Er zijn nog altijd bedrijven die er niet in slagen om kleine transacties structureel en gedetailleerd bij te houden. Opvallend, want grondig beheer van dagelijkse uitgaven, cash management, is cruciaal voor elke organisatie.
Opgeteld kunnen al die kleine bedragen namelijk grote kostenposten vormen. En als registratieprocessen en -structuren niet goed functioneren, liggen fouten op de loer.
Heb je er geen grip op?
Dan kan dat leiden tot onverwachte tegenvallers, een vertekend beeld van de (financiële) werkelijkheid of zelfs compliance-issues.
Investeer daarom in gedegen cashmanagement.
Wat is cash management?
Cashmanagement is het systeem dat zich binnen organisaties op de financiële logistiek richt. Het doel? Grip houden op de kleine kas, door geldstromen te stroomlijnen, monitoren en beheren.
Organisaties die hun kasgeld management op orde hebben, weten altijd precies hoe hun cashflow en werkkapitaal ervoor staan. Daarnaast biedt een goed georganiseerd systeem allerlei aanknopingspunten om de liquiditeitspositie te optimaliseren, (rente-)kosten van geldstromen te minimaliseren en (rente-)opbrengsten te maximaliseren.
Het einde van de kleine kas?
Kleine en grote organisaties in heel Nederland werken er nog steeds mee: de kleine kas, een beperkte reserve kasgeld voor ad-hoc-uitgaven.
Om een bos bloemen voor een collega te regelen, te tanken met een bedrijfsauto of de lunch met een potentiële klant af te rekenen bijvoorbeeld. Als je een kluisje met contanten paraat hebt, schiet je dagelijkse zakelijke uitgaven snel en eenvoudig voor.
Bestaat je organisatie uit meerdere kantoren, dan kun je per locatie een budget toewijzen en een medewerker verantwoordelijk maken voor het kasgeldbeheer. Deze houdt bij welke collega’s wat uitgegeven, en waaraan. Bonnetjes komen bij die persoon binnen. En als het nodig is, vraagt hij of zij een nieuw budget aan.
Door het vaak tijdrovende proces van voorschotaanvragen over te slaan en de financiële afdeling niet voor elk wissewasje aan het werk te zetten, kunnen op afdelings- of kantoorniveau sneller beslissingen worden genomen.
Klink goed toch? Dat is het op papier ook zeker, maar ook wel wat ouderwets misschien. Werken met contanten brengt risico’s met zich mee, en een hoop gedoe en geregel. Vandaar dat steeds meer organisaties cashless worden.
Gedegen organisatie van kasgeld is erg belangrijk
In theorie kun je met een kleine kas eenvoudig triviale dagelijkse zakelijke kosten beheren. In de praktijk zitten veel financiële teams er echter mee in hun maag.
Een veelvoorkomend probleem is namelijk dat effectief management van kleine kassen na verloop van tijd verslechtert. En dat valt goed te verklaren:
- Verantwoordelijke beheerders hebben vaak geen accountancy-achtergrond.
- Beheer van kasgeld behoort meestal niet tot hun kerntaken.
- De administratieve last voor het bijhouden van kasboeken is groot.
- Veel organisaties werken nog steeds met fysieke bonnetjes en onoverzichtelijke, incomplete spreadsheets.
Bovendien: doordat effectieve checks & balances op kleine kasrekeningen regelmatig ontbreken, is de kans op fouten (en zelfs fraude) groter.
Als er ongewenste situaties ontstaan, blijven ze soms lang onontdekt. Ze komen vaak pas aan het licht tijdens externe audits.
Gelukkig zijn er allerlei manieren om je cashmanagement op de rit te krijgen en zakelijke uitgaven effectiever te beheren.
Zo organiseer je je contante geldstromen
Wil jij je het beheer van kasgeld structureel verbeteren? Ga dan niet als een kip zonder kop brandjes blussen binnen je organisatie.
Zo creëer je op korte termijn wat rust, maar blijven de onderliggende issues waarschijnlijk bestaan.
Je kunt beter bij de basis beginnen:
- Bereken hoeveel tijd (en dus geld) cashmanagement nu kost.
- Ga na hoeveel manuren er worden besteed aan het transport van contant geld naar de verschillende locaties.
- Maak voor elke kleine kas een overzicht van de hoeveelheid gebruikers en het aantal betalingen per rekeningperiode.
- Vergelijk: wat is het voordeel van een centrale kas tegenover meerdere lokale kassen? Kunnen betalingen en bepaalde administratieve stappen worden gedigitaliseerd en/of geautomatiseerd?
Wat je ook doet, hou focus!
Door duidelijke prioriteiten te stellen, steeds met één onderdeel aan de slag te gaan en hierbij op de juiste momenten de juiste mensen te betrekken, werk je gerichter aan de oplossing.
Begin bijvoorbeeld met een nieuwe structuur voor declaraties. Bedenk wat ervoor nodig is om onkosten sneller te boeken en verwerken.
Digitaliseren ligt voor de hand. Want daarmee kun je in het algemeen een flinke efficiencyslag maken.
Gebruik jij al cashmanagement software?
Het is zo klaar als een klontje: voor een gezonde financiële organisatie is het enorm belangrijk om kleine uitgaven netjes bij te houden en alle transacties nauwkeurig te registreren.
Een digitaal cashmanagement-systeem kan daarbij helpen.
Met zo’n (online) platform automatiseer je tijdrovende taken en verklein je foutmarges door de juiste checks & balances toe te voegen.
Zo krijg je meer grip op uitgaven van medewerkers:
Maak een onkostenbeleid
Met een duidelijk onkostenbeleid handelt je organisatie uitgaven snel en netjes af. Leg hierin bijvoorbeeld vast voor welke doelen de kleine kas mag worden gebruikt, wat de limieten zijn en hoe snel declaraties worden uitbetaald.
Digitaliseer onkostenregistratie
Door kleine kasregisters te digitaliseren, zorg je dat medewerkers ze sneller en makkelijker gebruiken. Zo zijn er allerlei online tools waarmee ze foto’s van fysieke bonnetjes kunnen uploaden naar je administratie.
Stem rekeningen dagelijks af
Hou grip op je financiële transacties door rekeningen elke dag op elkaar af te stemmen. Overweeg om een app te gebruiken om de dagelijkse uitgaven bij te houden. Dan weet je zeker dat je altijd met nauwkeurige gegevens werkt.
Hou uitgaven realtime bij
Door uitgaven realtime te volgen, verklein je de kans dat bedrijfsbudgetten worden overschreden aanzienlijk.
Met de juiste digitale oplossing kunnen gebruikers bonnetjes direct na aankoop online indienen en uitgaven automatisch registreren wanneer ze iets afrekenen.
Daardoor zie je precies wanneer budgetlimieten overschreden dreigen te worden.
Innovatieve online ondersteuning bij cashmanagement
Hoe cashmanagement ook binnen je organisatie wordt geregeld, de kans is groot dat je jouw zakelijk uitgavenbeheer met SimpledCard naar een hoger plan tilt.
Dankzij het gebruiksvriendelijke online platform heb je geen kasboeken meer nodig, want de registratie, verantwoording en controle van transacties verloopt volledig digitaal.
Bevoegde medewerkers krijgen een prepaid betaalkaart met een persoonlijke bestedingslimiet, die door finance-collega’s met een druk op de knop kan worden aangepast.
Uitgaven zijn altijd en overal realtime in te zien. En bonnen voor declaraties worden eenvoudig binnen het beveiligde online systeem opgeslagen.
Zo besparen je medewerkers veel tijd, houdt je financiële afdeling altijd overzicht en kun je razendsnel beslissingen nemen.
Neem contact met ons op over het beheren van kasgeld
Benieuwd hoe je SimpledCard eenvoudig binnen jouw organisatie implementeert, zodat je medewerkers een veilig alternatief biedt voor contant geld en het finance team grip krijgt op de zakelijke uitgaven?
Onze financieel experts bekijken graag samen met jou welke oplossingen voor cash management bij je organisatie, wensen en ambities passen.
By Joost Jansen
Blijf op de hoogte
Onze laatste blogartikelen, zakelijke ontwikkelingen en financieel nieuws. Rechtstreeks in je inbox.
Haarlemmerstraat 124 E-F
