3 trends in online declareren die tijd besparen

Bij een declaratie denk je al gauw aan een handeling die je aan het einde van de maand moet doen, maar voor de financiële administratie begint het al vanaf het moment van de betaling. De betaling kan op verschillende manieren verlopen zoals een pintransactie, corporate creditcard, contante betaling of online.

Dat zijn al 4 betalingsstromen die je als financieel manager bij moet houden. Afhankelijk van het aantal medewerkers en transacties is de kans groot dat je de controle verliest naarmate een bedrijf groeit. Daarbij is het als financieel manager belangrijk dat je kunt budgetteren voor de volgende maand of kwartaal, maar hoe kun je dit goed voorspellen als alle kosten pas aan het einde van de maand worden opgegeven?

Een van de trends bij het afhandelen van declaraties is de mogelijkheid om als bedrijf zelf prepaid betaalpassen uit te geven en online de bestedingslimiet van de passen te beheren. Je werkt met slechts 1 rekening waar alle betaalpassen aan gekoppeld zijn. Vervolgens verdeel je het budget van een team of afdeling over de passen. Het grote voordeel is dat je volledige controle houdt over alle geldstromen en dat medewerkers niet langer uit hun eigen portemonnee hoeven voor te schieten. De doorlooptijd van declareren is zo ook veel korter, aangezien de medewerker geen geld meer hoeft te ontvangen.

Een voordeel ten opzichte van een ‘normale’ corporate creditcard is dat er nu beter gebudgetteerd kan worden. Waar er bij een corporate creditcard altijd aan het einde van de maand een onbekend geldbedrag wordt afgeschreven, bepaal je bij een prepaid creditcard juist vooraf wat er maximaal te besteden is. Mocht er meer saldo nodig zijn, dan kan er gemakkelijk realtime geld worden overgemaakt naar de betaalpas.