Als finance manager wil je dat je organisatie weinig tot geen financiële risico’s loopt. Tegelijkertijd houdt je de kosten onder controle. Dat valt allemaal onder interne beheersing, ook wel internal control genoemd. Voor financials waarborgt het met name de integriteit van financiële en boekhoudkundige informatie.
Wat is interne beheersing precies? Uit welke onderdelen bestaat het? En nog belangrijker, hoe zorg je voor een waterdicht controleproces? Met de praktische uitleg en tips hieronder krijg jij je processen nog beter onder controle.
Wat houdt interne beheersing in?
Er zijn talloze definities van interne beheersing, van kort en bondig tot lang en ingewikkeld. Interne controles zorgen er vooral voor dat je voldoet aan de wet- en regelgeving en voorkomt dat werknemers fraude plegen.
Het helpt daarnaast de operationele efficiëntie te verbeteren. De financiële rapportages worden hierdoor nauwkeurig en sneller afgerond.
❯ Efficiënte operationele activiteiten
Medewerkers op de werkvloer moeten hun werk effectief kunnen doen, zonder onnodige tussenstappen of processen die slecht op elkaar aansluiten.
Voor finance teams is het bijvoorbeeld handig als iedereen in het bedrijf factuurinformatie op dezelfde manier en op dezelfde plek aanlevert. Zodat het facturatieproces soepel verloopt. Die effectiviteit geldt ook voor machines, die optimaal afgesteld staan om het best mogelijke resultaat te halen.
❯ Betrouwbare financiële rapportages
Als in financiële rapportages alle uitgaven verantwoord zijn (dus zonder ontbrekende betaalbewijzen), ontstaat een goed beeld van de financiële positie van je organisatie.
Op basis daarvan kan je doordachte besluiten nemen over bijvoorbeeld nieuwe investeringen.
❯ Compliance met wet- en regelgeving
Alles wat binnen je organisatie gebeurt, moet volgens de geldende wet- en regelgeving zijn. Dat is heel breed, van hygiëne- en veiligheidsregels voor werknemers tot richtlijnen waaraan gebouwen en machines moeten voldoen.
Kort gezegd komt het erop neer dat internal control het proces is waarbij iedereen in de organisatie, van managers tot collega’s op de werkvloer, de bedrijfsdoelen probeert te behalen.
Interne beheersing is dus alles wat een onderneming doet om succesvol en zo efficiënt mogelijk te opereren. Daarvoor is een waterdicht proces nodig, oftewel een internal control framework. In dat proces kijk je onder andere naar de risico’s, de bedrijfscultuur en het beleid.
De onderdelen van een internal control framework
Als je een sterk controleproces wilt implementeren, hoef je gelukkig niet het wiel opnieuw uit te vinden. Er is namelijk een wereldwijde standaard: de COSO.
COSO detecteert de relatie tussen risico’s en het interne beheersingssysteem. Het proces is met name gefocust op het verkrijgen van zekerheid bij het behalen van bedrijfsdoelstellingen. Maar, dat is niet de enige pijler. Het framework richt zich op:
❯ Strategische doelstellingen bereiken;
❯ Bedrijsprocessen effectief en efficiënt inrichten;
❯ Betrouwbare informatie verzamelen en verwerken;
❯ In acht nemen van wet- en regelgeving.
Hiermee kan je een effectief controlesysteem opzetten, analyseren en continu verbeteren. Het COSO model splitst zich verder op in de volgende componenten:
1. Interne omgeving
Dit vormt niet alleen de basis van de andere onderdelen, maar ook van je organisatie. Het is namelijk de verzameling van normen, waarden, integriteit en ethiek binnen een bedrijf. Dit zijn enkele voorbeelden:
- Zorgen voor integere (finance) managers. Hun houding heeft invloed op de rest van de organisatie en leidt dus ook tot eerlijke medewerkers;
- Een goed personeelsbeleid zodat de kans op fraude onder werknemers afneemt;
- Een heldere organisatiestructuur zodat duidelijk is wie aan wie rapporteert.
2. Beoordelen en maatregelen van risico’s
Hierbij kijk je welke risico’s een bedreiging vormen voor de bedrijfsdoelen. Omdat risico’s steeds veranderen, is het belangrijk om deze doorlopend te analyseren. Als je ze goed in beeld hebt, kan je ze namelijk beperken met passende maatregelen.
Wanneer de risico’s zijn indentificeerd zullen hier acties aangekoppeld moeten worden. Dit zorgt ervoor dat er juist gehandeld wordt zoals:
- Zorgen voor goede beveiliging zodat je de kans verkleint dat criminelen cruciale software kunnen hacken;
- Een evacuatieplan en brandwerende materialen die grote bedrijfsschade voorkomt bij brand.
3. Controle van activiteiten
Dit zijn de procedures en regels van je organisatie die ervoor zorgen dat het beleid goed wordt uitgevoerd.
Hierbij is functiescheiding het belangrijkst. Dat houdt in dat er altijd meerdere personen verantwoordelijk moeten zijn. Zoals bijvoorbeeld de transacties en bezittingen van een bedrijf. Daarmee voorkom je fraude of diefstal en je komt op tijd achter fouten.
4. Informatie en communicatie
Bij dit onderdeel gaat het om de uitwisseling van informatie binnen je bedrijf. Als managers en medewerkers helder met elkaar communiceren, kan iedereen zijn taken succesvol uitvoeren.
Als finance manager is het bijvoorbeeld handig als je op tijd de financiële rapportage binnen hebt, zodat je meteen ziet of er lage marges of hoge reserves zijn. Daar speel je dan meteen op in, zodat de gevolgen beperkt blijven.
5. Monitoring
Alle maatregelen voor interne beheersing uit de onderdelen hierboven staan niet vast. Ze veranderen mee met omstandigheden binnen het bedrijf (zoals groei of een nieuwe organisatiestructuur) en buiten de organisatie (zoals nieuwe regels of een economische crisis). Daarom is dit onderdeel er om de interne beheersingsmaatregelen te blijven evalueren en aan te passen waar nodig. Werken alle controles nog steeds zoals ze bedoeld zijn?
Niet alleen het management en het bestuur, maar ook een speciale controleafdeling kan dit doen. Zorg dat bij dit proces ook onafhankelijke bestuursleden betrokken zijn, zodat geen belangenverstrengeling ontstaat.
Tips en tools voor een effectief controleproces
Maar hoe zorg je nu voor een effectief controleproces op basis van je internal control framework? Gebruik daarvoor deze tips en tools:
❯ Zorg voor een duidelijk beleid waar heldere normen, waarden en gedragsregels in staan. Breng deze regelmatig onder de aandacht via e-mail en meetings. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt.
❯ Maak een ontwikkelcyclus voor medewerkers. Bijvoorbeeld door iedereen een ontwikkelplan te laten maken en dit regelmatig te evalueren. Hang hier concrete afspraken aan over doorgroeimogelijkheden. Dit leidt tot tevreden en gemotiveerd personeel dat de bedrijfsregels naleeft.
❯ Evalueer je risicomanagement. Is dit een structureel onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden, dus ook van collega’s op de werkvloer? Dat kan van alles zijn, zoals gezichtsbescherming dragen bij bepaalde machines of regelmatig handen wassen bij werk met voedingsmiddelen. Kijk waar verbeteringen mogelijk zijn en voer deze door.
❯ Ga na of iedereen die betrokken is bij nieuw beleid alle relevante informatie heeft. Alleen dan ontstaat een compleet beeld en kan je goede besluiten nemen over interne beheersing.
❯ Bepaal vaste periodes in het jaar om elk onderdeel van het framework te evalueren. Dus bijvoorbeeld risico’s in maart, functiescheiding in juni en communicatie in september. Zo weet je zeker dat alles aan bod komt.
❯ Zet handige tools in om meer grip te krijgen op financieel gebied. Denk bijvoorbeeld aan de betaal- en declaratieoplossing van SimpledCard.
Interne beheersing voor je betaal- en declaratieworkflow
De trend naar striktere naleving in de financiële sector zet zich steeds verder door. Je bereikt alleen het gewenste controleniveau als je tevens het betalings- en declaratieproces volledig met elkaar integreert. Hierbij is de grootste uitdaging om dit eenvoudig te houden voor jou en je teams.
Digitalisatie geeft je de sleutel om dat te bereiken!
Eén van de mogelijkheden is het betaal- en declaratieoplossing van SimpledCard. Hiermee beheer je je budgetlimieten en uitgaven. Via het bijbehorende dashboard heb je realtime inzicht in de kosten van je team en organisatie en controleer je direct of de verantwoording van uitgaven klopt.
Op die manier helpt SimpledCard jou als finance manager om betere controle te krijgen over de bedrijfsuitgaven. Daardoor kun je blind vertrouwen op je financiële verslaglegging.
Neem contact op met ons op over interne beheersing
Heb je vragen naar aanleding van het artikel over interne beheersing? Of wil je meer informatie over hoe jij door middel van SimpledCard grip krijgt op de uitgaven van medewerkers?
Neem dan contact met ons op, onze experts helpen je graag.
Van Christel Heije
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
sales@simpledcard.com
Haarlemmerstraat 124 E-F
