Cashless werken in de zorg – meer tijd voor echte zorg

Door SimpledCard op 22 april 2020

Betaalkaarten | Mastercard – 5 min

In vele zorginstellingen wordt er nog met cash geld gewerkt. De administratie kost veel tijd en medewerkers zijn druk met boekhoudkundige taken. Vaak blijft de administratie zitten met losse bonnen, kasverschillen en onvolledige declaraties. Dan spreken we nog niet eens over de risico’s die contanten met zich meebrengen. Cashless werken heeft als voordeel dat er sneller en veiliger gewerkt kan worden. Hoe kan dat er voor jou uit zien – cashless werken in de zorg?

Woongroepen met een pas in plaats van een kas

Bij psychiatrische inrichtingen en in de jeugdhulpverlening zijn er vaak verschillende locaties met op iedere woongroep een kleine kas met cash geld en losse bonnetjes. Hetzelfde geldt voor andere intramurale zorginstellingen zoals verpleeg- en verzorgingstehuizen. Regelmatig schieten werknemers bedragen voor, bijvoorbeeld voor aankopen in de supermarkt. Declareren is een omslachtig, duur en niet te controleren proces.

Een betaalpas voor ambulant begeleiders

Een kopje koffie, activiteit, verjaardagskaart, rolletje plakband of een bloemetje. Ook binnen de eerstelijnszorg wordt er nog wel eens iets voorgeschoten. Naast dat het vervelend is voor ambulant begeleiders om hun privérekening voor het werk te gebruiken, zitten ze na het voorschieten van kleine bedragen met gedoe rondom het declareren.

Prepaid betaalpassen uitgeven

De oplossing voor woongroepen en ambulant begeleiders is een prepaid betaalpas. Een prepaid betaalpas werkt net zoals een normale bankpas, alleen geef je deze betaalpassen zelf uit. Op de betaalpas zet je een bepaald bedrag en geeft het aan de medewerker mee. De pas staat niet op naam, waardoor de pas door meerdere medewerkers gebruikt kan worden. Medewerkers zullen zich een stuk veiliger voelen, omdat het niet langer nodig is om met cash geld de straat op te gaan.

Limiet per pas

Beter kasgeldbeheer organiseer je eenvoudig met SimpledCard. Met het betaalsysteem heb je de vrijheid om voor meerdere passen online de bestedingslimieten te beheren. In de praktijk blijkt dat het bestedingsbedrag per maand kan fluctueren. Daarom kan er automatisch dagelijks, wekelijks of maandelijks een bedrag aan het saldo worden toegevoegd. Het saldo kan ook worden aangevuld tot een bepaald bedrag waardoor zo gezegd “sparen” met de pas niet mogelijk is. Mocht er gedurende een maand minder worden uitgegeven door begeleiders dan kan het limiet ook worden verlaagd. Ook in geval van nood kan er direct een bedrag op de pas worden gestort. Je hebt dus als organisatie zelf in de hand hoeveel er per periode wordt uitgegeven.

Blijf op de hoogte

Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.

Contactloos betalen

De prepaid pinpassen maken ook contactloze betalingen mogelijk. Er hoeft dan geen pincode worden ingevuld. Wanneer de betaalautomaat hiervoor geschikt is kan er contactloos met de SimpledCard pas betaald worden. Het limiet voor deze betalingen is automatisch ingesteld op €25,-. Wanneer het bedrag hoger is, dan zal er alsnog om een pincode worden gevraagd. De pincode is altijd gemakkelijk op te vragen in de mobiele app.

Mobiel declaratiemanagement

Wanneer er een aankoop wordt gedaan kan er online een foto van het betaalbewijs aan de transactie worden gekoppeld. Alle transacties zijn digitaal inzichtelijk waardoor de administratie de uitgaven veel sneller kan verwerken. Na controle van de onkosten kunnen de gegevens gemakkelijk in de boekhouding worden geïmporteerd.

Cashless werken in de zorg maakt dagelijkse uitgaven voor zowel zorgmedewerkers als finance team een stuk gemakkelijker. Dit zorgt ervoor dat de medewerkers hun kostbare tijd kunnen besteden aan de echte zorg.

Heb je nog vragen over bedrijfskosten? Of hoe je de uitgaven van jouw organisatie het beste beheert? Neem dan gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek. Samen met één van onze experts kijk je naar wat jouw bedrijf nodig heeft en stel je gezamenlijk een plan op.

Neem contact op