alternatief voor contact geld. SimpledCard denkt graag met u mee over een totaaloplossing binnen uw zorginstelling. Vraag vrijblijvend een korte online demo aan en zie zelf waarom de grote zorginstellingen kiezen voor SimpledCard of bel +31 20 – 4200 287 voor meer informatie.
Door SimpledCard
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
sales@simpledcard.com
Haarlemmerstraat 124 E-F
