Zakendoen over de hele wereld gaat gepaard met zakelijke uitgaven. De complexiteit van deze onkostenstromen neemt exponentieel toe naarmate medewerkers meer mobiel zijn. Veel ondernemers en finance managers vragen zich af welk type zakelijke tankpas het beste voor hen is.
Nederland is van oudsher een handelseconomie. Sectoren als logistiek, transport en ‘supply chain’ hebben daarom altijd een belangrijke rol gespeeld in onze economie. Met dit in het achterhoofd zijn verschillende onkostenoplossingen gecreëerd om aan de behoeften van deze mobiele medewerkers te voldoen.
In dit artikel gaan we in op de verschillende soorten zakelijke tankpassen en hoe ze werken. Zoals de naam al aangeeft, is het belangrijkste doel van deze kaarten het betalen voor brandstof. Met zakelijke tankpassen betalen werknemers gemakkelijk en veilig voor brandstof als ze onderweg zijn. De passen bieden ook een oplossing voor het regelen van eventuele andere reiskosten.
Wat is een tankpas?
Een tankpas is een betaalmiddel dat door werkgevers aan medewerkers wordt aangeboden. Hiermee kunnen werknemers betalen voor brandstof tijdens zakenreizen.
Zo kan de werkgever uitgaven voor brandstof onder controle houden. En de werknemer hoeft er niet zelf voor te betalen.
Met sommige zakelijke tankpassen kunnen ook andere uitgaven worden betaald. Dit kunnen uitgaven zijn voor bijvoorbeeld onderhoud, reparaties, parkeren of meer algemene zaken.
Hoe werkt een zakelijke tankpas?
Het belangrijkste doel van zakelijke tankpassen is om mobiele werknemers onderweg brandstofkosten te kunnen laten betalen. Er bestaan verschillende soorten tankpassen die dit faciliteren.
De verscheidenheid aan zakelijke tankpas aanbieders maakt het moeilijk om een algemene uitleg te geven over hoe al deze passen werken. Toch zijn er enkele kenmerken die ze allemaal gemeen hebben.
De eerste vraag die we kunnen stellen is: waarvoor kan de zakelijke tankpas allemaal worden gebruikt? Kort gezegd, kunnen de meeste zakelijke tankpassen alleen worden gebruikt voor brandstof, de wasstraat, parkeren en/of ander klein koopwaar.
De zakelijke passen worden meestal alleen bij tankstations gebruikt. Dit kan problemen opleveren wanneer een werknemer voor andere uitgaven moet betalen. Bijvoorbeeld voor gereedschap of apparatuur dat niet bij een tankstation te koop is.
Een universele pas voor reiskosten biedt een meer uitgebreide oplossing. Dit soort kaarten worden gebruikt als algemeen betaalmiddel.
Een andere belangrijke vraag is waar de zakelijke tankpassen voor wordt gebruikt. Zoals gezegd is het gebruik van deze kaarten meestal beperkt tot tankstations. Vaak kunnen de kaarten ook alleen maar worden gebruikt in het land waar ze zijn uitgegeven. Dat maakt deze zakelijke tankpassen een minder gunstige optie voor bedrijven die in meerdere landen opereren.
Soorten zakelijke tankpassen
Er zijn verschillende tankpassen op de markt. Elk met eigen voor- en nadelen. Laten we eens nader bekijken hoe organisaties de verschillende soorten zakelijke tankpassen gebruiken.
❯ Merkspecifieke tankpassen
Merkspecifieke kaarten worden uitgegeven door een bepaald brandstofmerk (bijv. Total, Shell, enz.). Met deze kaarten kun je tanken en uitgaven, zoals een autowasbeurt of motorolie, betalen.
Zoals verwacht, kunnen deze kaarten alleen worden gebruikt bij tankstations van het bedrijf dat de pas heeft uitgegeven.
Je haalt voordeel uit de kortingen die het specifieke brandstofmerk biedt. Het nadeel is wel dat je “gebonden” bent aan de diensten van het tankstation van dat merk.
❯ Brandstofpassen van derde partijen
Met zakelijke tankpassen van derde partijen kunnen werknemers bij meerdere tankstations tanken. Normaal gesproken betreft dat verschillende ‘merk’-tankstations, maar ook onafhankelijke benzinestations. Wat geografische dekking betreft hebben dit soort kaarten dus een groot voordeel.
Het nadeel van deze passen is echter het gebrek aan kortingen. Wel geven ze de gebruiker de mogelijkheid zelf het tankstation met de beste prijs te kiezen.
Voordelen van merkspecifieke tankpassen en brandstofkaarten van derde partijen:
❯ Overal in Nederland tanken
❯ BTW gemakkelijk terug te vorderen
❯ Werknemers hoeven geen geld voor te schieten
❯ Werknemers hoeven geen contant geld bij zich te hebben
❯ Kortingen bij bepaalde benzinestations (merkspecifieke tankpassen)
Een universele pas voor reiskosten
Het grootste nadeel van veel tankpassen is het beperkte gebruik ervan. Ze staan geen uitgaven buiten benzinestations toe en geven geen dekking voor noodgevallen. Juist daarvoor is echter een algemene reiskostenkaart zeer geschikt.
Dit type zakelijke tankpas werkt als een normale betaalkaart. Je kunt er bij elk bezinestation mee tanken en betalen. Dat geeft je de vrijheid om altijd voor de beste brandstofprijs te kiezen.
Behalve voor tanken, kunnen medewerkers deze kaarten ook gebruiken voor andere soorten zakelijke uitgaven. Met een universele reiskostenkaart maak je betalen veiliger voor al je medewerkers. Ze hoeven namelijk geen contant geld meer bij zich te dragen. Dat is handig voor jet personeel en maakt je organisatie meer flexibel.
Kan iedereen dan zomaar uitgeven wat hij of zij wil? Nee, zeker niet. Deze kaarten geven het finance team juist een strakke controle over de soorten uitgaven per kaart.
De universele zakelijke tankpas is prepaid. Dat betekent dat alleen het geld dat aan elke kaart is toegewezen, kan worden gebruikt. Wanneer nodig, kan binnen enkele seconden extra geld op de kaart worden gezet.
Bovendien kan het team de instellingen van elke kaart bepalen. Bijvoorbeeld of geldopnames zijn toegestaan en voor welk typen kosten de kaart kan worden gebruikt. Dit geeft het personeel duidelijke richtlijnen of de kaart wel of niet kan worden gebruikt voor lunches, materiaalhuur, enz.
Werknemers besparen tijd, omdat ze geen bonnen meer hoeven te verzamelen. En, uitgaven niet meer handmatig hoeven te verantwoorden. Hierdoor houden ze meer tijd over voor hun eigenlijke werk.
Het gebruik van een universele tankpas heeft meerdere voordelen voor je organisatie. Ten eerste kunt je je eigen Maestro en Mastercard kaarten uitgeven en deze rechtstreeks aan jouw werknemers toewijzen.
Budgettering wordt veel overzichtelijker, omdat je de limieten per locatie en functie kunt instellen. Je hebt direct inzicht in alle uitgaven die met de kaarten zijn gedaan. En, het meest belangrijk, je heb het declaratieproces hiermee beter in de hand.
Wanneer medewerkers met hun kaart betalen, kunnen ze heel eenvoudig een foto van de aankoopbon uploaden naar de transactie. Dit bespaart hen veel gedoe met het bewaren van bonnetjes.
Voor het finance team betekent dit dat de declaraties in slechts enkele stappen kunnen worden gecontroleerd en verwerkt. En de boekhouding is daardoor volledig inzichtelijk en onder controle.
Tot slot bieden deze universele kaarten een directe integratie met het boekhoudsysteem. Met één klik worden alle declaratiegegevens overgezet.
Voordelen van universele reiskostenkaarten:
❯ Overal ter wereld taken en reiskosten betalen
❯ BTW gemakkelijk terug te vorderen
❯ Alle uitgaven en aankoopbonnen bijhouden in één systeem
❯ Per kaart opladen, blokkeren, budgetten toekennen en op maat instellen van autorisatie voor verschillende soorten uitgaven
❯ Integratie met het boekhoudsysteem
Het gebruik van SimpledCard kaarten reiskosten
SimpledCard is sinds 2014 aanbieder van prepaid Maestro en Mastercard kaarten voor zakelijke uitgaven. De kaarten zijn inmiddels geïmplementeerd in uiteenlopende industrieën. Zoals transport, logistiek en de maritieme sector. De kaarten voldoen aan de wensen die organisaties hebben voor algemene reiskosten.
Met SimpledCard geef je bank-onafhankelijke prepaid kaarten uit in je organisatie. Hiermee betalen jouw medewerkers overal ter wereld op locatie en online. Je definieert kostensoorten en wijst deze aan een groep kaarten toe. Zo betalen medewerkers voor brandstof, reparaties en/of andere noodzakelijke zakelijke uitgaven.
Via een gecentraliseerd Card Management Systeem keur je alle uitgaven bijhouden en declaraties goed. Medewerkers gebruiken de mobiele app om een foto te maken van de bon en deze te koppelen aan de juiste transactie.
Als finance manager houd je alle uitgaven en goedkeuring daarvan in de hand. Je stelt bestedingsregels in, zoals het automatisch opladen voor bepaalde kaarten. Of je kunt deze taak toewijzen aan een cash manager in je team.
Tot slot upload je de data van alle uitgaven makkelijk en direct naar het boekhoudsysteem. SimpledCard biedt software-integraties met de meest voorkomende boekhoudprogramma’s.
Wil je meer weten over de zakelijke tankpas? Of bekijken hoe je een universele kaart implementeert in de workflow van jouw organisatie? Neem dan contact op met ons team van experts.
Van Christel Heije
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
